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企業(yè)檔案管理工作的不足及對策管理學(xué)論文
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的有保存價值的各種記錄，它全面記錄了企業(yè)的成長歷史，承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價值與文化，是企業(yè)軟實力的重要載體和源泉。由此不難看出企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的重要地位，如何做好企業(yè)檔案管理工作便顯得尤為重要。目前中央三令五申要加強企業(yè)檔案管理工作，各基層單位也確實加強了檔案管理工作，但現(xiàn)實工作中仍然存在一些實際問題。
一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析
由于行業(yè)經(jīng)營規(guī)模和經(jīng)濟基礎(chǔ)的差異性，企業(yè)檔案管理水平也存在較大差異：大型骨干企業(yè)檔案管理人員配備比較專業(yè)、齊全，設(shè)施比較完備，一些中小型企業(yè)則不盡然，主要存在以下問題：
1.檔案意識不強，對檔案重要性認(rèn)識不足
檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，日常工作瑣碎繁雜，沒有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營并創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此不能得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有在企業(yè)達標(biāo)升級時才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視。由于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案綜合管理參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要性認(rèn)識不足，加之對檔案管理重要性宣傳不夠，造成領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作發(fā)展缺乏計劃性或計劃落實不到位，影響了檔案工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化
一些企業(yè)檔案管理僅滿足于做好日常的收收發(fā)發(fā)、借查閱等事務(wù)性工作，檔案管理工作處于維持狀態(tài)。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規(guī)章制度，但監(jiān)管執(zhí)行不到位，文件資料歸檔不及時，不完整;有些密級較高的檔案資料不能嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，資料長期留在使用者手中，造成不安全隱患。由此可見，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要有監(jiān)管落實，要使檔案管理工作制度化、常態(tài)化，這樣才能使檔案管理工作有序發(fā)展。
3.缺乏資金投入，檔案信息化建設(shè)不完善
隨著科技的不斷發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)施的不斷完善，各行各業(yè)無紙化辦公不斷普及，對檔案管理人員素質(zhì)、設(shè)備要求也不斷提高。更多的文件、資料需要實行網(wǎng)上傳輸，這樣才能最大限度地滿足客戶及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求。許多企業(yè)僅僅使用了一些簡單的檔案辦公管理設(shè)施，沒有建立局域網(wǎng)，不能實現(xiàn)網(wǎng)上傳輸，不能確保第一時間滿足生產(chǎn)經(jīng)營人員需求，技術(shù)成果不能最大化地實現(xiàn)資源共享。其主要原因是一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為企業(yè)檔案工作沒有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，是被邊緣化的管理工作。因此檔案工作資金投入不能保證，管理手段長期一成不變，遠遠不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。
4.專業(yè)知識匱乏、檔案業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍不高
企業(yè)檔案管理人員許多是轉(zhuǎn)行或者年齡偏大，專業(yè)知識相對匱乏，知識結(jié)構(gòu)參差不齊，缺乏現(xiàn)代化科學(xué)管理知識，不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案工作發(fā)展需要，嚴(yán)重影響檔案管理水平。
5.忽視檔案編研，不能最大限度地挖掘檔案價值
檔案日常工作十分繁瑣，加之也不太被大家重視，因此大多數(shù)人只是滿足做好日常事務(wù)，看好攤子，沒能從主觀上對企業(yè)檔案進行深度挖掘。其實檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的憑證和活動的記錄，更重要的是企業(yè)經(jīng)營智慧和發(fā)展歷程的結(jié)晶。如果我們檔案工作者能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進行認(rèn)真梳理，專題編研，便能為企業(yè)決策者更好地把握企業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，增強企業(yè)決策的預(yù)見性和主動性提供借鑒和依據(jù)。
二、解決企業(yè)檔案現(xiàn)狀的對策
1.加強檔案宣傳，提高全員參與意識
要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹立全員檔案意識。因為企業(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的系統(tǒng)、完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的完整、準(zhǔn)確性。例如：我們單位是一個科研型企業(yè)，大量的科技資料都是生產(chǎn)經(jīng)營人員在生產(chǎn)一線形成的。根據(jù)這一特點我們制定了一系列歸檔措施，從工程最初的技術(shù)方案，施工過程的現(xiàn)場資料直至工程完成后的成果資料實行全過程編號控制，要求工程技術(shù)人員從工程開始就注重資料的收集，對資料的完整、準(zhǔn)確、及時歸檔有明確規(guī)定。檔案管理人員直接參與資料歸檔質(zhì)量的監(jiān)管工作，并將歸檔信息反饋相關(guān)管理部門，資料歸檔的好壞與個人的經(jīng)濟效益直接掛鉤。由此確保了工程資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，同時也為工程技術(shù)人員日后借鑒利用技術(shù)資料提供了有力保障。
