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廈門大學(xué)外文學(xué)院研究生畢業(yè)論文格式設(shè)置教程
生成及調(diào)整自動(dòng)目錄應(yīng)是Word苦手的列位最先碰到的一個(gè)頭疼問題，下面小編向大家介紹如何自動(dòng)生成及調(diào)整目錄的研究生論文格式，歡迎閱讀查看。
1 調(diào)整正文格式
在生成目錄之前，應(yīng)首先調(diào)整正文格式，再調(diào)整標(biāo)題格式。如果次序顛倒，會(huì)導(dǎo)致大量返工。
首先是調(diào)整正文格式，包括段落格式和字體格式：
1.1 段落格式
1.1.1 先全部選中正文部分自第一章至最后一章(不包括參考文獻(xiàn)和附錄)。可將光標(biāo)(光標(biāo)是指輸入狀態(tài)下在Word頁面上一下有一下沒有的那條豎線，不是鼠標(biāo)指針)放置在第一章章頭，再將屏幕拉至最后一章章尾，按住Shift，鼠標(biāo)點(diǎn)擊章尾，即可將全部內(nèi)容選中。如圖：
1.1.2 之后點(diǎn)擊上方工具欄中的“開始”，然后點(diǎn)擊中間“段落”工具框右下角的小箭頭，打開設(shè)置段落格式的對(duì)話框。
1.1.3 如圖所示，在對(duì)話框中，將大綱級(jí)別設(shè)置為“正文文本”，縮進(jìn)設(shè)置為“內(nèi)測0字符，外側(cè)0字符，首行縮進(jìn)2字符”，間距設(shè)置為“段前0字符，段后0字符，行距1.5倍行距”。然后點(diǎn)擊“確定”。
此時(shí)，包括各章、節(jié)、目標(biāo)題在內(nèi)的所有正文內(nèi)容段落都已統(tǒng)一為圖中所示。章、節(jié)、目的段落格式與正文格式不同，這個(gè)會(huì)在后面生成目錄時(shí)再進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整。
1.2 字體格式
1.2.1 首先，按照1.1.1.1中的方法，選中正文各章內(nèi)容。然后點(diǎn)擊字體工具框右下角的小箭頭。
1.2.2 在彈出的對(duì)話框內(nèi)按如圖所示設(shè)置好字體格式。中文字體設(shè)置為“宋體”，西文字體設(shè)置為“Times New Roman”。字號(hào)設(shè)置為12號(hào)(12號(hào)就是“小四”號(hào))。然后點(diǎn)擊“確定”。
標(biāo)題的字體與正文字體有所不同，這里先放在一邊，隨后會(huì)在生成目錄時(shí)與標(biāo)題的段落格式統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整。
1.3 引用文獻(xiàn)字號(hào)調(diào)整
學(xué)院要求，正文中引用文獻(xiàn)標(biāo)注應(yīng)該用10號(hào)字號(hào)，比正文內(nèi)容的12號(hào)字要小一點(diǎn)。因?yàn)檎撐钠^長，如果用眼睛從頭到尾一個(gè)一個(gè)找文獻(xiàn)標(biāo)注，再一個(gè)一個(gè)修改字號(hào)很麻煩，而且可能會(huì)不慎漏掉，這里介紹一下修改引用文獻(xiàn)標(biāo)注字號(hào)的簡便方法。
1.3.1 點(diǎn)擊右上角的“查找”，這時(shí)左邊會(huì)彈出一個(gè)側(cè)邊欄。
