公司采購合同管理制度

時間：2020-08-24 11:38:52 合同法規(guī) 我要投稿

公司采購合同管理制度范本

　　為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定公司采購合同管理制度范本。

公司采購合同管理制度范本

　　公司采購合同管理制度范本篇一

　　1、合同簽訂必須包含以下內(nèi)容：合同簽訂前必須完成對供貨商的資格審查工作，業(yè)主有要求時，對產(chǎn)品樣本和資格確認應(yīng)有業(yè)主或監(jiān)理代表的文字確認。

　　1) 產(chǎn)品的規(guī)格型號

　　2)產(chǎn)品數(shù)量

　　3)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

　　4)產(chǎn)品價格和支付方式

　　5)產(chǎn)品供貨日期

　　6)雙方違約責(zé)任

　　2、合同必須按項目和編號進行管理

　　編號管理原則：XXX(采購工程師姓名漢字拼音的第一個字母)—XXXXX(項目名稱的漢語拼音的第一個字母)—001

　　1)合同簽訂后，正本必須交公司采購部統(tǒng)一歸檔。

　　2)交工地財務(wù)復(fù)印件一份。

　　3)項目結(jié)束后，由采購工程師自行整理成卷報公司存檔。

　　3、采購工程師是項目采購合同執(zhí)行人和監(jiān)督人，對合同的履約負有完全的責(zé)任，由公司本部簽訂的合同也由現(xiàn)場采購工程師負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行(合同由公司負責(zé)遞至工地)。在合同執(zhí)行的過程中，要匯同現(xiàn)場專業(yè)工程師共同對產(chǎn)品的供貨質(zhì)量重點負責(zé)。發(fā)現(xiàn)問題及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時做好換貨、退貨或終止合同的工作。

　　公司采購合同管理制度范本篇二

　　總則

　　1. 為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

　　2. 本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。

　　采購合同的編寫

　　1. 公司辦公室是采購合同的對口管理單位，負責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

　　2. 公司一次性采購物品金額高于訂合同。

　　3. 采購合同的編寫程序。

　　1) 選擇供應(yīng)商。必須是公司認可合格供應(yīng)商。

　　2) 進行談判。采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應(yīng)商。

　　3) 擬定草案并評審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送財務(wù)審核及總經(jīng)理\分管副總進行審批。

　　4) 擬寫正式的采購合同。采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、財務(wù)及總經(jīng)理\分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。

　　4. 正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內(nèi)容。

　　1) 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

　　2) 采購物品的單價、總價。

　　3) 采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。

　　4) 采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。

　　5) 采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

　　6) 采購物品的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式。

　　7) 付款方式和期限。

　　8) 售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

　　9) 違約責(zé)任和解決爭議的方法。

　　5. 采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

　　采購合同的簽訂

　　1. 與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗其委托證明。

　　2. 公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

　　3. 對于金額在1萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

　　4. 簽訂后的合同由財務(wù)部保管。

　　采購合同的執(zhí)行與控制

　　1. 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，使供應(yīng)商及時準(zhǔn)備公司所需的物品。

　　2. 采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進行處理。

　　3. 采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書

　　面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

　　4. 對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應(yīng)商進行聯(lián)絡(luò)，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

　　5. 在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠及時供應(yīng)，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。

　　6. 采購部應(yīng)本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。

　　采購合同的修改與終止

　　1. 在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進行執(zhí)行。

　　2. 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化(例如原材料價格或工資出現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價格交貨)采購部可與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

　　3. 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨，采購部經(jīng)過核實后，可與供應(yīng)商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

　　4. 有下列情形之一者，視為合同終止。

　　1) 因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

　　2) 因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

　　3) 出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

　　4) 逾期沒有履行合同約定的。

　　5) 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

　　公司采購合同管理制度范本篇三

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規(guī)定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應(yīng)包括以下要素：

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　�、� 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。

　　3. 請購單及其提報規(guī)定

　�、� 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門; ⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;

　�、� 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　⑸ 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　�、� 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。

　�、� 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

　�、驼堎弳蔚母暮脱a充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　�、� 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;

　�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1. 請購的接收要點

　　⑴ 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　�、� 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、� 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發(fā)規(guī)定

　�、� 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理;

　�、� 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;

　�、� 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;

　�、� 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3. 采購周期的規(guī)定

　�、� 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;

　�、� 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天; ⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)

　　時應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;

　�、� 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。

　　三. 詢價及其規(guī)定

　　1. 詢價前應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的`供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認;

　　2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

　　3. 收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。

　　4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標(biāo)價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結(jié)果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規(guī)定

　　1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　�、� 合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質(zhì)量保證期;

　　8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　�、� 合同簽訂及其規(guī)定

　　1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點;

　　5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

　　8) 違約責(zé)任一定要詳細、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。

　　七. 付款及合同執(zhí)行

　　1. 付款規(guī)定

　　⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　�、� 按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;

　�、� 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　2. 合同執(zhí)行

　　⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責(zé)人負責(zé)跟進，由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);

　　⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;

　　⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　�、� 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收; ⑷ 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé)任;

　�、� 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

　　2. 入庫

　�、� 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標(biāo)的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;

　�、� 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受;

　�、� 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　�、� 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定入庫。

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