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怎樣在用友U8中的UFO表中做資產(chǎn)負(fù)債表
利用用友UFO系統(tǒng)可以編制對(duì)外報(bào)表又可以編制內(nèi)部報(bào)表，還可對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核和匯總，也可根據(jù)預(yù)定格式生成報(bào)表，它是報(bào)表數(shù)字處理的工具，它的任務(wù)是涉及報(bào)表的格式和編輯的公式從總賬和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)的會(huì)計(jì)信息并自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。筆者通過(guò)學(xué)習(xí)用友UFO報(bào)表系統(tǒng)，對(duì)如何快捷的掌握UFO系統(tǒng)以及如何靈活運(yùn)用UFO系統(tǒng)總結(jié)操作程序。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的關(guān)于怎樣在用友U8中的UFO表中做資產(chǎn)負(fù)債表的知識(shí)，歡迎閱讀。
首先，編制對(duì)外報(bào)表的操作程序：
1、打開或新建會(huì)計(jì)報(bào)表。
在UFO系統(tǒng)文件菜單下點(diǎn)擊“打開”按鈕，如系統(tǒng)已生成的“資產(chǎn)負(fù)債表”，或當(dāng)系統(tǒng)中沒(méi)有生成任何報(bào)表時(shí)點(diǎn)擊文件菜單下“新建”按鈕，則可生成一份空白表格，根據(jù)規(guī)定的格式輸入內(nèi)容即可。
2、選擇會(huì)計(jì)報(bào)表模板。
由于生成空的表格后輸入內(nèi)容比較耗時(shí)，U8軟件中已經(jīng)預(yù)定了行業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表，稱為模板，在模板報(bào)表中選出最適合的報(bào)表。在窗口“格式”下拉菜單下選擇“報(bào)表模板”，出現(xiàn)選擇框(您所在行業(yè)：新會(huì)計(jì)制度科目(假設(shè))，財(cái)務(wù)報(bào)表：利潤(rùn)表(假設(shè)))，則電腦提示，模板覆蓋，按“確定”后電腦會(huì)確定一張“利潤(rùn)表”。
3、修改格式。
如果生成的會(huì)計(jì)模表不適合本單位，也可對(duì)這張報(bào)表進(jìn)行修改，在“編輯”下拉菜單下增加“行”“列”“加寬”“縮小”等進(jìn)行調(diào)整�？梢詫�(duì)每一單元屬性(含類型、對(duì)齊方式、字體顏色、表格邊框)進(jìn)行修改，也可對(duì)相鄰的單元合并成一個(gè)單元，稱為組合單元。具體操作為在“格式”下拉菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”，在常用工具欄中點(diǎn)擊“合并單元格”等。
4、試算(輸入關(guān)健字和確定賬套)。
表頭部分的“公司名稱，年，月”用于區(qū)別同一格式，不同數(shù)據(jù)來(lái)源的表頁(yè)，在UFO系統(tǒng)中稱為關(guān)健字。如何選擇關(guān)健字?通過(guò)介面左下角的“格式”狀態(tài)進(jìn)行切換為“數(shù)據(jù)”菜單下點(diǎn)擊“關(guān)健字”，出現(xiàn)對(duì)話框，錄入相關(guān)內(nèi)容(含單位名稱、單位編號(hào)、年、季、月、自定義)，輸入完畢后系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)“是否重算?”，點(diǎn)擊“是”，則報(bào)表的各單元格會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)可以在用友企業(yè)門戶中的“總賬”系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)。如何確定賬套?當(dāng)前生成的報(bào)表就為當(dāng)前操作窗口下的賬套，如果想在當(dāng)前窗口下生成別的賬套的報(bào)表數(shù)據(jù)，則在“數(shù)據(jù)”菜單下“計(jì)算時(shí)選擇賬套”，則電腦會(huì)跳出新登陸號(hào)，選擇一個(gè)賬套，則報(bào)表中的數(shù)據(jù)源就不一樣了。
5、修改公式。