1.3.2 這時(shí)，將光標(biāo)移到第一章章頭，然后在左側(cè)邊欄的輸入欄中輸入一個(gè)英文前括號(hào)“(”(如果是中文論文，文獻(xiàn)標(biāo)注括號(hào)為中文格式，就輸入中文前括號(hào)“(”，如圖中1所示)。Word會(huì)幫您檢索出全文所有的英文/中文前括號(hào)。這時(shí)，點(diǎn)擊輸入欄右下角的上下箭頭(圖中2所示處)，就可以在正文中按順序依次找出所有前括號(hào)(圖中3所示)。您只需要挑是文獻(xiàn)標(biāo)注的進(jìn)行修改就行。這個(gè)方法也適用于修改跟文獻(xiàn)標(biāo)注有關(guān)的其他格式問題。
1.3.3 選中該處文獻(xiàn)標(biāo)注(圖中1所示)，然后將字號(hào)改為10號(hào)(圖中2所示)。隨后，再次選中改過的文獻(xiàn)標(biāo)注，雙擊右上角的“格式刷”(圖中3所示)。此時(shí)，鼠標(biāo)指針旁會(huì)出現(xiàn)一個(gè)刷子圖案(圖中4所示)。
1.3.4 這時(shí)，您只需按照1.1.3.2的指示找到下一處文獻(xiàn)標(biāo)注，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)選中該文獻(xiàn)標(biāo)注，它的字體格式就會(huì)自動(dòng)更改為與之前修改的文獻(xiàn)標(biāo)注相同的格式，不用再一次次地手動(dòng)修改字體了。
2 調(diào)整標(biāo)題格式
正文格式全部設(shè)置完以后，就可以調(diào)整標(biāo)題格式了。此外，一些生成目錄、頁眉和頁碼的鋪墊工作也會(huì)在此章進(jìn)行講解。之所以這么做，是為了避免后期設(shè)置頁眉頁碼時(shí)返工。
2.1 分節(jié)符的設(shè)置
列位在生成目錄，設(shè)置頁眉、頁碼時(shí)可能會(huì)遇到幾個(gè)非常頭疼的問題。摘要和目錄部分的頁碼是大寫羅馬數(shù)字，正文部分是另起的阿拉伯?dāng)?shù)字，這個(gè)要怎么設(shè)置?正文頁眉是該章的序號(hào)和章名，這意味著每一章的頁眉都不同，這又要怎么處理?本部分對(duì)如何解決這兩個(gè)問題進(jìn)行講解。
這里簡單講一下“分節(jié)”的含義：“分節(jié)”是指將整個(gè)文本分割成不同的部分，每個(gè)部分在整體的頁面設(shè)置(如頁眉、頁碼等)可以互不相同(也可以相同)。將文本分節(jié)需要在適當(dāng)?shù)牡胤讲迦?ldquo;分隔符”才可以完成。
2.1.1 首先，把光標(biāo)移到摘要的最后一行末尾。然后選中上方的“頁面布局”工具欄，點(diǎn)擊“分隔符”，在下拉菜單中點(diǎn)擊“下一頁”。
2.1.2 此時(shí)，摘要的后面會(huì)多出來一頁空白頁。
2.1.3 將光標(biāo)移到第一章標(biāo)題的最前端，按鍵盤上的退回鍵(Backspace)將后面的正文搬到這一頁空白頁上。這時(shí)，鼠標(biāo)雙擊該頁的頁眉部分，就可以看到本頁與上頁屬于不同的兩節(jié)。
2.1.4 接下來，只需要在每一章及參考文獻(xiàn)、附錄和致謝部分之前都按照以上步驟進(jìn)行分節(jié)就可以了。可以在設(shè)置每章的章標(biāo)題時(shí)順便完成這一步驟。前面的摘要、目錄不要頁眉、頁碼相同，所以置于同一節(jié)即可。
2.2 標(biāo)題的字體與段落格式設(shè)置
標(biāo)題的格式比較簡單，但需要注意這么兩個(gè)點(diǎn)：標(biāo)題序號(hào)與標(biāo)題文字之間的空格問題;標(biāo)題后每段文字的首行縮進(jìn)問題。
2.2.1 回到第一章標(biāo)題，選中第一章標(biāo)題，設(shè)置字體為中文字體“黑體”、西文字體“Times New Roman”，字號(hào)為16號(hào)(即三號(hào)字體)，加粗。
