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對高校圖書館期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校圖書館館藏資源的重要組成部分,按時(shí)限分為現(xiàn)刊和過刊。期刊的管理不同于圖書,其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密,適宜統(tǒng)一管理。做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
關(guān)鍵詞: 高校圖書館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續(xù)出版物,是高校圖書館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內(nèi)容廣泛新穎、閱讀方便等特點(diǎn),備受讀者歡迎。在高校圖書館,期刊管理工作與圖書相比其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密。從現(xiàn)刊的采訪、訂購、分編、典藏驗(yàn)收到過刊的下架裝訂、驗(yàn)收、分編、典藏、賬目管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統(tǒng)一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協(xié)調(diào)及互補(bǔ),而且避免了各部門間出現(xiàn)的相互推諉、制約等不良現(xiàn)象,減少誤差和人力的重復(fù)浪費(fèi)。因此,做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
期刊的管理工作具體來說,主要有現(xiàn)刊、過刊兩方面的內(nèi)容。
一、現(xiàn)刊
現(xiàn)刊指在訂期內(nèi)的期刊。管理內(nèi)容主要有:期刊的采購和利用期刊的集成管理系統(tǒng)完成期刊的現(xiàn)代化管理(預(yù)訂、分編、典藏、訂單驗(yàn)收、催缺、下架裝訂等)。
1.現(xiàn)刊的采購
這是期刊管理關(guān)鍵的第一步。期刊的采訪訂購工作從表面上看時(shí)間短、時(shí)效性強(qiáng),其實(shí)很多工作在日常工作中要提前準(zhǔn)備。
通過充分調(diào)研,積累采訪信息。為使館藏期刊最大限度地滿足學(xué)院的教學(xué)科研及學(xué)生自主學(xué)習(xí)的文獻(xiàn)資料需求,首先要了解本館館藏、經(jīng)費(fèi)及完成任務(wù)和目標(biāo)所需的期刊;其次要了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,對新增或停辦的專業(yè)及學(xué)科的變化等情況做到心中有數(shù),同時(shí)對各學(xué)科專業(yè)的設(shè)置、課程安排、教師的科研情況也要及時(shí)調(diào)研。再次,要通過不同形式收集學(xué)生讀者的期刊利用情況及其對館藏期刊的意見和建議。因?yàn)?那些經(jīng)常利用館藏期刊的大學(xué)生,對館藏期刊結(jié)構(gòu)能作出自己的評價(jià),這些基本上反映了在校學(xué)生的需求。另外,對期刊本身的變化情況的掌握也是調(diào)研內(nèi)容的一部分,近年來期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會影響其管理及利用。通過了解其變化情況確定是否續(xù)訂。
期刊的訂購:根據(jù)學(xué)校教學(xué)科研的需要,結(jié)合平時(shí)積累的采訪信息和圖書館期刊的購置經(jīng)費(fèi),從實(shí)際出發(fā),確定期刊的采集規(guī)模,制定訂購計(jì)劃。我館對期刊的采集,要求全面布局、重點(diǎn)建設(shè)、教研優(yōu)先、專業(yè)為主。另外,為確定合理的采購比例,對期刊載體的多樣化的特點(diǎn)也要認(rèn)真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿足讀者不同層次、不同專業(yè)的用刊需求。
2.現(xiàn)刊的現(xiàn)代化管理
(1)期刊預(yù)訂
這是期刊現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。具體來說就是將訂購的期刊計(jì)劃,通過集成管理系統(tǒng)采用年度續(xù)訂的方式完成。這樣既節(jié)省時(shí)間,又節(jié)省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,而且影響和制約著期刊管理的后續(xù)工作。所以,要及時(shí)完善期刊的預(yù)訂信息,要將相應(yīng)的變化及時(shí)體現(xiàn)在對應(yīng)的數(shù)據(jù)的各字段中。
(2)期刊的分類、著錄
