科研課題財務治理信息化模式初探

【摘 要】 科研課題治理、核算是科研院所財務治理的重要組成部分，要創(chuàng)建將眾多課題分類治理、多層面核算，使所需數(shù)據(jù)快速高效天生，以滿足不同使用者需求，通過主輔系統(tǒng)結(jié)合的科研課題財務治理的新平臺。筆者結(jié)合本單位的實際，對這一模式的構建與應用進行初步探討。
　　【關鍵詞】 科研課題； 財務治理； 信息化； 系統(tǒng)
　　
　　一、引言
　　
　　中國輻射防護研究院（以下簡稱“我院”）科研課題的治理、核算是財務治理的重要組成部分，占全院財務工作量的40%，特別是“十一五”期間的縱向課題，各課題不僅實行分類與單獨雙重核算，而且要進行長期跟蹤與治理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題，每個課題涉及八個本錢項，其中縱向課題還有二十七個用度明細項。在日常核算中，各課題負責人要知道每個課題的收進、支出、結(jié)余情況，每年年底95%的課題要進行結(jié)算，30%的課題有水電費、治理費等分攤，最后將各課題結(jié)轉(zhuǎn)本錢，收進與支出相抵，結(jié)余為下年收進，重新開始新一年的核算。如此龐大的數(shù)據(jù)運作，不僅要求數(shù)據(jù)正確，而且要求在短時間內(nèi)完成，否則將影響后續(xù)工作，特別是年底決算工作的正常運行。
　　要解決上述題目，只靠現(xiàn)成的貿(mào)易軟件－“用友ERP-U8”系統(tǒng)（以下簡稱用友系統(tǒng)）只能完成一半的工作，而且數(shù)據(jù)分散在不同的表中，給數(shù)據(jù)的分析、查詢、利用造成一定的困難，不能及時正確地了解各課題的全部情況。為此，需要在此基礎上重新構建滿足我院科研課題財務治理需求的治理系統(tǒng)，以滿足會計信息使用者多樣化的需求，滿足我院科研治理發(fā)展的需求。
　　
　　二、科研課題核算、治理的基本流程
　　
　　研究院的科研課題分為縱向課題、橫向課題、其他課題三類。每一類按課題分別在不同的收進與支出科目核算，收進類總賬科目為：撥進科研費、預收賬款、其他業(yè)務收進；支出類總賬科目為：科研本錢、技術本錢、其他業(yè)務本錢；每個課題的收進按科目、部分核算（三欄式賬簿），支出按科目、部分、項目核算（多欄式賬簿）。
　　由上面會計核算可知，要想得知某一課題的收進與支出情況，在用友系統(tǒng)下，財會職員要查詢收進科目、支出科目及相應的輔助核算，至少要操縱五步，才能得知該課題的基本情況。基本流程如圖1所示。
　　
　　假如需查詢縱向課題的二十七個用度明細項需到治理會計的項目治理中才可查詢，而且每年的數(shù)據(jù)在當年的賬套中，其工作量之大可想而知。
　　為了解決用友系統(tǒng)在科研課題核算、治理中存在的上述題目，實時查詢各課題的收進、支出、結(jié)余情況及其他相關情況，必須將涉及科研課題核算的科目、輔助核算項目、代碼通過接口系統(tǒng)導出到“科研課題治理系統(tǒng)”，通過重新計算、分類匯總、多重關聯(lián)等功能，實現(xiàn)科研課題的集中核算與治理。
　　
　　三、科研課題治理系統(tǒng)的構建原則
　　
　�。ㄒ唬�從各系統(tǒng)接口導出、導進的數(shù)據(jù)正確可靠
　　系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)來自用友系統(tǒng)，收進科目是按部分核算的，支出科目是按項目、部分核算的，兩者唯一的共同點是收進科目與支出項目中的課題號相同。由于用友系統(tǒng)對會計數(shù)據(jù)的采集、編輯、加工都是通過編碼進行的，只要編碼不同就可視為不同的科目、不同的項目，實際操縱中難免出現(xiàn)同一課題號重復出現(xiàn)的情況。為此在系統(tǒng)的設計過程中，應保證數(shù)據(jù)的正確性、完整性。
　　（二）確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行
　　系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過導出、導進、建立關聯(lián)、進行分析計算等過程，最后導進憑證庫，每個細節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，若有一步出錯，可能導致整個過程失敗，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，需要重新開始。這就要求系統(tǒng)設計盡可能穩(wěn)定可靠，保證多次的數(shù)據(jù)導進、導出不發(fā)生錯誤。
