如何避免采購流程e化的風險

　　在企業(yè)信息化建設(shè)的大背景下，流程e化是采購流程優(yōu)化的必經(jīng)之路。下面小編準備了關(guān)于如何避免采購流程e化的風險的文章，提供給大家參考!

　　事前控制——需求調(diào)研+流程規(guī)劃

　　需求調(diào)研是采購流程e化的重要前提，可以有效規(guī)避采購流程邏輯混亂這一風險，保證企業(yè)e化之后的流**正具有實用性。撫順石化公司通過對現(xiàn)有物資管理狀況、物資管理發(fā)展需要、公司電子商務(wù)部的自然狀況和工作職責，以及ERP項目開發(fā)實施背景等進行調(diào)研之后，確定了關(guān)于采購的17個主體流程：國內(nèi)物資采購需求計劃、采購價格、招標采購、議標采購、其他采購、采購合同、供應商市場準人、應付賬款確認、預付款支付結(jié)算付款審核、存貨安全管理、采購物資入庫、存貨盤點、物資保管流程、材料出庫流程、材料物資質(zhì)量管理流程、材料退庫流程、采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計流程。并對相應的業(yè)務(wù)流程進行了編碼。

　　除了確認采購的主體流程，調(diào)研還可以讓整個采購流程中的細節(jié)浮現(xiàn)出來。例如在庫存方面，具體安全庫存是多少，最高庫存是多少，庫存有效期又是多少，這一系列細節(jié)都需要通過調(diào)研來確定。

　　需求調(diào)研和流程規(guī)劃是緊密聯(lián)系在一起的。在進行流程規(guī)劃時，要站在全局角度理解流程網(wǎng)，結(jié)合調(diào)研結(jié)果理清組織內(nèi)流程之間的邏輯、接口、等級、重要度。設(shè)定流程規(guī)劃的目標尤其重要，不是由流程管理部門想當然，而是要考慮本組織的實際情況，比如目標的急迫性、目標實施的路線圖、目標的可實施性、目標的實施難度等各種因素。透徹的需求調(diào)研和完美的流程規(guī)劃是保證采購流程e化有效性的重要手段。

　　合理選擇軟件供應商

　　由于ERP系統(tǒng)是從國外引進，因此很多企業(yè)愿意購買國外ERP供應商的軟件，這也無可厚非，畢竟他們具有豐富的經(jīng)驗，但是這里也不得不提一個問題，很多國外ERP供應商對國內(nèi)的商業(yè)環(huán)境和管理模式并不是非常了解，而且在與客戶溝通方面也會存在一定的障礙，還有一個最重要的問題就是他們的服務(wù)費一般都相對較高，企業(yè)要為此付出很高的成本。

　　因此，對于很多企業(yè)來說，選擇國內(nèi)供應商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經(jīng)濟全球化的背景下，不同國家技術(shù)發(fā)展的時間差已經(jīng)大大縮減，國內(nèi)企業(yè)和國外企業(yè)提供的產(chǎn)品差別已經(jīng)不像以往那么大。而且由于國內(nèi)企業(yè)具有本土化特性，因此他們更能夠根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，制定出更加有效、更加貼近企業(yè)實際的解決方案和應用模型。

　　供應鏈知識和ERP使用方法的培訓

　　進行培訓是提高員工對供應鏈認識水平、提升后者對ERP使用積極性的重要保證，是阻止群體中出現(xiàn)“ERP無用論” 的有效手段。撫順石化ERP項目組在完成需求開發(fā)之后，對所有用戶進行了多次培訓，開設(shè)了14個預留(計劃)提報流程——Adobe在線審批班，培訓了570多人;開設(shè)了2個采購流程專業(yè)計劃員班，培訓了70余人;開設(shè)了3個倉儲流程保管員班，培訓了100多人;開設(shè)了綜合管理版1個，培訓了60多人。通過培訓，最終用戶全面地了解了ERP系統(tǒng)的操作流程，制造了良好的ERP上線的氛圍，為ERP上線提供了有效保證。

　　事中控制——動態(tài)的流程修正和流程固化

　　規(guī)范化和靈活性既是共生的，又是矛盾的。進行動態(tài)流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠的采購流程中的規(guī)范化和靈活性之間的沖突，就可以通過重新調(diào)整銷售人員權(quán)限來緩解。但是權(quán)限的調(diào)整也不得不考慮一個度，因為如果銷售人員擁有了下訂單和取消訂單的權(quán)力，那么又存在了其他的風險，因此如何從另一個方面對銷售人員的權(quán)力進行制衡又是企業(yè)在修正采購流程中必須要考慮的問題。

　　一般來說，經(jīng)過實踐考驗，且被修正過的某個采購流程應是比較符合企業(yè)實際的，這時就要進行流程固化，將這種修正過的流程固定下來并推廣到整個供應鏈系統(tǒng)之中。對于一個企業(yè)來說，適合企業(yè)的采購流程就是好的采購流程，一點一點地修正，一步一步地固化，不那么完美的采購流程離完美就會越來越近。

　　事后控制——IT審計

　　IT審計，即信息系統(tǒng)審計。按國際上通行的規(guī)范，IT審計有6個方面主要內(nèi)容：評估信息系統(tǒng)計劃、管理及組織架構(gòu)的戰(zhàn)略、政策、標準及相應的實踐過程;評估技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施及運行實踐的效能和效率;評估信息資源在邏輯訪問、運行環(huán)境以及IT基礎(chǔ)設(shè)施各方面的安全性;評估系統(tǒng)災難恢復及保證業(yè)務(wù)連續(xù)性的能力;評估業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)開發(fā)、實施與維護的方法和過程;評估業(yè)務(wù)流程的風險管理水平。

　　IT審計可以貫穿于整個采購流程e化的過程中，e化之前有計劃審計，e化之后的IT審計通常是維護審計，它可以發(fā)現(xiàn)采購流程中的漏洞，將采購流程中與IT相關(guān)風險控制在可接受水平，防止出現(xiàn)前面提到的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錯誤，**病毒的人侵，提高信息系統(tǒng)的安全性，保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

　　通常，IT審計可以由企業(yè)內(nèi)部審計部門來做，當然也可以請專業(yè)化的第三方的IT審計機構(gòu)來做，這樣更能保證公正性，所得的結(jié)果也更客觀。目前，IT審計師這個行業(yè)已經(jīng)誕生，CISA是國際注冊信息系統(tǒng)審計師的簡稱，又稱IT審計師，他們一般都具備全面的計算機軟硬件知識，對網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全有獨特的敏感性，并且對財務(wù)會計和單位內(nèi)部控制有深刻的理解。

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