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物資采購(gòu)質(zhì)量管理辦法
物資采購(gòu)質(zhì)量控制工作作為一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，建立完善的采購(gòu)質(zhì)量控制體系以及物資采購(gòu)綜合評(píng)價(jià)體系，不僅可以科學(xué)化、規(guī)范化采購(gòu)工作以及對(duì)采購(gòu)資源和采購(gòu)流程做出進(jìn)一步整合，還能夠提高采購(gòu)的質(zhì)量和效率。那么物資采購(gòu)質(zhì)量管理有哪些辦法呢?一起來(lái)看看!
1 物資采購(gòu)質(zhì)量管理存在的問(wèn)題
1.1 采購(gòu)質(zhì)量管理制度不健全 由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和制度研究，采購(gòu)質(zhì)量管理配套規(guī)章制度不健全。由于制定的采購(gòu)質(zhì)量管理實(shí)施細(xì)則、采購(gòu)機(jī)構(gòu)議事規(guī)程和操作規(guī)程以及采購(gòu)人員崗位職責(zé)等配套規(guī)章制度不符合實(shí)際，從而導(dǎo)致采購(gòu)管理和運(yùn)行缺乏規(guī)范性和可操作性。
1.2 物資采購(gòu)評(píng)價(jià)機(jī)制不健全 目前關(guān)于物資采購(gòu)質(zhì)量控制的理論研究和實(shí)踐雖然已經(jīng)具有一些成果，但是沒(méi)有提出關(guān)于物資采購(gòu)質(zhì)量控制相關(guān)的數(shù)量分析，仍舊局限于提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和說(shuō)明問(wèn)題的解決思路上，從而導(dǎo)致定性的分析結(jié)果不能夠體現(xiàn)研究問(wèn)題的精確性。此外，在采購(gòu)質(zhì)量控制相關(guān)指標(biāo)量化取得的成果由于沒(méi)有建立完善的.指標(biāo)，從而無(wú)法得出準(zhǔn)確的結(jié)果。因此，本文為了實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)的有效控制，在結(jié)合物資采購(gòu)實(shí)際工作的基礎(chǔ)上組織并建立了一套完整的物資采購(gòu)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。
2 加強(qiáng)物資采購(gòu)質(zhì)量管理的對(duì)策
2.1 建立物資采購(gòu)全面質(zhì)量管理保證體系 采購(gòu)質(zhì)量管理控制主要致力于使采購(gòu)產(chǎn)品滿足質(zhì)量的要求。采購(gòu)質(zhì)量管理控制作為質(zhì)量管理的一個(gè)重要組成部分，隨著企業(yè)越來(lái)越重視整合和發(fā)揮核心能力，已經(jīng)成為提升企業(yè)和新能量以及挖掘利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)的關(guān)鍵。目前，我國(guó)在采購(gòu)質(zhì)量控制的實(shí)踐中對(duì)于采購(gòu)質(zhì)量控制流程、技術(shù)以及活動(dòng)的系統(tǒng)性應(yīng)用還比較薄弱，造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于在研究過(guò)程中不僅能夠針對(duì)企業(yè)的采購(gòu)管理將全面質(zhì)量管理涉及的質(zhì)量控制技術(shù)和采購(gòu)質(zhì)量控制活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，也不能將ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的要求和采購(gòu)閉環(huán)質(zhì)量控制進(jìn)行緊密的結(jié)合。因此，將采購(gòu)的控制過(guò)程按照供應(yīng)鏈管理和PDCA循環(huán)原理劃分為四個(gè)階段：
2.1.1 事前預(yù)防――采購(gòu)策劃階段 制定采購(gòu)過(guò)程的質(zhì)量控制文件、供應(yīng)商的選擇策劃、對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行評(píng)定以及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)是此階段質(zhì)量控制的重點(diǎn)。
2.1.1.1 采購(gòu)需求分析 首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)產(chǎn)品形成過(guò)程擁有的核心能力以及資源缺口情況分析采購(gòu)需求。同時(shí)，為了保證采購(gòu)過(guò)程的可行性和穩(wěn)定性，根據(jù)研發(fā)和生產(chǎn)需要以及在對(duì)所需外購(gòu)物資狀況進(jìn)行全面了解的基礎(chǔ)上對(duì)采購(gòu)需求予以確定，當(dāng)然對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的技術(shù)和市場(chǎng)因素進(jìn)行充分論證也是十分必要的。其次，為了保證整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)能夠有效地執(zhí)行，必須對(duì)采購(gòu)管理的流程和規(guī)范予以明確，這就需要企業(yè)不斷的完善采購(gòu)質(zhì)量控制職能的人員、機(jī)構(gòu)以及信息和設(shè)備等軟硬件等資源。
2.1.1.2 采購(gòu)重要性分級(jí) 我們?cè)趯?duì)采購(gòu)進(jìn)行重要性分級(jí)的時(shí)候最常采用的是ABC分類法，此類劃分方法主要是依據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量特性、采購(gòu)或項(xiàng)目對(duì)企業(yè)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響程度進(jìn)行的，即采購(gòu)項(xiàng)目根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)對(duì)其影響程度分為三類：關(guān)鍵類、重要類和一般類。