　�。ㄈ�）操縱簡單、減少人工干預
　　在用友系統(tǒng)眾多復雜核算的基礎上利用基礎數(shù)據(jù)構建滿足我院要求的科研課題治理系統(tǒng)。這就要求操縱簡單、方便、直觀，避免操縱職員對數(shù)據(jù)的修改，減少人工干預，保證數(shù)據(jù)的正確性和有效性。
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　　財務信息的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式，系統(tǒng)的報表數(shù)據(jù)應能夠天生不同類型的數(shù)據(jù)格式，根據(jù)使用者的不同分別天生SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數(shù)據(jù)格式，以滿足不同用戶的需求。
　�。ㄎ澹┫到y(tǒng)的可擴充性良好
　　系統(tǒng)的設計應層次分明，具有良好的可擴充性，以適應業(yè)務迅速發(fā)展、系統(tǒng)功能不斷擴展的要求。
　　
　　四、科研課題治理系統(tǒng)的構建
　　
　　作為研究院會計信息系統(tǒng)中不可缺少的輔助核算系統(tǒng)，實行主輔系統(tǒng)相結(jié)合的方式和構架，既能適應日常會計核算的需要，又能滿足治理者對各科研課題治理信息的需求，全面反映科研課題的收進、支出基本情況。系統(tǒng)基本流程如圖2所示。
　　（一）數(shù)據(jù)導出
　　從用友系統(tǒng)將數(shù)據(jù)導出為所需的格式文件，有三個收進科目、三個支出科目、三個項目目錄，由于各科目的設置格式、核算方式不同，分別導出到不同的表中。數(shù)據(jù)導出流程圖見圖3。各種報表格式見表1、表2、表3（以橫向課題為例）。
　�。ǘ�）數(shù)據(jù)導進
　　將各個表中的數(shù)據(jù)按一定的格式導進該系統(tǒng)。
　　首次數(shù)據(jù)導進：由于從用友系統(tǒng)中導出的數(shù)據(jù)，各字段長度過于長且復雜，數(shù)值型字段長度20位，小數(shù)位數(shù)5位，字符型字段都比需要的長度要長，有的字段是不需要的。因此要將數(shù)據(jù)通過接口系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為已制定好的標準格式，減少數(shù)據(jù)冗余度。
　　
　
　　
　　二次數(shù)據(jù)導進：將各部分填制的結(jié)算表，輸進或自動導進各對應字段，與前面數(shù)據(jù)表合并，產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)表。
　　（三）統(tǒng)計計算
　　分科目、項目、部分按課題號進行關聯(lián)計算，統(tǒng)計出每個課題的收進、支出、結(jié)余數(shù)據(jù)。為保證數(shù)據(jù)的唯一性、正確性，克服用友系統(tǒng)中課題號重復不提示，部分不對應不提示等弊端，分別采用計數(shù)法、正負數(shù)相抵法、以收進部分為主與支出部分相比較法，及時提示會計職員查找原因并作相應處理。
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　　隨時可按部分、科目性質(zhì)輸出各課題收支余情況表，并轉(zhuǎn)換為EXCEL表格形式，提供給各部分。報表的發(fā)布形式有：打印紙質(zhì)、E-mail、導出至載體見表4。
　�。ㄎ澹┌幢壤�計算
　　年底除正常運算外，按一定比例再計算出各課題本錢、保存、結(jié)余等，數(shù)據(jù)全部正確后，按部分、科目性質(zhì)天生各標準數(shù)據(jù)模板，以備天生憑證需用。
　�。�六）導進憑證
　　導進本錢：將天生的標準數(shù)據(jù)模板，通過實現(xiàn)編碼內(nèi)外核算的貫通，由數(shù)據(jù)接口系統(tǒng)分科目、項目、部分等導進數(shù)據(jù)，自動天生記賬憑證見表5。
