推薦信的格式排版
稱謂篇：
說(shuō)到信件的稱謂，這個(gè)方面是很有學(xué)問(wèn)的。不同身份和學(xué)術(shù)背景的推薦人， 推薦信所用的稱謂也不一樣。比如我們一般稱呼自己的導(dǎo)師為“李老師，張老師”。而我們稱呼自己的同學(xué)就可以直呼其名。甚至有時(shí)候我們會(huì)給我們非常要好的朋友一個(gè)特殊的稱謂或者叫外號(hào)，這樣顯得親切一些。推薦信的道理類似于此。下面，我們就分別分析幾種推薦信常用的稱謂以及與之較為符合的推薦人身份。
1. Dear Professor，To Whom It May Concern (通用表達(dá)方式)
這兩種稱謂使用起來(lái)非常得心應(yīng)手，而且應(yīng)用的推薦人人群比較廣泛。一般來(lái)說(shuō)，無(wú)論教授的背景如何，亦或是公司領(lǐng)導(dǎo)及其他社會(huì)人士，基本都可以用這種稱謂。其中，Dear Professor這種用法是將對(duì)方學(xué)校錄取辦的所有老師統(tǒng)一成為教授。(現(xiàn)實(shí)中一般也都是教授)所以這種方法比較通用。To whom it may concern這種用法是作為公函的一種相對(duì)官方格式。如果我們用Microsoft Word做推薦信的話，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)基本在開(kāi)頭打出“To Whom”這兩個(gè)單詞的時(shí)候，后面的 “it may concern”會(huì)隨之而出。這進(jìn)一步說(shuō)明這種方式國(guó)外人的信件中也是比較常用的。
2. Dear Admission Committee, Dear Admission Office, Dear Committee /Officer
一般情況下，對(duì)留學(xué)申請(qǐng)和對(duì)方大學(xué)的招生錄取機(jī)構(gòu)的構(gòu)成比較了解的教授作為推薦人的時(shí)候，采用較多的是這種方式。比如，你的推薦人本身就是國(guó)外大學(xué)畢業(yè)的，或者說(shuō)和國(guó)外的某些大學(xué)經(jīng)常會(huì)有一些學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的話，是可以考慮用以上三中稱謂之一的。反之，如果你的推薦人是你公司的boss，沒(méi)怎么出過(guò)國(guó)，從國(guó)內(nèi)大學(xué)畢業(yè)出來(lái)后直接下海經(jīng)商的那種，在其推薦信開(kāi)頭很官方的寫(xiě)出“尊敬的錄取委員會(huì)”，是不是感覺(jué)有點(diǎn)不靠譜呢?
3. Dear colleagues
這是一種很不“謙虛”的稱謂方式。如果你的推薦人是一名在國(guó)內(nèi)和國(guó)外都很知名，享有很高聲譽(yù)的教授，那我們可以用這種稱謂方式。使用這種稱謂方式的推薦人首先一定是教授。因?yàn)橹挥薪淌谂c教授之間一般才用“同事”相稱。其次，用這種方式的推薦人最好是國(guó)內(nèi)外知名教授。從某種意義上說(shuō)，這種稱謂會(huì)把推薦人放在一個(gè)很高的位置上，即不失謙虛的風(fēng)度，又能體現(xiàn)出其身份。
4. Dear Sir or Madam
這是一種比較偏重于社會(huì)性的公文稱謂。sir和madam一出，其商業(yè)氣息就已經(jīng)很明顯了。這種稱謂方式一般用于公司的領(lǐng)導(dǎo)或者其他社會(huì)性質(zhì)很深的`人做推薦的時(shí)候經(jīng)常使用。
總之，不同的稱謂多多少少會(huì)出現(xiàn)不同的效果。切記，三封推薦信的開(kāi)頭稱謂，最好要區(qū)分開(kāi)。因?yàn)椴煌娜藢?xiě)推薦信的時(shí)候，大家都用一個(gè)稱謂會(huì)讓人感覺(jué)很奇怪的。
首段篇：
推薦信的首段也有其共同和不同之處。共同之處在于從其內(nèi)容上，一定要表達(dá)一個(gè)意思：“我很樂(lè)意推薦這個(gè)學(xué)生”。一般來(lái)說(shuō)，第一段只要表達(dá)出來(lái)這個(gè)意思就足夠了，所以一般不會(huì)太長(zhǎng)。也有一些推薦信在第一段同時(shí)表達(dá)出了推薦人與被推薦人的認(rèn)識(shí)時(shí)間，初次認(rèn)識(shí)地點(diǎn)等信息。這也是可以的。這些信息同時(shí)也可以放到第二段的開(kāi)頭來(lái)表達(dá)。
