合同管理暫行辦法
為加強(qiáng)合同管理工作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)各方的合法權(quán)益，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合實(shí)際，特制定合同管理暫行辦法。
合同管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為了規(guī)范和加強(qiáng)裝飾安裝工程有限公司 (以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)的合同管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本暫行辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)合同，是指公司及其所屬分公司與自然人、法人和其他組織等平等主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各種協(xié)議。
公司其控股子公司的合同管理，參照本辦法執(zhí)行。
公司及其控股子公司的勞動(dòng)合同管理，不適用本辦法，按照公司有關(guān)規(guī)定辦理;借款合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、擔(dān)保合同按公司財(cái)務(wù)部門(mén)要求執(zhí)行。
第三條 公司建立統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)管理、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)的合同管理體制。
第四條 公司對(duì)合同實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理。
第二章 管理權(quán)限及管理機(jī)構(gòu)
第五條 公司按照合同性質(zhì)和標(biāo)的額劃分合同管理權(quán)限，施行“誰(shuí)訂立，誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。
第十條 公司各部門(mén)既是合同的承辦部門(mén)，又是合同的審查部門(mén)。按職責(zé)承辦本部門(mén)職責(zé)要求申報(bào)的項(xiàng)目合同，負(fù)責(zé)本部門(mén)合同項(xiàng)目的立項(xiàng)、組織談判、會(huì)簽審批和履行，履行下列職責(zé)：
1、根據(jù)本辦法制定本部門(mén)合同管理相關(guān)規(guī)定并組織實(shí)施。
2、負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)分工范圍內(nèi)的合同談判、擬定合同基本條款;如涉及公司內(nèi)部多個(gè)部門(mén)，應(yīng)事先進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商，統(tǒng)一意見(jiàn)，確定牽頭部門(mén)主辦合同，其它部門(mén)給予積極配合。
3、全面準(zhǔn)確的填寫(xiě)合同條款，按公司規(guī)定組織合同評(píng)審，辦理合同送審、報(bào)批、蓋章及送交存檔手續(xù)(見(jiàn)附件一：合同審批會(huì)簽單)。
4、負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，確保合同履約率，收集匯總合同相對(duì)方意見(jiàn)。
5、及時(shí)辦理合同變更、解除等手續(xù)，并報(bào)主管部門(mén)及分管副總審核、批準(zhǔn)。
6、及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)送合同正本及與合同有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更
等資料，并及時(shí)向法律合約部反應(yīng)履約過(guò)程中出現(xiàn)的各種法律問(wèn)題。
7、參與本單位重要合同項(xiàng)目的法律論證、談判、合同文本起草;參與合同結(jié)算付款，監(jiān)督、檢查合同履行情況。
8、參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟等工作，負(fù)責(zé)提供有關(guān)的一切工作。
9、安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理工作，做好本部門(mén)合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作，建立本部門(mén)合同臺(tái)賬，負(fù)責(zé)本單位合同信息的匯總、編制、統(tǒng)計(jì)分析，并按規(guī)定向公司合同管理部門(mén)報(bào)送材料。
10、及時(shí)向合同存檔部門(mén)辦理合同歸檔工作。
11、公司合同管理部門(mén)要求履行的其他職責(zé)。
第七條 公司控股子公司、分公司在公司授權(quán)范圍內(nèi)其經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)管理本辦法
第六條規(guī)定之外的.各類(lèi)合同。
沒(méi)有辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照的公司直屬分支機(jī)構(gòu)、臨時(shí)駐外機(jī)構(gòu)等，可在公司進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)授權(quán)的范圍內(nèi)管理對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同。
第八條 未經(jīng)公司批準(zhǔn)或授權(quán)，禁止任何所屬部門(mén)對(duì)外簽訂任何合同。
第九條 公司法律合約部是公司合同管理部門(mén)，全面負(fù)責(zé)本單位的合同管理工作，履行下列職責(zé)：
1、根據(jù)本辦法制定本單位合同管理相關(guān)規(guī)定并組織實(shí)施。
2、負(fù)責(zé)本單位合同的法律審查、簽訂審批、合同爭(zhēng)議糾紛處理等事項(xiàng);
3、負(fù)責(zé)制定和修改公司合同管理相關(guān)制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4、參與公司重大合同項(xiàng)目的談判、法律論證、文本起草和招投標(biāo)工作。
5、對(duì)公司管理的合同進(jìn)行法律審查，辦理授權(quán)手續(xù)，具有法律否決權(quán)。
6、組織審查各部門(mén)上報(bào)審批的合同，辦理會(huì)簽審批、授權(quán)手續(xù)。
7、參與合同結(jié)算價(jià)款審查，監(jiān)督、檢查合同履行情況;
8、按照管理權(quán)限組織處理合同糾紛。
9、負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章管理、合同信息的匯總、編制、統(tǒng)計(jì)分析等合同基礎(chǔ)管理工作，并按檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。
10、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、考核公司及分公司、子公司合同管理工作。