　　結(jié)轉(zhuǎn)本錢：各課題本錢全部進進用友總賬系統(tǒng)后，系統(tǒng)登賬生玉成年數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)導出為標準模板格式，通過接口軟件沖銷本錢、抵銷收進、自動得出結(jié)余，天生所有科目的記賬憑證數(shù)據(jù)見表6。
　�。ㄆ撸┹敵鰬{證
　　全部數(shù)據(jù)導進完畢，憑證已自動天生。進進用友系統(tǒng)，按憑證號輸出各個憑證。
　�。ò耍�歷史數(shù)據(jù)
　　將各課題收進、支出科目的所有發(fā)生數(shù)據(jù)及各課題二十七個專屬要素按部分、科目性質(zhì)等規(guī)律追加到歷史數(shù)據(jù)庫，形成歷史數(shù)據(jù)。
　�。ň牛�數(shù)據(jù)綜合利用
　　對歷史數(shù)據(jù)、當年數(shù)據(jù)通過整合，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)不同方式的利用，滿足各個時期、各種用戶對信息的不同需求。
　　
　　五、應用效果
　　
　　（一）數(shù)據(jù)清楚、直觀，所見即所得
　　憑證數(shù)據(jù)經(jīng)過組合、分解、再組合等過程將數(shù)據(jù)融合在一張表格中，隨時查詢、輸出科研課題經(jīng)費使用情況，特別是年終結(jié)算所需大量數(shù)據(jù)按部分、課題名稱、課題編號、治理費等多項數(shù)據(jù)排列，滿足各種用戶對信息的不同需求。集核算、治理、憑證天生多種功能于一體，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞實現(xiàn)無縫連接。
　　（二）年底結(jié)算，工作效率成倍進步
　　應用本系統(tǒng)使科研課題年底結(jié)算、本錢結(jié)轉(zhuǎn)、制作憑證，由8～10天縮短為2～3天，工作效率大大進步。2007年三大類課題共計779個課題，每個課題有8個本錢項，結(jié)算后有數(shù)據(jù)5 530個，結(jié)轉(zhuǎn)本錢數(shù)據(jù)2 230個，沖減收進數(shù)據(jù)779個，再加上輔助數(shù)據(jù)，總共數(shù)據(jù)9 500多個。在年底結(jié)算、決算，時間緊、任務重的情況下，若一筆一筆錄進數(shù)據(jù)，其工作量是非常之大的（每筆憑證都要輸進部分、項目輔助核算）。
　�。ㄈ�）主輔系統(tǒng)結(jié)合，搭建科研課題治理平臺
　　用友系統(tǒng)搭建了一個科目、項目、多功能輔助核算齊全的核算、治理平臺，其基礎數(shù)據(jù)豐富、多樣，科目編碼多級設置，是一個多層面的核算體系，但是只靠貿(mào)易軟件提供的核算，即使再精細也很難滿足個性化的需求。只有靠主輔核算互補、編碼內(nèi)外結(jié)合，才能滿足不同使用者對會計信息的不同需求。該系統(tǒng)的建立為科研課題治理搭建了一個良好的平臺，使科研課題治理由分散型到集中型、粗放型到精細型，全面覆蓋各個課題。
　�。ㄋ模﹦討B(tài)設置，系統(tǒng)操縱靈活方便
　　通過配置參數(shù)、修改公式，即可計算出各課題對應的本錢項及其他各項數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)達到最大限度共享，做到一次輸進多次應用，盡量減少人工干預，為各部分及時提供每個課題經(jīng)費使用情況，加強資金核算工作。
　　
　　六、結(jié)語
　　
　　本系統(tǒng)以基礎數(shù)據(jù)為出發(fā)點，經(jīng)過數(shù)據(jù)的多次應用、組合等流程，得到必須的數(shù)據(jù)，可以隨時獲取大量動態(tài)信息，滿足了科研課題治理的需求，解決和彌補了用友系統(tǒng)在科研課題核算、治理方面的諸多不足。它集治理、結(jié)算、憑證天生于一體，將眾多課題的收進、本錢直接寫進用友系統(tǒng)憑證表及其他相關表中，極大地進步了財會職員的工作效率，使每一個課題的相關數(shù)據(jù)不受年度限制及時、正確地轉(zhuǎn)存到“歷史數(shù)據(jù)庫”，便于數(shù)據(jù)的查詢、分析、利用。本系統(tǒng)的開發(fā)和成功應用對進步科研課題的治理水平有較大的現(xiàn)實意義，把科研課題治理水平推上一個新臺階。
　　
　　【參考文獻】
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