期刊分類,是按其內(nèi)容所屬的學(xué)科門類歸到相應(yīng)類目,這是對期刊進(jìn)行科學(xué)管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個(gè)作者的多篇文章組成,對它進(jìn)行分類雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內(nèi)容,但它可以滿足讀者對某學(xué)科的族性檢索的需要。因此期刊分類不是可有可無的問題,而是必須做的。
期刊著錄:期刊著錄不像圖書著錄那樣一次完成,它除了對期刊的實(shí)體形態(tài)進(jìn)行客觀描述外,還需要根據(jù)實(shí)際到館期刊的具體情況,不斷地補(bǔ)充后序變化,即期刊的各著錄項(xiàng)必須跟隨期刊的變化而不斷地進(jìn)行補(bǔ)充和更新,因?yàn)槿魏巫兓囊乇仨氃谙鄳?yīng)的字段上反映出來。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關(guān)字段進(jìn)行連接。它關(guān)系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環(huán)節(jié)。
(3)期刊排架
期刊排架也是多年來期刊管理工作者探討的焦點(diǎn)問題之一,但由于期刊本身的特性及各館的具體情況不同,至今仍然沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不同的圖書館面對的讀者對象不同,其規(guī)模結(jié)構(gòu)、閱覽環(huán)境也不盡相同,這些都影響到期刊的布局。所以,使用哪種排架方式,就應(yīng)因地制宜。我館期刊排架按學(xué)科進(jìn)行,將同一學(xué)科的相關(guān)期刊集中管理。先根據(jù)所屬各學(xué)科期刊數(shù)量確定刊架數(shù)量,再依據(jù)讀者的需求結(jié)合實(shí)際閱覽布局,確定其所屬區(qū)域的詳細(xì)架位。我館的這種排架方式不僅能最大限度地滿足讀者使用,而且非常利于館員對所負(fù)責(zé)學(xué)科期刊的全面了解,以提供更深層次的服務(wù)。
(4)現(xiàn)刊驗(yàn)收
現(xiàn)刊驗(yàn)收,既能為采購提供數(shù)據(jù)查詢,又能為讀者了解圖書館年度期刊目錄提供準(zhǔn)確的信息,也是現(xiàn)刊下架裝訂工作不可缺少前期準(zhǔn)備�，F(xiàn)刊驗(yàn)收,不同館要求不同,我館現(xiàn)刊驗(yàn)收有兩個(gè)內(nèi)容:一是驗(yàn)收期刊的加工(加磁條、貼書標(biāo)及加蓋館藏章)情況,這部分工作是由投遞單位來完成的,對有加工質(zhì)量問題的,要及時(shí)反饋;二是驗(yàn)收期刊的到館情況,不僅要如實(shí)記錄期刊的到館情況,對于期刊自身某些信息的變化,及時(shí)修改,以完善書目數(shù)據(jù)庫,便于后續(xù)工作的正常開展。
(5)催缺
期刊短期是普遍存在的問題,這項(xiàng)工作的完成程度能體現(xiàn)出該館或其館員的責(zé)任心和管理水平。期刊訂購后的到館情況不同于圖書。圖書一旦訂購,集中到館,而期刊是隨著時(shí)間的推移及出版情況,陸續(xù)到館。通過期刊的催缺模塊定期地檢索期刊的到館情況,將未按時(shí)到館的期刊及時(shí)反饋,以便盡快地補(bǔ)充缺期的期刊。這道工序不但保證了館內(nèi)財(cái)產(chǎn)不受損失,而且減少了影響讀者利用期刊的因素。
二、過刊
過刊指的是前一年的期刊。過刊管理工作主要內(nèi)容有下架裝訂、裝訂本的驗(yàn)收、分類編目、典藏、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等。
1.下架裝訂
期刊的下架裝訂是一項(xiàng)很細(xì)致的工作。因期刊的連續(xù)性,現(xiàn)刊室陳列的期刊一般情況一年后就要下架,為下一年的期刊到館留位。下架裝訂不僅要求期刊實(shí)體下架整理,其相應(yīng)的數(shù)據(jù)也要按實(shí)際逐一完成,要保證裝訂數(shù)據(jù)與實(shí)體裝訂情況一致。此工序不僅能準(zhǔn)確反映期刊的在館狀態(tài),而且能為下一步的裝訂本的驗(yàn)收工作、財(cái)產(chǎn)登記、合訂本的相關(guān)數(shù)據(jù)管理等打下良好的基礎(chǔ)。
2.裝訂本驗(yàn)收
具體工作有兩方面,一是驗(yàn)收加工質(zhì)量,期刊的裝訂由承包商按裝訂協(xié)議來完成,通過驗(yàn)收,可發(fā)現(xiàn)期刊的裝訂及加工情況是否符合館內(nèi)要求,不符合要求的要嚴(yán)格按裝訂合同條款實(shí)施;二是將裝訂好的合訂本在系統(tǒng)的裝訂本驗(yàn)收模塊處理,若有數(shù)據(jù)與實(shí)際不符的要及時(shí)調(diào)整,以確保合訂本與數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。要按實(shí)際入庫的合訂本修改那些不一致的裝訂數(shù)據(jù)。通過此工序,完成期刊在數(shù)據(jù)庫中的狀態(tài)轉(zhuǎn)變,由在裝訂轉(zhuǎn)化成合訂本。
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