當(dāng)報(bào)表的格式修改完之后，下一步我們就要確認(rèn)報(bào)表取數(shù)的公式定義得對(duì)不對(duì)，能不能把這套賬的準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)取出來(lái)，我們知道UFO報(bào)表中在格式狀態(tài)下表示數(shù)字的地方用“公式單元”表示，也即意此單元可用公式描述出來(lái)，這個(gè)公式實(shí)際就是取數(shù)的方式，我們叫取數(shù)函數(shù)。由取數(shù)函數(shù)來(lái)表示取數(shù)的規(guī)則最直接的辦法就是檢查取數(shù)函數(shù)。檢查的方法有：一是激活要檢查單元公式，在編輯欄中可以看到公式，如果發(fā)生的公式不準(zhǔn)確，則要修改，可以用編輯欄中的“fx”修改，點(diǎn)擊“fx”，出現(xiàn)一個(gè)定義公式框，先刪除原來(lái)的公式，就需輸入正確的公式，當(dāng)不熟悉系統(tǒng)時(shí)點(diǎn)擊“函數(shù)向?qū)?rdquo;，出現(xiàn)第一個(gè)選擇框：左邊是函數(shù)分類指與UFO系統(tǒng)有接口的具體業(yè)務(wù)分類如財(cái)務(wù)函數(shù)，右邊是函數(shù)名指與函數(shù)分類有關(guān)的名稱如發(fā)生額。點(diǎn)出“確定”出現(xiàn)業(yè)務(wù)函數(shù)的函數(shù)錄入的第二個(gè)選擇框：在不熟悉系統(tǒng)是先點(diǎn)出“參照”按鈕，系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)函數(shù)選擇框，具有(1)賬套號(hào)(默認(rèn))(2)會(huì)計(jì)年度(默認(rèn))，默認(rèn)表示當(dāng)前打開的賬套號(hào)，如果不想默認(rèn)，也可在下拉單中選其他賬套號(hào)。(3)會(huì)計(jì)科目：指反映的是哪一會(huì)計(jì)科目如主營(yíng)業(yè)務(wù)收入。(4)期間：指這張表是按什么范圍來(lái)取數(shù)的如月份。(5)方向：指會(huì)計(jì)科目屬于借方還是貸方。(6)包含未記賬憑證(有要求時(shí)可選擇)六個(gè)要素，其中最重要的是選擇會(huì)計(jì)科目，點(diǎn)出“確定”，退回到定義公式的窗口，公式修改完畢。改動(dòng)已有的單元公式另一種方法也可在當(dāng)前單元格雙擊鼠標(biāo)，就可修改。錄入新的函數(shù)時(shí)用“fx”或直接在鍵盤上按“=”，但不可用當(dāng)前單元在編輯格中錄“=”號(hào)，財(cái)整個(gè)報(bào)表的格式錄入完成。
6、增加表頁(yè)。
我們進(jìn)行以上關(guān)健字的錄入后則會(huì)產(chǎn)生一個(gè)新的報(bào)表，如錄入2002年7月份的報(bào)表，如果我要生成2002年8月的報(bào)表，就要對(duì)7月的報(bào)表保存，也即是進(jìn)行添加表頁(yè)的操作。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇窗口菜單下“編輯”下拉菜單“插入或追加表頁(yè)”設(shè)定為“1”再“確認(rèn)”，則2002年7月的報(bào)表為“第一頁(yè)”，也可對(duì)其進(jìn)行重新測(cè)算，在“關(guān)鍵字”輸入2002年5月，則2002年5月的報(bào)表就為“第一頁(yè)”。
7、保存文件和輸出報(bào)表。
在文件菜單下“保存”按紐，第一次系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)文件名：reporl1，文件名可以改動(dòng)，可以在指定的文件下，要改名時(shí)點(diǎn)擊“另存為”按紐。通過(guò)“頁(yè)面設(shè)置”可以對(duì)生成的報(bào)表進(jìn)行輸出前的紙張?jiān)O(shè)置，邊框設(shè)置等，點(diǎn)出“打印”就可以輸出報(bào)表。
其次，編制自制內(nèi)部報(bào)表的操作程序。
1、在“企業(yè)門戶”工作臺(tái)上進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表系統(tǒng)，在文件菜單下點(diǎn)擊“新建”或工具欄中的“新建”，建立一張空白的報(bào)表。
2、確定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)
在“格式”菜單下點(diǎn)擊“表尺寸”功能，假設(shè)定行數(shù)為14，列數(shù)為4.則報(bào)表區(qū)域確定，在“編輯”菜單下點(diǎn)擊“增加行(列)”或“刪除行(列)”可增加或減少報(bào)表的行和列。也可以設(shè)定表的高與寬，調(diào)整完行高，列寬之后，我們就要輸入欄目的名稱，表體，表行的具體內(nèi)容。
