小區(qū)檔案管理制度4篇

　　在充滿活力，日益開放的今天，越來越多人會去使用制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的小區(qū)檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區(qū)檔案管理制度1

　　管理處的服務過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務場地管理,也是面對業(yè)主各類服務關系。管理處的工作質量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務:

　　管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業(yè)主檔案及服務內容,才可能更好的服務業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的'日常工作包括:

　　及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調與業(yè)主之間的關系,加強橫向溝通;

　　做好與業(yè)主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

　　接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料:

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時填具之資料

　　業(yè)主資料補充

　　業(yè)主聯(lián)絡資料

　　緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　管理人員在日常職務常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來文件

　　業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄

　　業(yè)主請修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

小區(qū)檔案管理制度2

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的`檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

小區(qū)檔案管理制度3

　　1.按規(guī)劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規(guī)劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續(xù)

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　�、糯苯ㄊ�、結施竣工圖，建材合格證、分項分部評定資料;

　　⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖，分項、分部質檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質量保證書

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質證書

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方的責、權、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實施意見

　　5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方責、權、利明確總戶數(shù)戶，入住戶，入住率為，簽定的前期物業(yè)管理服務合同為份。(文件柜放置于)

　　6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關規(guī)定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的`來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　�、胖伟补芾碇贫�

　�、葡�防管理制度

　�、情T衛(wèi)管理制度

　�、葯C動車停車場管理制度

　�、煞菣C動車管理制度

　�、恃b修管理規(guī)定

　　3)政府有關文件

　　8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立，并按規(guī)章制度履行職責

　　1)業(yè)主委員會籌備工作資料

　　⑴關于組建業(yè)主委員會實施方案

　�、茦I(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調查表)

　�、菢I(yè)主委員會章程

　　9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案，并經(jīng)業(yè)主委員會同意

　　1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

　　2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質量目標書)

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料

　　10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務語言流程規(guī)范

　　3)部門職責

　　⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　�、茊T工手冊

　�、枪芾碇行穆氊�

　�、蓉攧詹柯氊�

　�、勺o衛(wèi)部內務條令、崗位職責

　　4)部門工作程序、操作程序

　　⑴財務部管理制度

　　⑵客戶服務中心工作程序

　�、枪こ滩吭O備運行維修工作程序

　�、认�防工作管理制度

　　⑸各種應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　�、苹卦L制度

　�、菣n案管理制度

　�、仍�始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　　⑴管理人員考核細則

　�、曝攧展芾砣藛T考核細則

　　⑶維修人員考核細則

　�、惹鍧崱⒕G化人員考核細則

　�、勺o衛(wèi)員考核細則

　�、首o衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛(wèi)部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛(wèi)知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　�、砰T崗值班記錄

　�、票O(jiān)控中心值班記錄

　　⑶緊急情況記錄

　�、韧＼噲鲕囕v進出原始記錄

　�、煞课菅b修管理記錄

　�、恃b飾裝修申請書、責任書

　�、酥蛋嘤涗�

　�、袒卦L記錄

　　⑼維修派工單

　�、巫�戶檔案

　�、暇S修員值班記錄

　　⑿設施設備巡查保養(yǎng)等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術人員持證上崗，員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志，工作規(guī)范，作風嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

　　2)管理中心專業(yè)技術人員資格證、操作證

　　3)護衛(wèi)員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應用計算機智能化設備等現(xiàn)代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區(qū)物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　　⑴護衛(wèi)類

　�、曝攧疹�

　�、枪芾眍�

　�、缺�潔類

　�、山�(jīng)營類

　�、嗜耸骂�

　　⑺業(yè)主委員會

　�、踢\行維修表

　　5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關規(guī)定，至少半年公開一次物業(yè)服務費用收支情況。

　　1)年月--財務收支報告

　　2)向住戶公布費用收支情況，資料照片

　　3)物業(yè)管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊，管理完善，查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統(tǒng)

　　3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

　　4)消防系統(tǒng)

　　5)背景音樂系統(tǒng)

　　6)光纖電視系統(tǒng)

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊，查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度，設立服務電話，接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理，有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛(wèi)門崗值班記錄

　　7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務的意見和建議

　　17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務工作征求意見，對合理的建議及時整改，滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實便民維修服務，承諾制，零修急修及時率為98%，以上的返修率為2%，并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

小區(qū)檔案管理制度4

　　1.0業(yè)主檔案構成規(guī)定

　　1.1業(yè)主檔案

　　1.1.1 業(yè)主個人資料

　　1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話

　　1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

　　1.1.1.4 身份證件復印件

　　1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))

　　1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

　　1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯(lián)系方式

　　1.1.2.3與業(yè)主關系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯(lián)系方式

　　1.1.3產(chǎn)籍資料

　　1.1.3.1購房合同復印件

　　1.1.3.2房地產(chǎn)權書復印件

　　1.1.3.3房屋面積測繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書

　　1.1.3.5收樓證明書及確認書

　　1.1.3.6收樓驗收表

　　1.1.3.7業(yè)主領取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書

　　1.1.3.9防火責任書

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約

　　1.1.3.12前期物業(yè)管理服務協(xié)議(如有)

　　1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務公約(細則)

　　1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協(xié)議

　　1.1.4物業(yè)使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質證書、裝修管理服務協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

　　1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

　　1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

　　1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

　　1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權書、申請書、保證書

　　1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件

　　1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)

　　2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

　　2.1業(yè)主檔案由客戶服務部設專人統(tǒng)一負責管理,客戶主管負管理責任

　　2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構成規(guī)定》逐步安善內容

　　2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

　　2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

　　2.7業(yè)主檔案的`順序登記在與內容有關和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

　　2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)

　　2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中

　　2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱

　　2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時更新

　　2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

　　2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

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