2.2.2 再設(shè)置段落格式，大綱級(jí)別設(shè)置為“1級(jí)”，縮進(jìn)“左側(cè)0字符、右側(cè)0字符”，無特殊格式，段前24磅、段后24磅(需要手動(dòng)輸入)，1.5倍行距。然后點(diǎn)擊“確定”。關(guān)閉對(duì)話框后，再將標(biāo)題居中。
這里注意大綱級(jí)別設(shè)置的問題，如果之前沒有按照1.1.1.3中所提示的那樣將全文的大綱級(jí)別設(shè)置為“正文文本”，請(qǐng)務(wù)必先進(jìn)行設(shè)置，不然有可能會(huì)因?yàn)閷懻撐牡臅r(shí)候提前設(shè)置了大綱級(jí)別，然后直接在標(biāo)題后回車書寫正文，導(dǎo)致一些正文被設(shè)置為標(biāo)題級(jí)，最后竄入目錄。那樣再改的話會(huì)比較麻煩，所以這里先提前設(shè)置一下。
2.2.3 章標(biāo)題設(shè)置好了以后，注意一下標(biāo)題序號(hào)和標(biāo)題文字之間的間隔問題。學(xué)院要求標(biāo)題序號(hào)與標(biāo)題文字間間隔一個(gè)漢字符。這個(gè)效果并不是在英文輸入狀態(tài)下敲兩下空格就可以實(shí)現(xiàn)的。
首先將序號(hào)與文字間的空格消去，然后將您的輸入法由“半角”轉(zhuǎn)換為“全角”(如果您使用的是搜狗輸入法，按“Shift+空格鍵”即可)，然后敲擊空格鍵。在“全角”狀態(tài)下，一個(gè)空格即是一個(gè)漢字符。
2.2.4 另一個(gè)需要注意的問題是章、節(jié)、目及目以下標(biāo)題后的第一段需要頂左格，從第二段開始才首行縮進(jìn)兩個(gè)漢字符。
2.2.5 接下來只須參考以上步驟，此后的章、節(jié)、目、目以下標(biāo)題都設(shè)置為學(xué)院的規(guī)定格式。各級(jí)標(biāo)題的大綱級(jí)別分別是：章(Chapter 1)是“1級(jí)”，節(jié)(1.1)是“2級(jí)”，目(1.1.1)是“3級(jí)”，目以下(1.1.1.1)是“4級(jí)”。注意，如果按照之前1.1.1.3處的講解，全文都設(shè)置了首行縮進(jìn)2字符，那么后面就需要在設(shè)置節(jié)、目、目一下標(biāo)題時(shí)，注意把這些標(biāo)題和標(biāo)題下的第一段重新設(shè)置為左頂格。
3 自動(dòng)生成和調(diào)整目錄
本部分講解如何自動(dòng)生成和調(diào)整目錄。在生成目錄之前，需要先設(shè)置頁碼。同時(shí)，本部分還會(huì)順便講解一下頁眉的設(shè)置。
3.1 設(shè)置頁碼
3.1.1 在之前設(shè)置好分節(jié)的前提下，可以開始著手設(shè)置頁碼。點(diǎn)擊上方“插入”工具欄，再點(diǎn)擊“頁碼”，在下拉菜單中點(diǎn)擊“頁面底端”，然后選擇頁碼居中的那種。
3.1.2 選擇之后，論文文檔的頁面底端就會(huì)出現(xiàn)頁碼了。這時(shí)，從文檔的第一頁直到最后一頁都會(huì)有頁碼出現(xiàn)，且默認(rèn)為從阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始。因此，我們需要對(duì)頁碼格式做一些調(diào)整。(建議這個(gè)時(shí)候不要急著給論文附上封面和兩份聲明。如果附上了，先刪掉，以后再加上，或者自己手動(dòng)在摘要前加上一個(gè)分節(jié)符，把前面的部分和摘要目錄部分分開)
雙擊摘要部分的頁面底端，進(jìn)入編輯頁眉頁碼的狀態(tài)。然后點(diǎn)擊左上角的“頁碼”，選擇“設(shè)置頁碼格式”。