11、制訂并推廣使用公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本。
12、公司賦予的其它合同管理職責(zé)。
第三章 合同訂立
第十條 訂立合同應(yīng)當(dāng)按照立項(xiàng)、選商、談判、會(huì)簽審查、審批、簽字或授權(quán)簽字、蓋章的程序進(jìn)行。
任何單位和個(gè)人不得違反程序訂立合同。對(duì)于大量發(fā)生的小額交易且采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同，或情勢(shì)緊急的項(xiàng)目合同，程序可以適當(dāng)簡(jiǎn)化。
第十一條 公司及所屬單位對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)，除即時(shí)清結(jié)外，必須事先訂立書(shū)面合同。應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而沒(méi)有訂立的，財(cái)務(wù)部門(mén)不予結(jié)算。
第十二條 訂立合同應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定，做到合同主體、內(nèi)容、形式合法。合同主體應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：
(一)法人單位(含全資子公司和控股公司)在合同管理權(quán)限內(nèi)或公司授權(quán)范圍內(nèi)以該法人的名義訂立合同，禁止以其職能部門(mén)、分公司或負(fù)責(zé)人的名義訂立合同;
(二)已辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照的非法人分支機(jī)構(gòu)(分公司)，經(jīng)公司授權(quán)的，可以該分支機(jī)構(gòu)的名義訂立合同;
(三)未辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照的單位經(jīng)公司授權(quán)以其所從屬的法人或已辦理營(yíng)業(yè)登記的非法人分支機(jī)構(gòu)名義訂立合同。
第十三條 合同條款應(yīng)當(dāng)齊備、完整。合同當(dāng)事人約定權(quán)利和義務(wù)，應(yīng)當(dāng)具體、明確，不得出現(xiàn)容易產(chǎn)生歧義或含混不清的條款。合同中的專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)、專(zhuān)有詞匯應(yīng)當(dāng)設(shè)專(zhuān)款定義解釋。
合同一般包括以下條款：
(一)當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所;
(二)標(biāo)的物;
(三)數(shù)量;
(四)質(zhì)量;
(五)價(jià)款或報(bào)金(單價(jià)、總價(jià)、費(fèi)用明細(xì));
(六)履行期限、地點(diǎn)和方式;
(七)雙方權(quán)利和義務(wù);
(八)違約責(zé)任;
(九)解決爭(zhēng)議的方法;
(十)公司檔案管理要求的相關(guān)內(nèi)容;
(十一)雙方約定的其它條款。
第四章 合同立項(xiàng)、選商、談判
第十四條 簽訂合同的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)列入公司計(jì)劃(如高層會(huì)決議、材料申購(gòu)單等)或財(cái)務(wù)預(yù)算。未列入計(jì)劃和預(yù)算的合同項(xiàng)目，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定報(bào)批后由計(jì)劃和財(cái)務(wù)部門(mén)相應(yīng)調(diào)整計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算。
第十五條 工程施工類(lèi)合同(含建筑總包、專(zhuān)業(yè)分包等)選擇相對(duì)人，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)采取招標(biāo)方式選擇合同相對(duì)人的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照招投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行;邀請(qǐng)招標(biāo)或發(fā)包人指定分包時(shí)，應(yīng)基于公平公正原則，遵守法規(guī)行規(guī)簽訂合同。禁止公司任何單位和個(gè)人干預(yù)投標(biāo)，暗示陪標(biāo)或圍標(biāo)，禁止暗箱操作、進(jìn)行商業(yè)賄賂等違法行為。
第十五條 采購(gòu)類(lèi)合同(含勞務(wù)、材料、機(jī)械設(shè)備等)選擇相對(duì)人，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照市場(chǎng)準(zhǔn)入條件和規(guī)定，通過(guò)比選和競(jìng)爭(zhēng)方式進(jìn)行。按規(guī)定應(yīng)當(dāng)采取招標(biāo)方式選擇合同相對(duì)人的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照招投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。任何單位和個(gè)人不得違規(guī)干預(yù)選商活動(dòng)，不得暗箱操作、收受商業(yè)賄賂。
第十六條 合同談判由合同承辦部門(mén)或單位負(fù)責(zé)牽頭組織，并要求合同相對(duì)人提供下列資料，查驗(yàn)其真實(shí)性：
(一)經(jīng)工商行政管理部門(mén)年檢合格、并加蓋合同相對(duì)人印章的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證復(fù)印件;合同相對(duì)人是自然人的，應(yīng)當(dāng)提供該自然人身份證的復(fù)印件。
(二)資質(zhì)等級(jí)證書(shū)(如安全生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書(shū))及涉及許可經(jīng)營(yíng)的許可文件。
(三)法定代表人或負(fù)責(zé)人的身份證明書(shū)，受托人的授權(quán)委托書(shū)，受托人的身份證明。
(四)能夠證明其履約能力的有關(guān)資信資料。
(五)需要合同相對(duì)人提供的其他資料。
第十七條 合同談判組織者要做好談判前的相關(guān)準(zhǔn)備工作，一般應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)合同管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)的人員參加，按專(zhuān)業(yè)和職責(zé)分工歸口把關(guān)，初步議定合同內(nèi)容、價(jià)款等目標(biāo)值，確定談判的主談人和談判方案，并做好談判記錄。
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