辦公職員培訓(xùn)資料

　　一、辦公室人員素質(zhì)

　　一、辦公室人員的職業(yè)道德要求

　　1、忠于職守2、嚴(yán)守機密3、恪守信用4、甘當(dāng)無名英雄5、增強主動性和創(chuàng)新意識6、注意自己的言行舉止

　　二、對辦公室人員的知識要求

　　1、熟悉法律、法規(guī)知識2、學(xué)習(xí)外語知識3、掌握電子商務(wù)知識

　　三、基本功要求

　　1、口頭表達能力：應(yīng)該口語標(biāo)準(zhǔn)、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷。

　　2、書面表達能力：要熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。

　　3、辦事能力：能分清輕重緩急，做到不誤事，不拖事，統(tǒng)籌安排工作。

　　4、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能夠以自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。觀察時要客觀全面，抓住事物的特點和規(guī)律。

　　5、應(yīng)變能力：遇事不慌，做事處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。

　　6、心理調(diào)適能力：應(yīng)具備良好的心理狀態(tài)，在工作中應(yīng)努力培養(yǎng)積極的、自覺的、堅毅的、果斷的、理性的心理因素。

　　四、工作的原則

　　1、主動而不越位2、服從而不盲從3、溝通而不封閉4、擋駕而不阻攔

　　二、日常公務(wù)

　　一、日常工作的主要事項

　　1、日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱等事項。

　　二、接電話的技巧

　　1、接聽及時2、態(tài)度熱情3、做好電話記錄： 電話記錄應(yīng)記清以下幾方面：(單位：姓名：回電號碼：內(nèi)容要點：來電時間(準(zhǔn)確到幾點幾分)：接話人簽名：)4、講究文明禮貌

　　三、打電話的技巧

　　1、做好打前準(zhǔn)備2、語言文明禮貌3、做好電話記錄4、講求效率

　　四、怎樣保管使用公章

　　1、公章的保管

　　印章是機關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活動中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。

　　公章由單位主管指定專人保管并使用。沒有上司批準(zhǔn)，不可將公章委托他人代管。

　　2、公章的使用

　　蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。

　　做好用印登記工作，登記內(nèi)容包括用印人、事由、日期、簽發(fā)人、經(jīng)手人、印數(shù)等。

　　凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章。公章蓋在文未落款處，應(yīng)“騎年蓋月”;帶有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線上加蓋公章。

　　蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，印文清晰可識。

　　印章管理人對用印有監(jiān)視、監(jiān)督權(quán)，對于不合法或不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請求復(fù)議，不能有求必應(yīng)。

　　如因機構(gòu)變動停止使用的，應(yīng)當(dāng)將原印交回制發(fā)機關(guān)封存或銷毀。

　　五、怎樣管理和使用介紹信

　　1、介紹信的含義和作用

　　介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用來向有關(guān)單位介紹前去聯(lián)系的派遣人的情況與任務(wù)的一種專用信件。它具有介紹與證明兩種作用。

　　最常用的介紹信有兩種：書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。

　　2、介紹信的管理

　　介紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視，不可缺頁和丟失。

　　3、介紹信的使用

　　領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，不得擅自開具發(fā)放。

　　六、怎樣做好督查工作

　　1、督查工作的涵義

　　督查，是指協(xié)助上司，對決策的實行情況進行督促、檢查。督查包含督辦和查辦的含義。

　　2、督查工作的原則

　　⑴遵守上司負(fù)責(zé)、工作人員承辦的原則。⑵堅持實事求是的原則。⑶應(yīng)堅持分工合作，不能越俎代皰。

　　3、督查工作的程序

　�、帕㈨棥＂仆ㄖ�。⑶催辦與調(diào)查。⑷請示。⑸結(jié)案歸檔。

　　三、文件管理

　　一、文件管理常識

　　1、什么是文件

　　文件是各級組織傳達方針、政策，下達指示，匯報工作，交流經(jīng)驗，聯(lián)系上下左右的工具。

　　2、什么是文件管理

　　文件管理是辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)處理文件的一個工作系統(tǒng)，文件管理是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)。

　　文件管理不僅能迅速、準(zhǔn)確地傳達、落實上司的各項決策，而且對提高工作效率有著重要意義。

　　3、文件管理的特性

　　文件管理具有及時性、準(zhǔn)確性、重要性。

　　二、怎樣做好文件傳閱工作

　　1、做好文件登記工作

　　2、文件傳閱規(guī)則

　�、盼募�傳閱的順序，一般應(yīng)先送給組織的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送與其他有關(guān)需要閱知的對象。

　�、朴龅轿募�人數(shù)少，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦的順序依次進行。

　�、菢I(yè)務(wù)性的文件一般先送主辦部門辦理，后據(jù)批辦所規(guī)定的閱知范圍逐一傳送。

　�、人�有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。

　　⑸每份傳閱的文件，文書人員要在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。

　　3、文件傳閱完畢

　　要將文件收集齊全，有查考價值的文件要收齊，編卷號，及時歸檔;沒有查考價值的文件，應(yīng)按規(guī)定進行銷毀。

　　三、怎樣做好文件借閱工作

　　1、借閱范圍

　　只有發(fā)文單位規(guī)定的閱讀范圍以內(nèi)的人，才可傳閱;不屬應(yīng)閱范圍的人要借閱文件，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2、建立文件借閱登記薄

　　文件登記薄應(yīng)包括借閱時間、文件標(biāo)題、文件字號、人數(shù)、借閱人、退還時間等項，每個人都必須認(rèn)真填寫。

　　3、及時清理

　　對于自己管理的文件要及時檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，要主動、及時上報，以求迅速解決。

　　4、遵守保密規(guī)則

　　對于保密文件，要按文件保密的要求嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)隨時請示領(lǐng)導(dǎo)，借出時應(yīng)交待清楚注意事項。

　　四、文件的存放工作

　　1、對未辦畢文件的存放

　　對未辦畢或未歸檔的文件，一般采用硬殼文件夾分類存放。每個夾最好有個目錄，以便查找。

　　2、對已辦畢文件的存放

　　⑴對已辦畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，為了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要進行文件立卷工作。

　�、莆募�立卷是指按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

　�、枪ぷ骰顒又行纬珊褪褂玫奈募�以及其他有關(guān)的材料，如照片、圖表、膠片、錄像帶、磁盤等應(yīng)由文書部門逐年移交給檔案室集中保管。

　　五、辦公室應(yīng)裝備參考資料

　　1、新知識資料2、決策參考的資料3、上司日常所需資料4、歷史憑據(jù)資料

　　5、辦公室使用資料

　　六、辦公室資料的收集渠道

　　1、訂購是獲取資料的主要渠道2、通過交換獲取資料3、利用互聯(lián)網(wǎng)獲取資料4、從圖書館獲取資料5、從各種會議獲取資料

　　七、怎樣積累辦公室資料

　　1、了解本組織的工作2、日積月累3及時整理

　　八、怎樣管理好辦公室資料

　　1、 篩選2、登記3、分類4、編目5、微機管理

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