3.1.3 摘要和目錄部分的頁碼要求用大寫羅馬字母，所以我們?cè)趶棾龅膶?duì)話框里將“編號(hào)格式”設(shè)置為“I, II, III, ...”，然后點(diǎn)擊“確定”。
3.1.4 這時(shí)，底端的頁碼就會(huì)變成大寫羅馬數(shù)字。但默認(rèn)的頁碼字體和字號(hào)都不符合學(xué)院規(guī)范，需要修改。這里只需選中底端的頁碼數(shù)字，將其設(shè)置為“Times New Roman”，字號(hào)設(shè)置為10.5(即五號(hào)字)。因?yàn)橥还?jié)的頁碼格式是統(tǒng)一的，所以只需要設(shè)置這一頁，同一節(jié)其他頁的頁碼也就會(huì)自動(dòng)變更成相同的格式了。
3.1.5 之后，我們需要設(shè)置正文部分的頁碼。正文部分的頁碼規(guī)定應(yīng)設(shè)為阿拉伯?dāng)?shù)字，且須從第一章章頭開始重新計(jì)算，不與摘要和目錄的頁碼接續(xù)。這里就要用到之前設(shè)置好的分節(jié)。
首先，將頁面翻到正文第一章頁面底端，進(jìn)入頁眉頁碼編輯狀態(tài)。然后按照1.3.1.2的步驟打開“頁碼設(shè)置”的對(duì)話框。這里我們可以看到，出現(xiàn)的設(shè)置和之前基本是完全一樣的。
3.1.6 要把正文的頁碼設(shè)置得和摘要與目錄部分不同，只需要將編號(hào)格式改為“1, 2, 3, ...”，然后將下方的“續(xù)前節(jié)”改選為“起始頁碼”，再在旁邊的輸入框中填入阿拉伯?dāng)?shù)字“1”即可。
3.1.7 這樣，摘要目錄部分的頁碼和正文部分的頁碼就不一樣了。(如果后面每一章出現(xiàn)重新計(jì)算頁碼的情況，只需要在該章的頁碼設(shè)置里將“頁碼編號(hào)”設(shè)置成“續(xù)前節(jié)”即可。不過一般不會(huì)出現(xiàn)這種情況。)
3.2 設(shè)置頁眉
3.2.1 選擇上方“插入”工具欄，點(diǎn)擊“頁眉”，選擇居中格式的頁眉。先不要急著編輯頁眉內(nèi)容。
3.2.2 點(diǎn)擊上方“導(dǎo)航”工具框中的“鏈接到前一條頁眉”。這個(gè)按鈕原本默認(rèn)是選中狀態(tài)的，點(diǎn)擊是為了取消掉它。如果不取消掉的話，編輯本節(jié)頁眉之后，前面的頁眉也會(huì)變得和本節(jié)一樣了。取消掉之后，再編輯本節(jié)的頁眉。注意頁眉的內(nèi)容要與章標(biāo)題完全一樣，包括序號(hào)和文字之間的空格。編輯好之后，把字體和字號(hào)調(diào)整一下，格式和頁碼相同。
3.2.3 然后設(shè)置后面幾章的頁眉。這里只需要雙擊該章的頁面頂端進(jìn)入編輯頁眉的狀態(tài)，然后先取消掉上方的“連接到前一條頁眉”(一定要先取消掉，不然前面的頁眉也會(huì)跟著被改掉)，再把頁眉處的文字改一下就好了。
3.3 生成目錄
如果前面的準(zhǔn)備工作按照筆者以上的講解做足了的話，生成目錄就會(huì)變得非常簡單。
3.3.1 先把光標(biāo)移到摘要的最末尾，選擇上方“插入”工具欄，點(diǎn)擊“空白頁”，插入一張用于放置目錄的空白頁。
3.3.2 然后鼠標(biāo)點(diǎn)擊一下該空白頁。再選擇上方的“引用”工具欄，點(diǎn)擊“目錄”，在下拉菜單中選擇“自動(dòng)目錄1”。
