高校檔案分類方案范文
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一、體系結構
根據(jù)《規(guī)則》和《分類法》的要求，結合我校原分類方案以及學校檔案產生的領域范疇和檔案記述的內容性質，采用“年度—問題—保管期限”分類法。即歸檔文件整理先按自然年度分開，年度下按問題分類，問題下再按保管期限區(qū)分。
(一)檔案類目的劃分和標識
1、一級類目的設置和標識
我校檔案確定為十三個一級類目，類目代號采用類目名稱主詞漢語拼音的第一個字母標識，其名稱、標識符號和主要內容如下：
DQ黨群檔案
主要是學校黨委各部、委、辦及群眾組織在工作中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
XZ行政檔案
主要包括學校行政職能部門(教學、科研、外事、基建、財務、資產管理、校辦產業(yè)除外)在工作中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
JX教學檔案
主要是教學管理和教學業(yè)務部門(含學院)以各種載體形成的，有保存價值的材料。
KY科研檔案
主要是學校在科學研究管理和科研實踐活動中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
WS外事檔案
主要是外事管理工作和外事活動中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
CB出版檔案
主要是出版管理和出版活動中以各種載體形成的，有保存價值的材料及各種出版物。
JJ基建檔案
主要是基本建設管理和基建項目建設中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
CK財會檔案
主要是財務管理和會計核算活動中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
SB儀器設備檔案
主要是儀器設備管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中以各種載體形成的，有保存價值的材料。
SX聲像檔案
主要是學校在教學、科研、黨政管理和其他重大活動中形成的具有保存價值的各種以聲音、圖像為記錄方式的專門載體及其與之相配套的材料。
DZ電子檔案
電子檔案，是指經(jīng)過鑒定，具有保存價值和利用價值的，按一定格式存儲在磁帶、磁盤和光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上進行傳遞的代碼序列及其相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。
RW人物檔案
人物檔案是經(jīng)學校確定為人物檔案收集范圍的.個人在國內外教學、科研以及社會活動中形成的、有保存價值的各種載體的文字、圖表、聲像、電子、實物材料，均屬人物檔案。
SW實物檔案
學校在教學、科研、黨政管理、外事活動中產生或獲得的紀念品、獎品、獎狀、禮品、贈品、證章等物品。
2、二級類目的設置和標識
二級類目是對一級類目的細分，其標識采用“兩位”阿拉伯數(shù)字，依次標識為11、12……99，但不用帶“0”的數(shù)字，如10、20、……等。
3、三級類目的標識、擴展和類目的連接
三級類目的標識采用“自然數(shù)序列”。即依次標識為1、2、3……，以區(qū)分不同的檔案內容。類目之間：一級與二級類目之間直接相連;二級與三級類目之間用連接號“·”連接。
(二)檔號的編制
1、檔號的結構
檔號的編制采用阿拉伯數(shù)字和漢語拼音相結合進行編碼，即由“全宗號、年度號、類目號、保管期限、件號”五個部分組成。
(1)全宗號：由阿拉伯數(shù)字組成。我校檔案館現(xiàn)有2個全宗。一個是云南大學全宗(用“1”表示)，另一個是原云南政法高等�？茖W校全宗(用“2”表示)。
(2)年度號：采用公元紀年，由四位阿拉伯數(shù)字組成。
(3)類目號：由一、二級(檔案內容多時擴展到三級)類目標識符號組成。
(4)保管期限：采用兩種方式表示，第一種是在錄入計算機時，采用名稱主詞漢語拼音的第一個字母錄入，即永久為“Y”，長期為“C”，短期為“D”;第二種是在手工填寫檔案盒時，直接采用名稱漢字主詞，即“永久”、“長期”、“短期”。
(5)件號：采用阿拉伯數(shù)字標識，按“件”的順序編寫流水號。各部分標識之間用連接號“—”連接。歸檔文件進館以后，由檔案館統(tǒng)一對檔案盒編盒號。
2、檔案實體排列：編定盒號后，按永久、長期、短期順序排列上架。
二、分類主表
本分類主表僅按現(xiàn)有歸檔單位列出，新成立的單位依次按類編入。
DQ黨群
11黨務綜合
12紀檢
13組織
14宣傳教育
含學生思想政治工作
15統(tǒng)戰(zhàn)
含民主黨派材料
16工會
含婦女工作
17團委
含學生會、研究生會、學生社團工作
18新聞中心
XZ行政
11行政綜合
12人事
13監(jiān)察審計
14公安(含武裝、保衛(wèi))
15后勤管理
16檔案管理
17離退休工作管理
18 “211”工程管理
19資產管理(科技文化開發(fā)園區(qū)管理)
21北校區(qū)綜合管理
22圖書管理
23現(xiàn)代教育技術中心管理
24網(wǎng)絡與信息中心管理
25玉溪校區(qū)管理
26附中福保校區(qū)管理
27海埂校區(qū)管理
JX教學
11綜合[主要為教學管理性材料，各教學部門排列順序為：
(1)研究生部
(2)教務處
(3)學生處
(4)體教部
(5)人文學院
(6)法學院
(7)外國語學院
(8)公共管理學院
(9)職業(yè)技術學院
(10)成人教育學院
(11)數(shù)理學院
(12)經(jīng)濟學院
(13)工商與旅游管理學院
(14)信息學院
(15)化學與材料工程學院
(16)國際文化學院
(17)國際現(xiàn)代設計藝術學院
(18)滇池學院
(19)附屬外國語學校
(20)附屬中學
(21)軟件學院
(22)資源環(huán)境與地球科學學院
(23)生命科學學院
(24)藝術學院
(25)國際關系學院
(26)云南大學旅游文化學院(麗江)
(27)大學外語教學部
(28)網(wǎng)絡教育學院
(29)高等教育研究院]
12學科與實驗室建設、專業(yè)設置
13招生(博士、碩士、本專科、成人)
14學籍管理(含學生獎懲)
15課堂教學與教學實踐
16學位(可擴展到三級類目)
1博士學位
2碩士學位
3學士學位(排列順序與綜合類相同)
17畢業(yè)生情況(就業(yè)指導、畢業(yè)跟蹤調查)
18教材
KY科研
11綜合
含科研經(jīng)費管理、學術活動材料
12科研項目[根據(jù)項目設置，可擴展到三級類目，按科研機構排列順序為：
(1)社科處
(2)科技處
(3)科技開發(fā)處
(4)重點實驗室
(5)微生物研究所
(6)實驗中心
(7)發(fā)展研究院
(8)藥學院
(9)云南澄江動物群研究中心
(10)單克隆抗體研究中心
(11)西南邊疆少數(shù)民族研究中心]
WS外事
11綜合
12出國(境)
13來校(訪問、講學、研究)
14國際合作與會議
15外國留學生工作
CB出版(含出版社、�？庉嫴俊ⅰ端枷霊�(zhàn)線》和學報編輯部)
11綜合
12校報
13刊物
JJ基本建設
11綜合
12基建工程項目(可根據(jù)項目擴展到三級類目)
CK財會
11綜合
12會計報表
13會計帳簿
14會計憑證
15工資清冊
獎金、獎學金入此
SB儀器設備
11綜合
12儀器設備項目(可根據(jù)具體項目擴展到三級類目)
SX聲像
11照片(含底片、文字說明)
12錄音帶
13錄像帶
14縮微膠片
15影視膠片
16幻燈片
SW實物
11文物、校史
12禮品、贈品
13獎品(狀)
14其它
DZ電子
11磁盤
12光盤
13磁帶
RW人物
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