3、接下來(lái)的工作就是劃表線。
先選定區(qū)域，然后在“格式”菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”，打開后出現(xiàn)4個(gè)屬性，先點(diǎn)“邊框”屬性，接著點(diǎn)“線型”，再“內(nèi)框線”“外框線”，最后按“確認(rèn)”。
4、表線劃好后，對(duì)表格的外貌再進(jìn)行修改如字體對(duì)齊
在“格式”菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”的“對(duì)齊”功能中的“居中”，則所有報(bào)表的字體全部居單元格中間。另外可對(duì)單元格進(jìn)行整體組合，按行組合，對(duì)表頭字加粗，調(diào)整各欄的寬度等操作。
5、輸入關(guān)鍵字。
前面我們已介紹過(guò)了什么是關(guān)鍵字，如何輸入關(guān)鍵字呢?光標(biāo)在表頭A2單元格上，在“數(shù)據(jù)”菜單下點(diǎn)擊“設(shè)置”中的“單位名稱”輸入后確定，則在A2是會(huì)出現(xiàn)紅字的單位名稱。同樣光標(biāo)移在C2單元格上輸入“年”，“月”，年和月都會(huì)變成紅字。關(guān)鍵字可以不受單元格邊界線的限制，稱為游離單元。當(dāng)關(guān)鍵字重疊時(shí)，我們可以定義關(guān)鍵字的“偏移”功能，向左表示負(fù)數(shù)，向右表示正數(shù)。
6、取數(shù)(即單元公式)。
一般是從總賬上取數(shù)，也可用以下方法取數(shù)：(1)賬務(wù)取數(shù)公式如FS()，LFS()，QC()，QM()。(2)表頁(yè)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)公式。如求和，平均值，計(jì)數(shù)，最大值等。(3)本表它頁(yè)取數(shù)公式。一般格式：<目標(biāo)區(qū)域>=<數(shù)據(jù)源區(qū)域>@<頁(yè)號(hào)>，用SELECF表示本表它頁(yè)取數(shù)函數(shù)，如B=SELECT(B，年@=年+1;表示表頁(yè)中假設(shè)關(guān)鍵字“年”為1994的本頁(yè)B列取關(guān)鍵字“年”為1993年的表頁(yè)中B列的數(shù)值。B=SELECT(C，年@年-1);表示表頁(yè)中假設(shè)關(guān)鍵字“年”為1994頁(yè)B列取關(guān)鍵字“年”為1995年的表頁(yè)中C列數(shù)值。B1：C4=SELECT(B1：C4，單位編號(hào)=1011;表示本頁(yè)B1：C4取關(guān)鍵字“單位編號(hào)”為1011的表頁(yè)中B1：C4列中的數(shù)值。(4)報(bào)表之間取數(shù)公式。格式：<目標(biāo)區(qū)域>=“<報(bào)表名，[rep]”_><數(shù)據(jù)源區(qū)>[@<頁(yè)號(hào)>]，當(dāng)頁(yè)號(hào)缺省時(shí)，為本表格頁(yè)分別取它各頁(yè)數(shù)據(jù)。具體輸入單元公式的操作是，用fx或按鍵盤“=”輸入公式即可，當(dāng)不太熟悉公式時(shí)，可利用“函數(shù)向?qū)?rdquo;，點(diǎn)擊“參照”按鈕輸入。各欄均按以上方法定義，合計(jì)數(shù)欄可用以上方法，也可有向下求和的方法，還可有“管理費(fèi)用”科目用統(tǒng)計(jì)函數(shù)求各后與上面兩種方法核對(duì)。
7、生成報(bào)表。
通過(guò)切換按鈕，可以輸入數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，通過(guò)輸入關(guān)鍵字“用友分司”及年月份，則報(bào)表會(huì)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)。
最后，對(duì)生成的報(bào)表如何進(jìn)行審核、舍位平衡、報(bào)表查詢、賬目聯(lián)查等相關(guān)操作。
1、審核報(bào)表。