2.完善制度，加強監(jiān)管
健全的制度是企業(yè)行為的準(zhǔn)則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結(jié)合本單位實際制定和完善各項規(guī)章制度。對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定實施;對歸檔范圍、保管期限、文件密級的設(shè)定，以及歸檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)要有明確規(guī)定;對檔案的借、查閱，庫房的管理等必須嚴(yán)格按制度執(zhí)行。同時要加強制度執(zhí)行的監(jiān)管力度，要有分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮二級單位負(fù)責(zé)人的作用，讓大家共同來參與檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作落到實處，使檔案管理工作持續(xù)有效發(fā)展。
3.加強檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平
目前大多數(shù)企業(yè)已利用微機進行檔案管理，但僅實現(xiàn)了檔案目錄級管理或部分檔案數(shù)字化管理，較之過去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作。但這并不是真正意義上的數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理是指通過運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)對文書、科技、照片、實物等檔案的數(shù)字化管理，對有價值的檔案數(shù)據(jù)等多媒體信息進行數(shù)字化加工、存儲和管理。應(yīng)逐步實現(xiàn)檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。
兵器集團公司檔案館劉左館長在2011年集團檔案工作會上明確指出：“檔案信息化是實現(xiàn)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)”。2011年集團公司檔案館開展了全系統(tǒng)檔案工作大檢查，重點提出了“十二五”期間各企業(yè)要加大檔案信息化建設(shè)投入，以提高檔案的綜合實力為重點，努力為企業(yè)提供全方位、多元素、主動優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案工作由實物管理向資源知識管理的轉(zhuǎn)變，由被動工作向主動作為的轉(zhuǎn)變。因此各企業(yè)應(yīng)借檔案檢查的東風(fēng)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，努力提升企業(yè)檔案管理水平。
4.加強人才隊伍建設(shè)，努力挖掘檔案最大利用價值
隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，如何做好新形勢下的檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問題。
鑒于檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)首先要加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，加強新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)。在這方面我單位比較注重檔案人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，凡是上級主管部門或行業(yè)相關(guān)單位有新規(guī)范、新熱點、新知識的培訓(xùn)班，在條件允許的情況下盡可能的讓檔案管理人員去參加;同時鼓勵檔案管理人員申報專業(yè)技術(shù)職稱，并在時間和經(jīng)費上給予一定的支持。由此極大地調(diào)動了檔案管理人員的工作熱情，對提升我單位的檔案管理水平起到了推動作用。
其次，企業(yè)要加強檔案的開發(fā)。檔案的開發(fā)利用是企業(yè)檔案價值實現(xiàn)的重要途徑。對此國資委副主任李偉在2010年檔案工作會議上的講話做了最好的詮釋：“檔案既要管好，更要用好，要善于多角度、深層次地開發(fā)和集成，形成一批高質(zhì)量的檔案信息資源編研成果，主動為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)，力爭將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競爭優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的現(xiàn)實生產(chǎn)力和現(xiàn)實財富”。
過去檔案管理工作重管理、輕開發(fā)。這一方面與領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠有關(guān)，另一方面與管理者的自身素質(zhì)有關(guān)。首先，開展檔案編研工作要耗費大量的時間和精力，同時需要相關(guān)部門共同參與，因此得到領(lǐng)導(dǎo)的支持尤為重要;再者我們檔案管理人員要有無私奉獻精神，因為檔案編研工作是在不增加人員、不增加時間、不影響正常工作的前提下開展的一項工作，需要花費大量的時間和精力在浩瀚的資料庫里去翻閱、查詢，從而提煉出對企業(yè)有價值的檔案資料。我單位在檔案編研工作上進行了一些有益的嘗試，我們根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，結(jié)合我單位的工作特點，選取五十年記事、信用檔案、優(yōu)秀工程等專題開展了編研工作。近年，自中國機電兵船工業(yè)檔案學(xué)會開展檔案編研征集工作以來，每年我們都呈報了編研作品(均獲部級二等獎)。正因為我們的不懈努力和完成了一批優(yōu)秀的編研成果，在單位崗位定級工作中，檔案管理人員得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，將檔案崗位從管理三級崗調(diào)至管理二級崗;同時我們的編研成果也為單位的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供了可靠的信譽保障。由此不難看出，要想使檔案管理工作被領(lǐng)導(dǎo)重視、不處于邊緣化，檔案管理者必須通過自身的努力，用實際的工作成績引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，只有這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)及各方面對檔案管理工作給予高度的重視，及時解決檔案工作中存在的實際困難，從而使檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)的支持、廣大員工的認(rèn)可、檔案工作者的不懈努力下得以良性、有效地發(fā)展。
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