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商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
在探討商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則時(shí)，我們首先需要明確這些信函在商務(wù)溝通中的核心作用：它們不僅是信息傳遞的媒介，更是企業(yè)形象與專(zhuān)業(yè)性的直接體現(xiàn)。一封得體的商務(wù)英語(yǔ)信函應(yīng)當(dāng)能夠清晰、準(zhǔn)確、禮貌且高效地傳達(dá)信息，促進(jìn)雙方的合作與理解。以下是小編整理的商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
商務(wù)英語(yǔ)信函是一種常用的商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文，它是貿(mào)易雙方相互了解、 進(jìn)行貿(mào)易往來(lái)的主要手段，在以書(shū)面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí)，它也體現(xiàn)著一個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此，商務(wù)英語(yǔ)信函的內(nèi)容雖然很重要，但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作是有一定規(guī)范的，即應(yīng)遵循一定的寫(xiě)作原則，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語(yǔ)言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。
商務(wù)英語(yǔ)信函是商家開(kāi)展對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問(wèn)題，或是與對(duì)方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，應(yīng)遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy) 、 體諒(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 簡(jiǎn)潔(concise-ness) 、 具體(concreteness)和正確(correctness) 。
1、禮貌原則。
禮貌是商務(wù)場(chǎng)上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對(duì)方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等禮貌用語(yǔ)。
業(yè)務(wù)往來(lái)難免有爭(zhēng)端、 摩擦,此時(shí)也需要禮貌來(lái)作為潤(rùn)滑劑，化解雙方對(duì)峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、 拒絕接受時(shí)，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語(yǔ)氣委婉;在回復(fù)對(duì)方信函時(shí)，無(wú)論對(duì)方態(tài)度如何，在堅(jiān)持自己立場(chǎng)的同時(shí)，都要有禮貌地作答。
首先，要善于使用被動(dòng)語(yǔ)句，因?yàn)楸粍?dòng)語(yǔ)態(tài)能使你的請(qǐng)求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會(huì)更好。
其次，要善于使用疑問(wèn)句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，陳述句、 祈使句與疑問(wèn)句相比，疑問(wèn)句較其他兩類(lèi)句式更婉轉(zhuǎn)、 更禮貌。請(qǐng)看下面三句話(huà)：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強(qiáng)硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表達(dá)了自己的意圖，又表示了對(duì)對(duì)方的尊重，避免了過(guò)于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽(tīng)起來(lái)更具有試探性，語(yǔ)氣更委婉。
2、體諒原則。
不少人寫(xiě)作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問(wèn)題。與其他寫(xiě)作不同，商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對(duì)方的反應(yīng)，只有站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能獲得滿(mǎn)意的溝通效果。
首先，應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益。在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，對(duì)方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿(mǎn)足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句讓對(duì)方對(duì)自己所得的利益一目了然，優(yōu)于第一句。
其次，應(yīng)突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對(duì)方興趣，獲得對(duì)方認(rèn)同。如 “We do not believe that you will have cause for
dissatisfaction.” 改寫(xiě)成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會(huì)更好。
3、完整性原則。
在信函寫(xiě)作中，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類(lèi)的表達(dá)方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對(duì)方一目了然。
4、清楚原則。
清楚是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達(dá)意的書(shū)信會(huì)引起誤會(huì)與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、 簡(jiǎn)煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。
(1) 盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語(yǔ)言，英語(yǔ)為一百多個(gè)非英語(yǔ)國(guó)家的商務(wù)人員在商務(wù)書(shū)信中使用，而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語(yǔ)。因此，在選詞上應(yīng)
注意選擇那些簡(jiǎn)單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式，避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。
(2) 起修飾限定作用的詞語(yǔ)應(yīng)該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話(huà)可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如將其改為 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句話(huà)中，要避免重復(fù)使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個(gè)“firm” 的意思是 “strong”, 第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。
5、簡(jiǎn)潔原則。