主要是利用公式來(lái)審核報(bào)表。審核公式的基本原則是(1)可以存在多個(gè)審核公式組。(2)篩選條件，關(guān)聯(lián)條件，提示信息有不同的審核公式應(yīng)分為不同的審核公式組。(3)提示信息應(yīng)盡量詳細(xì)明確，以便于檢查錯(cuò)誤。(4)審核公式不能用函數(shù)。公式的簡(jiǎn)單式：<算式表達(dá)式><關(guān)系表達(dá)式><算式表達(dá)式>;MESSAGE“<提示信息>”。如何編制審核公式?在格式狀態(tài)下，在數(shù)據(jù)菜單下點(diǎn)擊“審核公式”則電腦會(huì)跳出你所點(diǎn)擊的單元格的公式如單元格C13的公式，如果正確，則點(diǎn)擊“確定”，再用此方法審核另外單元格公式。怎樣進(jìn)行審核計(jì)算?光標(biāo)切換在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，在數(shù)據(jù)菜單下，點(diǎn)擊“審核”則跳出對(duì)話框，當(dāng)顯示“正確”時(shí)，表示審核完畢，當(dāng)顯示“二者不符”時(shí)，表示要對(duì)審核公式修改，重算，再在數(shù)據(jù)菜單下點(diǎn)擊“審核”保證報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。
2、舍位平衡。
所謂舍位平衡是指對(duì)生成的數(shù)據(jù)重新舍位，是會(huì)計(jì)報(bào)表中經(jīng)常用到的，包括舍位操作和平衡態(tài)調(diào)整。確定平衡調(diào)整公式首先要確定如下參數(shù)：(1)舍位表名。必須各當(dāng)前文件名不同，可以默認(rèn)為當(dāng)前目錄下。(2)舍位范圍。要把所有要舍位數(shù)據(jù)包括在內(nèi)。(3)舍位位數(shù)。指1-8位數(shù)，當(dāng)舍位位數(shù)為1，數(shù)據(jù)除10;當(dāng)舍位位數(shù)為2，數(shù)據(jù)除100;依次類推。(4)平衡公式。必須倒著順序定，首先寫最終運(yùn)算結(jié)果的，然后一步一步向前推。每個(gè)公式一行，各公式之間用逗號(hào)隔開，最后一條公式不用定逗號(hào)。公式中只能使用“+、-”，公式等號(hào)的左邊只能為一個(gè)單元。具體操作如下。在格式狀態(tài)下，在數(shù)據(jù)菜單下點(diǎn)擊“舍位公式”，則出現(xiàn)參數(shù)對(duì)話框，舍位表名、舍位范圍、舍位位數(shù)、平衡公式四個(gè)參數(shù)，注意當(dāng)插入一行時(shí)范圍自動(dòng)調(diào)整，平衡公式中的公式之間必須用“，”隔開。參數(shù)輸入后點(diǎn)擊“完成”，轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇數(shù)據(jù)菜單下的“舍位平衡”，出現(xiàn)對(duì)話框：是否要全表重新計(jì)算?是或否。這里一定要選擇“否”，則可生成一張舍位計(jì)算結(jié)果表。怎樣可以看到我們生成的是舍位表呢還是本表呢?首先我們可以在標(biāo)題欄上可以看到“費(fèi)用舍位”字樣，則表示是一張舍位表。另外，在“窗口”下拉菜單在“費(fèi)用舍位”前打勾，表示這張表是一張舍位平衡表。
3、保護(hù)報(bào)表。
、為防止他人改動(dòng)報(bào)表，必須保護(hù)報(bào)表。有兩種方式，第一種，在格式狀態(tài)下或在數(shù)據(jù)狀態(tài)下的格式菜單下的“格式加鎖”輸入新口令，則報(bào)表只有需要口令才可以改動(dòng)。第二種，在文件菜單下“文件口令”輸入新口令，則在打開報(bào)表時(shí)，就要輸入口令。
4、表頁(yè)數(shù)據(jù)及報(bào)表查詢工作。
報(bào)表做好后，經(jīng)常要對(duì)不同時(shí)期報(bào)表及多個(gè)表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，以便分析或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。具體操作有兩種，第一種，叫透視操作。指查找本表中各頁(yè)指定區(qū)域或單元格的數(shù)據(jù)。如查不同時(shí)期的“差旅費(fèi)”。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下的數(shù)據(jù)菜單下“透視”功能，則系統(tǒng)提出區(qū)域范圍如“D4”，確定后，電腦會(huì)顯示不同時(shí)期的“差旅費(fèi)”的數(shù)據(jù)了。第二種，叫匯總操作。指表頁(yè)之間的匯總，可以在本表下匯總，也可匯總到一張新表上。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下的數(shù)據(jù)菜單下“表頁(yè)匯總”，電腦跳出“匯總條件按關(guān)鍵值匯總或按物理位置匯總的條件，選擇完點(diǎn)擊”下一步“完成操作。
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