2.1.1.3 制定采購(gòu)質(zhì)量控制文件 首先，除了對(duì)規(guī)定選擇、評(píng)價(jià)以及重新評(píng)價(jià)供應(yīng)商的準(zhǔn)則、內(nèi)容和程序予以明確外，還需要明確企業(yè)相關(guān)部門(mén)的質(zhì)量控制和協(xié)調(diào)的職責(zé);其次，為了確保供應(yīng)商能夠完全理解這些要求，不僅要對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、監(jiān)視和測(cè)量規(guī)程和適用范圍進(jìn)行規(guī)定外，還要求采購(gòu)部門(mén)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行有效的溝通;最后，根據(jù)正式批準(zhǔn)的采購(gòu)文件協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程從而確保采購(gòu)文件的準(zhǔn)確性和完整性。
2.1.1.4 供應(yīng)商選擇與管理策劃 供應(yīng)商在選擇管理策略的時(shí)候會(huì)根據(jù)企業(yè)所處的環(huán)境不同而做出不同的選擇，因此，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和核心競(jìng)爭(zhēng)力情況，企業(yè)成立了供應(yīng)商評(píng)價(jià)小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行了分類，從而不僅確保提出的供應(yīng)商選擇策略適應(yīng)企業(yè)或行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還能夠制定相應(yīng)的實(shí)施步驟和規(guī)則。
2.1.1.5 供應(yīng)商資格評(píng)定 主要包括四種方法：①為了評(píng)定供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力，現(xiàn)場(chǎng)審核其質(zhì)量管理體系;②對(duì)產(chǎn)品樣品進(jìn)行監(jiān)視、測(cè)量和試驗(yàn);③與其他用戶的使用經(jīng)驗(yàn)性比，對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量狀況和信譽(yù)等進(jìn)行調(diào)查后評(píng)定其顧客滿意度;④與以往類似產(chǎn)品的交貨質(zhì)量情況以及交付后提供相關(guān)服務(wù)和技術(shù)支持能力進(jìn)行對(duì)比。
2.1.2 動(dòng)態(tài)控制――采購(gòu)質(zhì)量管理實(shí)施階段 確定供應(yīng)商、合同評(píng)審以及對(duì)制造過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控和協(xié)調(diào)是本階段控制的重點(diǎn)。
2.1.2.1 確定采購(gòu)計(jì)劃 在確定采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候，除了確定所需采購(gòu)的物資、設(shè)備清單以及購(gòu)買順序外，還要提供具體的采購(gòu)時(shí)間表和各階段的采購(gòu)費(fèi)用控制方案。為了形成明確的采購(gòu)計(jì)劃，可以采用關(guān)鍵路線法、網(wǎng)絡(luò)分析法以及計(jì)劃評(píng)審法或甘特圖法對(duì)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡。
2.1.2.2 確定供應(yīng)商 企業(yè)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃首先應(yīng)當(dāng)在合格的供應(yīng)商中針對(duì)每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目篩選三家作為候選，不僅要向供應(yīng)商詢價(jià)，還要求供應(yīng)商提供采購(gòu)產(chǎn)品項(xiàng)目形成過(guò)程的流程圖;然后組織相關(guān)部門(mén)對(duì)詢價(jià)結(jié)構(gòu)進(jìn)行綜合比較后最終確定供應(yīng)商。
2.1.2.3 合同洽談 在確定供應(yīng)商的基礎(chǔ)上進(jìn)行合同洽談以及雙方認(rèn)可和確認(rèn)。在合同中不僅要明確供需雙方的權(quán)利和責(zé)任，還應(yīng)當(dāng)將質(zhì)量的要求作為洽談的重點(diǎn)。包括：產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)、監(jiān)視和測(cè)量記錄以及可追溯性的要求;實(shí)施外部設(shè)計(jì)審核;對(duì)關(guān)鍵崗位人員資格的要求;質(zhì)量保證協(xié)議;實(shí)施第二方質(zhì)量管理體系審核;關(guān)于包裝運(yùn)輸以及發(fā)貨和交貨方式的要求;不合格品控制和處理以及解決爭(zhēng)端的規(guī)定等。
2.1.2.4 合同評(píng)審 按照規(guī)定的程序，在正式簽訂合同之前都要對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審從而確保采購(gòu)合同完整、準(zhǔn)確、詳細(xì)。除了質(zhì)量、設(shè)計(jì)、工藝以及監(jiān)視和測(cè)量等有關(guān)部門(mén)對(duì)合同中的技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收協(xié)議和質(zhì)量保證協(xié)議進(jìn)行適用性以及內(nèi)容正確合理性審查外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中引用或借鑒的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等予以評(píng)審，此外，還要求確定合同的條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定以及雙方的權(quán)利義務(wù)是否明確等。將評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同移交合同批準(zhǔn)人審批后準(zhǔn)備簽約;否則，將繼續(xù)圍繞合同的內(nèi)容進(jìn)行洽談。最后，如果現(xiàn)場(chǎng)的供應(yīng)商不能夠很好地滿足質(zhì)量要求的時(shí)候需要重新確定供應(yīng)商。