3.3.3 這樣，Word就會(huì)在這張空白頁面上自動(dòng)生成一份目錄。但因?yàn)槟夸浀母袷讲环蠈W(xué)院規(guī)范，所以我們需要進(jìn)行一點(diǎn)調(diào)整。首先將目錄的標(biāo)題改為“Table of Contents”(用中文或者其他語言書寫論文的同學(xué)請(qǐng)參照學(xué)院相關(guān)規(guī)定)，字體改為“Times New Roman”，字號(hào)16磅，加粗，居中。段落格式為1.5倍行距，段前24磅，段后24磅。另外，自動(dòng)生成的目錄標(biāo)題是藍(lán)色的，所以要把它改成黑色的。
因?yàn)閳D中的文本只是示范，筆者沒有把所有標(biāo)題的大綱級(jí)別都設(shè)置好，只是設(shè)置了幾個(gè)作為參考，所以生成的目錄也就不是很完整。
3.3.4 然后需要設(shè)置目錄各級(jí)標(biāo)題的段落格式。先選中任意一級(jí)標(biāo)題，然后按照規(guī)定修改該標(biāo)題的字體和段落格式：14磅、加粗;段前6磅、段后0磅，單倍行距。
3.3.5 只要修改了一級(jí)標(biāo)題的任意一條，同級(jí)的所有標(biāo)題都會(huì)自動(dòng)變更為相同的格式。因此，接下來只要按照規(guī)定，將各級(jí)標(biāo)題的格式都修改過來就行了。
3.3.6 這里需要注意幾點(diǎn)。一個(gè)是Word自動(dòng)生成的目錄不會(huì)顯示目以下的標(biāo)題(1.1.1.1)，這個(gè)是符合學(xué)院規(guī)定的，但是可能會(huì)導(dǎo)致列位在后期修改論文時(shí)，動(dòng)了大綱結(jié)構(gòu)，卻忘記訂正目以下標(biāo)題的序號(hào)(比如1.1.2改成了1.1.3，原來的1.1.2.1也要跟著改成1.1.3.1)，這個(gè)要注意。
另外，目錄中的節(jié)標(biāo)題(1.1)需要左側(cè)縮進(jìn)1個(gè)字符，目標(biāo)題(1.1.1)縮進(jìn)2個(gè)字符。需要列位在段落設(shè)置中注意設(shè)置一下。
最后，根據(jù)學(xué)院規(guī)定的示例，無論各級(jí)標(biāo)題是否加粗，標(biāo)題文字后面的點(diǎn)陣和最后的頁碼數(shù)字是不加粗的。所以需要單獨(dú)進(jìn)行更改。只需從頁碼向點(diǎn)陣拖動(dòng)，就可以單獨(dú)選中點(diǎn)陣和頁碼而不選中前面的文字，然后取消掉加粗效果。
3.4 更改目錄
3.4.1 自動(dòng)目錄生成以后，如果對(duì)正文的改動(dòng)造成了章節(jié)目等標(biāo)題在頁碼上的改動(dòng)(比如1.2.1從第5頁跑到第6頁去了)，可以通過“引用”工具欄中的“更新目錄”功能來對(duì)目錄進(jìn)行自動(dòng)更改。因?yàn)檫@種情況下只是頁碼變動(dòng)，各級(jí)標(biāo)題沒有改動(dòng)，所以選擇“只更新頁碼”即可。
3.4.2 如果各級(jí)標(biāo)題變動(dòng)非常大(如刪去了若干標(biāo)題，或者增添了若干標(biāo)題)，則需要對(duì)整個(gè)目錄進(jìn)行更新。
注意：更新整個(gè)目錄之后，目錄的各級(jí)標(biāo)題格式會(huì)回到默認(rèn)狀態(tài)，所以需要重新調(diào)整目錄的各級(jí)標(biāo)題。所以，目錄最好在論文基本已經(jīng)要定稿時(shí)再進(jìn)行最后的更新，對(duì)標(biāo)題的小修小改(更改單詞等)也不要使用自動(dòng)更新功能，只要手動(dòng)把目錄里的標(biāo)題改一下即可。
以上即為論文正文、標(biāo)題和目錄的格式設(shè)置基本教程。下一次推送會(huì)講解表格格式等其他小問題的設(shè)置和處理方法。
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