文資料管理制度

時間：2022-08-31 17:22:04 制度我要投稿

公司資料管理制度推薦度：
檔案資料管理制度推薦度：
客戶資料管理制度推薦度：
技術資料管理制度推薦度：
公司文件資料管理制度推薦度：
相關推薦

文資料管理制度

　　在我們平凡的日常里，人們運用到制度的場合不斷增多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？下面是小編精心整理的文資料管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文資料管理制度

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規(guī)范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務資料等。

　　3職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1文件資料的歸檔范圍

　　a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。

　　c.經營財務:經營合同、財務資料。

　　d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。

　　e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養(yǎng)護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養(yǎng)資料。

　　f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的`完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。

　　b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。

　　c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