2.1.2.5 合同簽約與變更評(píng)審 經(jīng)過(guò)企業(yè)主觀領(lǐng)導(dǎo)審批的采購(gòu)合同可以委托相關(guān)部門(mén)與供應(yīng)商簽約，從而形成正式生效的采購(gòu)合同。對(duì)于簽訂的合同如有變更需要進(jìn)行協(xié)商解決，除了辦理合同變更手續(xù)外還要對(duì)變更結(jié)果進(jìn)行評(píng)審。
2.1.2.6 制造過(guò)程監(jiān)督 企業(yè)為了保證采購(gòu)和外包過(guò)程質(zhì)量控制的完整性，應(yīng)當(dāng)按照合同的要求，在合同生效后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，同時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)合同的執(zhí)行情況予以監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行權(quán)益交涉。為了在采購(gòu)項(xiàng)目的形成過(guò)程中更好地改進(jìn)實(shí)施質(zhì)量，不僅要對(duì)質(zhì)量控制進(jìn)行監(jiān)控，還要從管理和技術(shù)上進(jìn)行協(xié)調(diào)和幫助。
2.1.3 事后改進(jìn)――采購(gòu)質(zhì)量管理檢查階段 進(jìn)貨監(jiān)視和測(cè)量作為此階段質(zhì)量控制的重點(diǎn)，為了驗(yàn)證產(chǎn)品能否滿足要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交付計(jì)劃對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量。首先，隨著提交產(chǎn)品，供應(yīng)商必須提供合格證、技術(shù)說(shuō)明書(shū)以及質(zhì)量檢驗(yàn)證明等質(zhì)量記錄;其次，運(yùn)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定進(jìn)貨監(jiān)視和測(cè)量的范圍，然后對(duì)于產(chǎn)品根據(jù)其重要程序、可行性以及供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力選擇抽樣檢驗(yàn)或全檢。
2.1.4 供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理質(zhì)量控制 經(jīng)常性評(píng)價(jià)和對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理是本階段的重點(diǎn)。
2.1.4.1 保留與采購(gòu)有關(guān)的質(zhì)量記錄 針對(duì)合格供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商基本情況調(diào)查結(jié)果和認(rèn)證資料、供應(yīng)商綜合能力評(píng)價(jià)結(jié)果以及生產(chǎn)條件重大變更記錄、首批樣品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、過(guò)程監(jiān)督結(jié)果和進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、重要質(zhì)量問(wèn)題記錄等相關(guān)質(zhì)量記錄，企業(yè)除了予以保留外，還應(yīng)當(dāng)將其存入相應(yīng)的供應(yīng)商檔案中。此外，還應(yīng)當(dāng)保存好各批產(chǎn)品的識(shí)別記錄，為了在出現(xiàn)質(zhì)量爭(zhēng)端時(shí)予以追溯，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況明確規(guī)定保存期限和借用手續(xù)。
2.1.4.2 經(jīng)常性評(píng)價(jià) 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行經(jīng)常性評(píng)價(jià)主要包括兩方面，即質(zhì)量管理體系評(píng)價(jià)和產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)價(jià)。為了保證供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系具有適宜性和有效性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期審核供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系。在評(píng)價(jià)供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的運(yùn)行結(jié)果時(shí)，可以通過(guò)建立基于固有質(zhì)量滿足能力、交付準(zhǔn)確即時(shí)性和服務(wù)準(zhǔn)確即時(shí)性等方面評(píng)價(jià)指標(biāo)的滿意度評(píng)價(jià)模型。