其實(shí)相同的東西我們是很容易能夠做到的。然而不同的東西我們有些時(shí)候就不好把握了。推薦信首段，包括后面主體段落的最大不同點(diǎn)是在于語(yǔ)言風(fēng)格。不同身份的人，說(shuō)出來(lái)的話也不一樣。下面我大致從幾個(gè)方面來(lái)說(shuō)：
1. 知名教授推薦信第一段永遠(yuǎn)不會(huì)濃墨重彩的表達(dá)其推薦你的決心和熱情。編寫(xiě)的時(shí)候要冷靜客觀。
一個(gè)是推薦方，知名教授，每天參加各種各樣的學(xué)術(shù)活動(dòng)�，F(xiàn)實(shí)中他和你待在一起的時(shí)間一年也許都不超過(guò)一個(gè)月(除非他是你的導(dǎo)師)。一個(gè)是被推薦方，普通學(xué)生。這種情況我們可以將其形容成為“門不當(dāng)戶不對(duì)”。這種情況，換成誰(shuí)，也會(huì)冷靜客觀的對(duì)你進(jìn)行推薦，而不是上演那種激情澎湃版。
例如：
As the advisor of Zhang San, I am very glad to recommend him for a place into your program. (蜻蜓點(diǎn)水，一帶而過(guò)。)
再例如：
I am XXX, associated professor of XXX University as well as Zhang San’s advisor in his graduation period. Taking his good performances into full account, I would like to write this letter of recommendation in a hope that it will be helpful for his application.(冷靜，客觀充分考慮版，集中體現(xiàn)其教授的‘范兒’)
2. 班主任推薦要激情澎湃，因?yàn)榘嘀魅问且粋�(gè)無(wú)論從學(xué)習(xí)還是從生活上和你的接觸比較全面的一個(gè)角色。
相對(duì)于教授來(lái)說(shuō)，班主任可能更了解你。所以，從推薦信首段的用詞上面，要更注重激情澎湃。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候可以體現(xiàn)出“她覺(jué)得不推薦你都不行”那種感覺(jué)。
例如：
I am the class advisor of Zhang San and I would like to lend my greatest enthusiasm to recommend such an excellent student into your esteemed university. It is just our daily contacts that left me a good impression for his comprehensive abilities and personal qualities, and enable me to write this letter for him without any hesitation. (班主任之“啰嗦”版)
3. 公司領(lǐng)導(dǎo)推薦，可以適當(dāng)夸張，而更重要的是要體現(xiàn)出符合身份的商業(yè)氣息。
公司領(lǐng)導(dǎo)推薦其實(shí)已經(jīng)脫離了學(xué)校和學(xué)術(shù)這個(gè)層面。而是你工作能力的集中體現(xiàn)。所以這類人寫(xiě)推薦信的時(shí)候一般會(huì)比較夸張。同時(shí)，豐富的社會(huì)閱歷以及復(fù)雜的社會(huì)交往往往教會(huì)他們?nèi)绾沃t虛圓滑的對(duì)待事情。
例如：