有力、 生動(dòng)的措詞是增強(qiáng)國(guó)際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過(guò)程中，可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語(yǔ)。但縮略語(yǔ)的運(yùn)用切忌過(guò)雜過(guò)亂，要盡可能使用那些通用的或本專(zhuān)業(yè)常用的縮略語(yǔ)，例如：L/ C(letter of credit 信用證) ,B/ L (bill of lading提單) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格) ,EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方參考) ,S/ C ( sales contract 銷(xiāo)售合同) ,D/ D ( demand draft 票匯) ,T/ T(telegraphic trans fer 電匯) ,M/ T(mail draft 信匯) ,D/ P(documents against payment 付款交單)等。
此外，句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡(jiǎn)潔,盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡(jiǎn)潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個(gè)詞 “requested” 來(lái)代替，這句話(huà)改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 則更簡(jiǎn)潔。
需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要避免使用那些僅起填充作用、 可有可無(wú)的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會(huì)改變意思的完整性，反而使句子更簡(jiǎn)潔。
6、具體原則。
在商務(wù)信函中，要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、 詳細(xì)的信息，使人對(duì)寫(xiě)作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過(guò)于籠統(tǒng)，讀后還要再經(jīng)過(guò)仔細(xì)揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正確性原則。
正確性不但指語(yǔ)法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫(xiě)正確無(wú)誤，還指使用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言和商務(wù)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂�。商�?wù)信函中如果存在拼寫(xiě)錯(cuò)誤、人稱(chēng)不一致、時(shí)態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，會(huì)使其溝通效果大打折扣。此外，還應(yīng)注意使用正式、規(guī)范的語(yǔ)言，例如省略語(yǔ) “I’ ll”, “we’ re” 等，顯得太過(guò)口語(yǔ)化，欠正式，商務(wù)信函中應(yīng)改寫(xiě)成 “I shall”, “We are” ; 還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語(yǔ)法上也是不規(guī)范的，應(yīng)該分別加上主語(yǔ)和謂語(yǔ)，以使句子結(jié)構(gòu)完整。
商務(wù)英語(yǔ)中有一些特定的表達(dá)法，它們?cè)谄胀ㄓ⒄Z(yǔ)中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語(yǔ)的一個(gè)特征。比如短語(yǔ) “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常用法中，沒(méi)有必要兩詞連用，但在商務(wù)信函中，為求精確、嚴(yán)謹(jǐn)，常成對(duì)使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語(yǔ)與普通用語(yǔ)含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提議” 等，在商務(wù)里可指 “發(fā)盤(pán)” 、“報(bào)盤(pán)” ;同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中， “policy” 指“保險(xiǎn)單”，而不是 “政策” 、 “方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”，用在信用證前面時(shí)，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit (保兌的信用證) 。
商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
1.明確性與直接性
清晰表達(dá)目的：開(kāi)篇即明，直接說(shuō)明信函的目的或請(qǐng)求，避免讀者在閱讀過(guò)程中產(chǎn)生困惑或誤解。
具體內(nèi)容：詳細(xì)闡述具體事項(xiàng)、要求或提議，使用具體的數(shù)據(jù)、日期或事實(shí)來(lái)支持你的論點(diǎn)，使內(nèi)容更加充實(shí)可信。
2.禮貌與尊重
正式語(yǔ)氣：保持語(yǔ)言的正式性，使用恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)謂和敬語(yǔ)，體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重。
積極態(tài)度：即使在表達(dá)拒絕或不滿(mǎn)時(shí)，也應(yīng)采用積極、建設(shè)性的方式，避免使用過(guò)于強(qiáng)硬或指責(zé)性的語(yǔ)言。
感謝與贊賞：適時(shí)表達(dá)對(duì)對(duì)方之前工作的感謝或?qū)ζ涑删偷馁澷p，有助于建立良好的關(guān)系。
3.專(zhuān)業(yè)性與準(zhǔn)確性
專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)：根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)使用準(zhǔn)確的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，確保信息的專(zhuān)業(yè)性和權(quán)威性。
語(yǔ)法與拼寫(xiě)：仔細(xì)檢查信函中的語(yǔ)法錯(cuò)誤、拼寫(xiě)錯(cuò)誤以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，維護(hù)公司形象。
事實(shí)核對(duì)：確保所有提供的信息和數(shù)據(jù)都是準(zhǔn)確無(wú)誤的，避免誤導(dǎo)對(duì)方。
4.簡(jiǎn)潔與條理性
段落分明：合理安排段落，每個(gè)段落集中討論一個(gè)主題，使內(nèi)容結(jié)構(gòu)清晰。
要點(diǎn)突出：使用列表、編號(hào)等方式突出關(guān)鍵信息，便于讀者快速抓住重點(diǎn)。
避免冗長(zhǎng)：盡量用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達(dá)復(fù)雜的意思，避免不必要的贅述。
5.適應(yīng)性與個(gè)性化
了解受眾：根據(jù)收信人的背景、職位和偏好調(diào)整信函的語(yǔ)氣和措辭，增加個(gè)性化色彩。
文化敏感性：在國(guó)際商務(wù)交流中，注意文化差異，避免使用可能引起誤解或冒犯的表達(dá)方式。
6.回復(fù)與跟進(jìn)
及時(shí)響應(yīng)：對(duì)于收到的商務(wù)信函，應(yīng)及時(shí)給予回復(fù)，展現(xiàn)高效與誠(chéng)信。
有效跟進(jìn)：對(duì)于未決事項(xiàng)或需要進(jìn)一步討論的問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)跟進(jìn)，確保溝通順暢。
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