2.1.4.3 供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理 在經(jīng)常性評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，企業(yè)為了確定供應(yīng)商在供應(yīng)鏈關(guān)系中的層次級(jí)別，應(yīng)當(dāng)根據(jù)供應(yīng)商績(jī)效和采購(gòu)項(xiàng)目的重要性定期對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分級(jí)管理。同時(shí)，在合格的的供應(yīng)商名單中，對(duì)同類供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)先級(jí)主次排序，應(yīng)當(dāng)重新對(duì)采購(gòu)質(zhì)量下降、信息反饋后糾正措施不力以及質(zhì)量改進(jìn)效果不明顯的供應(yīng)商進(jìn)行資格評(píng)定。此外，對(duì)于發(fā)生較大質(zhì)量問(wèn)題或違反合同規(guī)定的`供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)采取書(shū)面形式通知處置結(jié)果。
2.2 建立物資采購(gòu)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系 此體系不僅是綜合評(píng)價(jià)物資采購(gòu)工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，更是綜合反映各種質(zhì)量屬性的指標(biāo)集。為了使建立的系統(tǒng)具有更好的擴(kuò)展性和可修改性，可以進(jìn)一步優(yōu)化根據(jù)非序列多層次目標(biāo)的準(zhǔn)則建立的采購(gòu)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系結(jié)構(gòu)，對(duì)于評(píng)價(jià)體系，根據(jù)評(píng)價(jià)的需要可以修改、添加以及補(bǔ)充相應(yīng)的指標(biāo)。物資采購(gòu)綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系根據(jù)采購(gòu)要素和控制要點(diǎn)可以劃分為以下三方面內(nèi)容：
2.2.1 產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo) 通過(guò)審查供應(yīng)商的資質(zhì)能夠獲取這類指標(biāo)的相關(guān)數(shù)據(jù)，其主要包括物資的技術(shù)性能、價(jià)格水平、質(zhì)量保證以及社會(huì)效用四方面。此外，對(duì)于該指標(biāo)的考察主要從所購(gòu)物資產(chǎn)品的性價(jià)和效用角度進(jìn)行的。
�、偌夹g(shù)性能。此指標(biāo)作為產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)的基礎(chǔ)，能夠直接影響用戶的滿意度。②價(jià)格水平。價(jià)格水平作為物資采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的重要內(nèi)容之一，對(duì)于制定物資采購(gòu)決策具有重要的參考價(jià)值。③質(zhì)量保證。在采購(gòu)過(guò)程中，主要對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證以及相關(guān)的質(zhì)量認(rèn)證材料進(jìn)行審核。④社會(huì)效用。采購(gòu)物資對(duì)用戶單位、物資投入的工作環(huán)境和社會(huì)環(huán)境等產(chǎn)生的效用水平即物資的社會(huì)效用。它是采購(gòu)部門(mén)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及提高部門(mén)信譽(yù)度和核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容。
2.2.2 采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo) 該指標(biāo)可以通過(guò)采購(gòu)資金的運(yùn)行狀況和采購(gòu)績(jī)效的相關(guān)數(shù)據(jù)獲得，此指標(biāo)作為采購(gòu)質(zhì)量的效能指標(biāo)，主要從宏觀上考察了物資采購(gòu)的適時(shí)性、集約性、統(tǒng)籌性以及采購(gòu)實(shí)踐的創(chuàng)新性。
�、俨少�(gòu)行為對(duì)物資流動(dòng)產(chǎn)生的時(shí)間效應(yīng)即為適時(shí)性，為了有效的提高采購(gòu)適時(shí)性的核心內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)適時(shí)把握采購(gòu)的時(shí)機(jī)。②對(duì)于集中對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)所獲得的批量經(jīng)濟(jì)效益即為集約性。③在采購(gòu)工作中，關(guān)于組織計(jì)劃、協(xié)調(diào)以及控制等職能運(yùn)行的整體效率即為統(tǒng)籌性。目前，整合采購(gòu)工作流程已經(jīng)成為提高采購(gòu)統(tǒng)籌性的關(guān)鍵。④采購(gòu)的創(chuàng)新性主要表現(xiàn)為采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)的升華以及采購(gòu)流程的再造，它已經(jīng)成為促進(jìn)采購(gòu)工作發(fā)展的源泉和動(dòng)力。
2.2.3 項(xiàng)目管理指標(biāo) 以項(xiàng)目管理為基礎(chǔ)劃分該類指標(biāo)，通過(guò)考察采購(gòu)工作的各個(gè)階段來(lái)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目管理中包括的編制采購(gòu)文件、抽檢物資以及供應(yīng)商的履約情況等控制窯頂進(jìn)行評(píng)價(jià)。從采購(gòu)實(shí)施過(guò)程和對(duì)供應(yīng)商管理中能夠獲取該類指標(biāo)的相關(guān)數(shù)據(jù)。
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