怎樣寫好會(huì)議紀(jì)要
1、行文風(fēng)格：通過多次參會(huì)并觀察領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法，總結(jié)出領(lǐng)導(dǎo)的行為風(fēng)格與個(gè)人偏好，使紀(jì)要成為“領(lǐng)導(dǎo)的聲音”。
例如，我們領(lǐng)導(dǎo)傾向于執(zhí)行力第一的狼性文化，會(huì)議紀(jì)要中就要善于使用“確保完成”“切實(shí)落地”“敢想敢干”等詞匯對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行力度加以強(qiáng)調(diào)。
2、內(nèi)在邏輯：邏輯問題主要分為兩種情況：
A事先為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備了講話材料，領(lǐng)導(dǎo)也完全按照材料思路布置工作，只需根據(jù)材料對(duì)紀(jì)要進(jìn)行完善;
B事先沒有總結(jié)講話材料，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工匯報(bào)與各部門意見，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現(xiàn)較多的情況，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)有大致思路，但是可能存在相同事項(xiàng)重復(fù)說、換角度說，不同事項(xiàng)雜糅、邏輯詞混用等情況，此時(shí)需要紀(jì)要員對(duì)公司業(yè)務(wù)有一定了解，并且事先對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行過預(yù)熱，才能梳理領(lǐng)導(dǎo)的思路。
例如，我的領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)間充裕的情況下，會(huì)使用總-分-總的`結(jié)構(gòu)進(jìn)行工作布置，并且還會(huì)大量引經(jīng)據(jù)典，甚至?xí)峒叭绾巫鋈说茸h程以外的話題，這時(shí)就需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳遞的信息進(jìn)行過濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)。
3、主次分明：總經(jīng)理主持的會(huì)議大多為公司層級(jí)會(huì)議，由各部門共同參與，因而會(huì)議紀(jì)要側(cè)重宏觀工作布置，強(qiáng)調(diào)高度與方向;而部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議則往往以某一議題為主，側(cè)重對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的細(xì)化與分解，強(qiáng)調(diào)可控與執(zhí)行。因此，對(duì)會(huì)議層級(jí)與規(guī)模的知悉是區(qū)分紀(jì)要內(nèi)容取舍的前提。
例如，在總經(jīng)理的會(huì)議紀(jì)要中，往往需要對(duì)各部門的質(zhì)詢、項(xiàng)目反饋的過程進(jìn)行弱化，而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話上。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)對(duì)某部門的意見表示贊同，也可能在某部門提出看似合理的意見之后不置可否，該選擇那些內(nèi)容寫入紀(jì)要，則是紀(jì)要員長(zhǎng)久積累之后的微妙考量。
4、合理取舍：“未經(jīng)敘述的事情從未發(fā)生”，紀(jì)要的本質(zhì)也正是如此，會(huì)議中并不是所有結(jié)論都適合寫入紀(jì)要，有的決議只能讓參會(huì)人心領(lǐng)神會(huì)而不宜記錄，有的則是這需要記錄員對(duì)會(huì)場(chǎng)的利益關(guān)系、人際關(guān)系進(jìn)行權(quán)衡后進(jìn)行取舍。
例如，子公司提出與母公司不同的經(jīng)營(yíng)方針，子公司表示要在各個(gè)同級(jí)公司中拉開差距等等言辭就不合適出現(xiàn)在作為憑證的會(huì)議紀(jì)要中。
5、特殊情況：上市公司具有獨(dú)立性，在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺(tái)的管控，因而在某一上市公司的紀(jì)要中不應(yīng)出現(xiàn)另一上市公司的字樣。
例如，當(dāng)所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺(tái)存在不可避免的業(yè)務(wù)往來，或是受到第三方管控，此時(shí)就需在紀(jì)要中注意措辭，保持獨(dú)立與合規(guī)。
6、紀(jì)要之外：會(huì)議紀(jì)要雖然是一項(xiàng)與純文字的工作，但是作為職場(chǎng)人，尤其在國(guó)企這樣人際關(guān)系占據(jù)重要地位的環(huán)境中，要認(rèn)識(shí)到會(huì)議紀(jì)要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是與領(lǐng)導(dǎo)、直接上級(jí)的溝通和交流，在日常的工作中加深了解，明確他們的想法和習(xí)慣，懂得他們的拳法和套路，那也同樣重要。
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