It is my great honor to recommend Zhang San into your gorgeous learning institute. As the direct leader of Zhang in business, he left me deep impressions for his strong working and organizing abilities. Excellent learning capacity and business performances make him a professional man, while his kind heart makes him a welcomed one. So I sincerely hope for your every consideration on his application. (雖然啰嗦一些，但是不乏商業(yè)氣息。一個(gè)honor完美呈現(xiàn)出推薦人的謙虛，而對(duì)學(xué)校的高調(diào)稱呼‘gorgeous learning institute’也體現(xiàn)出其社會(huì)性語(yǔ)言特點(diǎn)。)
總而言之，推薦信首段所傳遞的信息其實(shí)很簡(jiǎn)單。我們可以多包含一些信息，也可以處理的很簡(jiǎn)單。但是，無(wú)論從語(yǔ)言還是內(nèi)容上，針對(duì)不同推薦人的不同身份，我們的三封推薦信從風(fēng)格上都要根據(jù)推薦人的不同身份進(jìn)行必要的區(qū)分。
核心段落：
從語(yǔ)言上說(shuō)，我想上面對(duì)于首段的介紹已經(jīng)足夠說(shuō)明問(wèn)題了。從內(nèi)容上說(shuō)，核心段落主要體現(xiàn)的是推薦人主要推薦你什么樣的能力。這就是我們?yōu)槭裁匆疑矸莶煌耐扑]人進(jìn)行推薦的主要原因。一般來(lái)說(shuō)，分為以下幾種情況：
教授或者導(dǎo)師：主要推薦你的學(xué)習(xí)能力，研究能力，學(xué)習(xí)態(tài)度，學(xué)術(shù)研究深度等。
班主任或者老師：主要推薦你的學(xué)習(xí)能力，組織能力，樂(lè)于助人的精神，團(tuán)隊(duì)精神等。
上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)：主要推薦你的工作能力，工作態(tài)度，學(xué)以致用的能力，在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和處理問(wèn)題的能力等。
結(jié)尾段落：
尾段一般來(lái)說(shuō)主要承載的信息點(diǎn)就是進(jìn)一步說(shuō)明推薦人對(duì)學(xué)生的認(rèn)可。推薦信可以是三段，也可以是四段。但是主要分為三個(gè)部分。首段提出推薦這個(gè)學(xué)生的事實(shí)，核心部分進(jìn)行詳細(xì)闡述，闡述推薦的原因。尾段是結(jié)論段。但是尾段和首段從內(nèi)容上雖然是相似的，但是語(yǔ)言要發(fā)生一定的變化。要不然人家會(huì)認(rèn)為你一碗豆腐豆腐一碗的說(shuō)一個(gè)事情。下面，就舉個(gè)例子說(shuō)明吧。
例如：
Through my integrated observations on Zhang San, I have every reason to believe that he is just the potential individual into your esteemed university and I do hope that my recommendation will be of any help for his application. If any further information needed, please do not hesitate to contact with me directly. Thank you!(總結(jié)并相信該生出國(guó)是最好的選擇，無(wú)論對(duì)該生還是對(duì)貴校都是一筆財(cái)富。并且表示如果能錄取該生我會(huì)非常高興并非常樂(lè)意給予申請(qǐng)后期的任何配合。)
落款：
有人說(shuō)，態(tài)度決定一切，細(xì)節(jié)決定成敗。雖然推薦信落款很簡(jiǎn)單，但是如果我們把這個(gè)細(xì)節(jié)做好了，也就離成功更近了一步。還是那句話，三個(gè)推薦人所使用的落款，不一定都是一樣的。所以，在我們自己寫(xiě)推薦信的時(shí)候一定要注意。只有多加注意才能充分保證推薦信的真實(shí)感。落款的“款式”有很多，例如：Yours sincerely, Yours Faithfully, Yours truly, Best, Best wishes等等。要注意區(qū)分使用。
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