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檔案管理工作重要性探討
摘 要：本文主要就如何做好檔案管理工作進(jìn)行簡要陳述，有效促進(jìn)檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，幫助檔案管理工作更加合理規(guī)范，指導(dǎo)檔案管理工作具備標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。
關(guān)鍵詞：重要性;檔案管理;
一、做好檔案管理工作的重要意義
科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。
二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與管理水平
任何工作想要做好都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能視工作能夠順利的進(jìn)行下去。所以說檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。我們前提是要提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識(shí)度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開展。領(lǐng)導(dǎo)能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以行動(dòng)來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。如何發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性，來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個(gè)方面。
(一)宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識(shí)。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認(rèn)識(shí)，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的具體情況，在領(lǐng)導(dǎo)面前多談檔案管理的好處，使單位領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作的重要性。
(二)作為檔案管理人員要做到愛崗敬業(yè)，使檔案工作更加得到重視。檔案管理工作人員的工作態(tài)度的好壞，直接影響了單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛崗敬業(yè)、忠于職守。
三、加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，保證現(xiàn)有資源的綜合利用
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，數(shù)量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來了一定的困難。我們要利用現(xiàn)代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質(zhì)量方法，這樣才能有效解決社會(huì)經(jīng)濟(jì)新形式下存在的問題。
(一)加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)
檔案管理要求的專業(yè)性很強(qiáng)，它要求檔案管理人員在具備高度工作責(zé)任感的同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度。檔案管理人員要以樂于奉獻(xiàn)的工作精神，利用扎實(shí)的理論知識(shí)、科技知識(shí)管理好每一份檔案。因此，做為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、開拓視野，努力提高自身綜合素質(zhì)，這樣才能做好檔案管理工作。
(二)利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，將檔案整理歸檔
醫(yī)保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。我們可以有效利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強(qiáng)度。當(dāng)人工立卷的時(shí)候，立卷人需要根據(jù)自己的理解情況將文件分類，盡管有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，但是由于每個(gè)人的工作能力不同，導(dǎo)致同一個(gè)文件出現(xiàn)不同的分類，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來諸多不便。這時(shí)候我們可以使用計(jì)算機(jī)軟件模擬人工立卷，然后根據(jù)類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢。
(三)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助檔案管理方面的學(xué)習(xí)，掌握科學(xué)化的管理技能
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的得到了廣泛運(yùn)用，檔案管理人員要熟練掌握這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)。所以，檔案管理的工作人員要結(jié)合自身的崗位工作，做到工作中邊學(xué)習(xí)邊操作，有效提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力提升自己的信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。
四、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)
(一)加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高他們的認(rèn)識(shí)水平
檔案管理人員的繼續(xù)教育發(fā)展需要解決如下問題：第一，解決思想認(rèn)識(shí)方面的問題。讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)繼續(xù)教育在檔案管理工作中的重要性以及實(shí)際意義，檔案管理人員整體綜合素質(zhì)的提高，才能有效提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。第二，培養(yǎng)真正的檔案管理人才，將檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)列入單位的重要議事日程。
(二)加強(qiáng)檔案管理人員綜合培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平
從實(shí)際工作出發(fā)，多形式的開展檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。第一，要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，豐富檔案管理的專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提供補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關(guān)的學(xué)科知識(shí)。檔案管理工作涉及了哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科的相關(guān)知識(shí)，檔案管理工作人員在繼續(xù)教育過程中需要注重相關(guān)學(xué)科知識(shí)方面的補(bǔ)充。第三，加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，作為檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等方面的學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)運(yùn)用到實(shí)際工作中。
(三)建立檔案管理人員的獎(jiǎng)懲考核機(jī)制
把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制并進(jìn)行定期考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，對檔案管理工作人員進(jìn)行檢查和考核，有效提高檔案管理工作水平。
五、結(jié)束語
綜上所述，檔案質(zhì)量是檔案的主要生命線，檔案質(zhì)量的好壞關(guān)系到能否物盡其用。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員要始終樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提升。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，(06).
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