“特此通知”的正確用法

　　通知是《黨政機關公文處理工作條例》中規(guī)定的15個法定文種之一，它“適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。”因為它適用范圍廣、使用頻率高、在機關公文中所占比重大，所以它的制作和處理一直為人們津津樂道，在使用過程中也常常出現(xiàn)這樣那樣的問題。 近日，筆者應邀到一單位去作有關公文寫作與處理的講座，在翻閱該單位歷年的《文件匯編》時，發(fā)現(xiàn)每一份通知的末尾都有一個“特此通知”。那么，該做法是否正確呢?如果欠妥或者不正確又該怎么做呢?

　　一、標注“特此通知”的目的和意義

　　在長期的公文寫作實踐中，形成了一些特定用語，這些特定用語絕大多數(shù)是沿襲歷代文言文中的定型詞語形成的，少數(shù)來自現(xiàn)代漢語中相沿成習的說法，它是公文特有的語言現(xiàn)象，是公文的專業(yè)用語。這些專業(yè)用語的含義是人們所公認的。它們言簡意賅、表意準確、簡潔明快、莊重典雅，恰當?shù)丶右允褂�，對于體現(xiàn)公文的莊重性和嚴肅性具有一定的作用。

　　“特此通知”與“此令”“此告”“請批示”“特此函達”“望即函復”“特此通告”“特此批復”“請認真貫徹執(zhí)行”“以上意見如無不妥，請批轉各地區(qū)執(zhí)行”等同屬結束用語。應用文中的結束用語有兩種:一種是沒有實際意義的，比如書信中跟“此致”連用的“敬禮”，就只是一個敬辭;一種是有實際意義的，比如公文中的結束語，或用以表達愿望，或用以提出要求，或用以重申強調。

　　通知中使用“特此通知”這一結束語，一般有以下作用：

　　一是表示重視。發(fā)文機關在闡述完正文內容后，鄭重其事地以“特此通知”結束全文，表明所通知事項十分重要，發(fā)文機關十分重視;同時也是公文莊重性、嚴肅性的體現(xiàn)。二是表示強調�！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“特此”的解釋是“公文、書信用語，表示為某件事特別在這里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作結，不僅表明發(fā)文機關很重視，也有提請收文對象予以特別關注，認真貫徹落實通知事項之意。三是行文結構的需要。公文的結尾，要求簡明扼要，意盡即止，并注意與開頭相呼應。而使用約定俗成、形式固定的公文專用語這種定型式結尾方式，恰是公文結尾的一種常見形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一個“尾”，文本從結構上也就完整了。

　　二、“特此通知”使用中的常見問題

　　“特此通知”在實際公文活動中的使用，主要存在以下問題：一是濫用。就像筆者所見到的那個單位，每一份通知都用“特此通知”，這里邊極少數(shù)可能是恰當?shù)�，大多�?shù)可能是多余的。二是位置錯誤。有的置于正文之后下一段的頂格位置，有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置，有的甚至置于發(fā)文機關名稱和成文日期的正上方。三是標點使用不當。“特此通知”后到底用不用標點符號，學術界爭論很大、莫衷一是，這造成了實際使用中的嚴重混亂：有的用標點，有的不用標點;有的用句號，有的用感嘆號;有的甚至用黑體加以突出。

　　三、“特此通知”的正確使用

　　那么，“特此通知”到底該如何使用呢?這里需要弄清楚下面幾個問題。

　　一是在什么情況下需要使用，在什么情況下不需要使用。簡短明了、精煉準確，這是公文寫作的基本要求。因此，“特此通知”的使用應遵循這樣一條原則：能不用就不用，能少用就少用。一般來說，下面幾種情況不需要使用“特此通知”。

　　1.印轉類通知中一般不用。這里主要是指批轉、轉發(fā)文件的通知和印發(fā)、發(fā)布有關規(guī)章、文件的通知。這類通知講究開門見山、直奔主題、意盡言止，因此無需贅言。例如：

　　國務院關于印發(fā)《國務院工作規(guī)則》的通知

　　國發(fā)〔2013〕16號

　　各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

　　《國務院工作規(guī)則》已經2013年3月20日召開的國務院第1次全體會議通過，現(xiàn)予印發(fā)。

　　國務院

　　2013年3月23日

　　2.正文開頭已經寫明了“現(xiàn)將……情況通知如下：”的一般不用。這主要是為了避免前后重復，同時也為了使行文顯得簡短精要，收到文約而事豐的效果。通知中有這種情況的占絕大多數(shù)，所以絕大多數(shù)通知不用寫特定結束語。例如：《國務院辦公廳關于繼續(xù)做好房地產市場調控工作的通知》(國辦發(fā)〔2013〕17號)因為開頭有“為繼續(xù)做好今年房地產市場調控工作，促進房地產市場平穩(wěn)健康發(fā)展，經國務院同意，現(xiàn)就有關問題通知如下：”這樣的表述，所以結尾再沒有使用也不能使用“特此通知”。

　　3.通知本身已經有了結尾部分的一般不用。通知的結束語，除了使用專用術語“特此通知”外，還常用以下三種寫法。(1)總結式結尾：總結全文內容，以深化觀點，加深讀者印象;(2)希望式結尾：發(fā)出號召，提出希望，展望未來，激勵斗志;(3)說明式結尾：說明生效與施行時間、適用對象及有關事項。如果通知已經以這幾種方式收束全文，后面就沒有必要書寫“特此通知”了。例如《國務院辦公廳關于2014年部分節(jié)假日安排的通知》(國辦發(fā)明電

　　〔2013〕28號)的結尾是這樣寫的：節(jié)假日期間，各地區(qū)、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作，遇有重大突發(fā)事件，要按規(guī)定及時報告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節(jié)日假期。這里采用的就是希望式結尾，所以后面就不再用特定結束語了。

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