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現(xiàn)代信息技術對辦公管理應用思考
信息技術是指人類對數(shù)據(jù)、語言、文字、聲音、圖畫和影像等各種信息進行采集、處理、存儲、傳輸和檢索的經(jīng)驗、知識及其手段、工具的總和。下面是小編搜集整理的相關內(nèi)容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：隨著信息技術的迅猛發(fā)展，辦公自動化、信息產(chǎn)業(yè)化的不斷加快，傳統(tǒng)的辦公方式、辦公手段和辦公效率，已經(jīng)越來越不適應企業(yè)辦公管理的需要。同時，隨著電力行業(yè)改革的逐步深入，電網(wǎng)企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生重大變化，進一步對企業(yè)辦公管理工作提出新的要求。在這種背景下，創(chuàng)新辦公管理模式，應用先進信息技術，提升辦公管理效率和質量，努力實現(xiàn)企業(yè)辦公管理信息化，成為一個具有重要意義的研究課題。
一、辦公管理應用
現(xiàn)代信息技術的必要性現(xiàn)代信息技術是管理和處理各種信息使用的技術的總稱。通常辦公管理業(yè)務，主要是進行大量公文處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本公司、本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等�，F(xiàn)代信息技術的大力發(fā)展，正在影響甚至改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，使得辦公室自動化被越來越廣泛的應用。采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔、存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、掃描、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的最基本特征。計算機信息系統(tǒng)為規(guī)范辦公管理提供了良好平臺。信息技術在辦公管理中的應用，作用顯著，突出體現(xiàn)在以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化辦公設備和先進通信技術，廣泛、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理與決策服務，以達到提高工作效率的目的。工作創(chuàng)新源于理念創(chuàng)新，具備創(chuàng)新意識是辦公管理創(chuàng)特色、上水平的必然要求。在科技發(fā)展日新月異的今天，辦公管理應充分采用已有的一切科技成果，為我所用，以信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化提升辦公管理水平。
二、具體操作
(一)定好“整體規(guī)劃，分步實施”的調(diào)子。信息化建設和管理是一項新型的系統(tǒng)工程，在信息化項目改造中，應堅決把握“整體規(guī)劃，分步實施”的原則，著眼于企業(yè)和部門未來的長期規(guī)劃目標，真正使信息化項目適應可持續(xù)發(fā)展的需要，在各階段起到應有的作用，實現(xiàn)效益最大化。辦公管理信息系統(tǒng)在實踐過程中，可基于客觀需求，不斷加載新功能，但總體原則應該保持、不可隨意改變，始終保持整體觀念，使局部小項目全部納入部門整體規(guī)劃之內(nèi)，從而能夠服從整體管理的需要。同時，只有進行了整體設計規(guī)劃以后，才能避免企業(yè)內(nèi)部的各部門出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況，為整體數(shù)據(jù)匯總和分析奠定基礎�？梢越档驼麄�系統(tǒng)的投資，避免資源浪費。
(二)量好“工作流程數(shù)字化”的尺子。信息化改造的過程就是把工作流程數(shù)字化的過程。在提出信息化改造時，需要有足夠的數(shù)據(jù)支持如何進行信息化改造。數(shù)據(jù)思想貫穿整個改造過程，只有具備了充分、準確的數(shù)據(jù)支持，才能定制出一個合理的工作流程。根據(jù)信息加工的過程和企業(yè)管理的實際狀況確定系統(tǒng)實施的步驟，后一步驟應以前一步驟提供的數(shù)據(jù)為基礎，作更深一步地加工，這樣信息化過程中的數(shù)據(jù)就可以逐級提煉，實現(xiàn)從低級到高級的平滑過渡。
(三)邁好“分步執(zhí)行，兼顧長遠”的步子。進行“整體規(guī)劃”，但不一定非要整體實施，根據(jù)各類、各層級企業(yè)實施信息化改造的現(xiàn)狀，深入分析，只有進行“分步實施”，才能最大限度地避免投資風險和降低投資。有針對性地“分步執(zhí)行”，可以隨時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)設計的問題并將所造成的損失降到最小。對于亟需信息化改造的項目優(yōu)先考慮，對于其它不太重要、不太緊急的改造計劃可適當推后;同時，分步執(zhí)行可以分階段評估投資效益，避免因系統(tǒng)實施周期太長而帶來的風險。由于IT業(yè)急速發(fā)展，技術革新周期的縮短，為了適應多元化發(fā)展，信息化改造項目必須兼顧長遠。有必要在做好整體規(guī)劃后，合理地分析系統(tǒng)日后的可擴展性、兼容性等因素。
三、應用意義
(一)全面整合現(xiàn)有資源。通過網(wǎng)絡技術人力資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，創(chuàng)造發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進企業(yè)發(fā)展。有效積累企業(yè)內(nèi)的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學習，快速提高業(yè)務水平，達到事半功倍的效果。建立正規(guī)、科學、開放的管理制度和文化，保持企業(yè)旺盛的生命力。
(二)進一步加快信息流通。實時發(fā)布企業(yè)級和基層單位的各種工作信息，促進各項工作的開展。加快部門和處室工作計劃的編寫上報和綜合整理，大幅度提高工作效率和工作策劃。通過在辦公管理平臺與個人手機之間以短信息形式互發(fā)臨時性通知、重點督辦工作以及其它特別信息，提高辦公室工作效率和準確度，促進各項工作的貫徹落實。通過工作信息和大事記之間的轉換功能，提高歸檔速度。員工能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關系和文化氛圍。
(三)有效規(guī)范行為流程。現(xiàn)代信息技術應用可使企業(yè)內(nèi)部活動進一步公開化、透明化，從而規(guī)范員工行為、辦公流程，建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制，讓辦公室充滿活力，促進辦公室持續(xù)發(fā)展。使員工責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。辦公室的工作效率和工作執(zhí)行力大大提高，辦公流程變得規(guī)范、有序。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。通過網(wǎng)絡而不是麻煩的電話來詢問和督辦工作進度，從而節(jié)省大量時間和精力。員工們每天都能方便記錄下當天的工作內(nèi)容和心得，領導層可以直接查看、指導。免去諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，節(jié)省資源、精力和時間。
(四)大力提升辦公效率。現(xiàn)代信息技術應用可使企業(yè)內(nèi)外信息實現(xiàn)即時化，傳遞環(huán)節(jié)減少、速度加快。有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公�？旖莸耐瑫r給大量個體終端發(fā)送手機短信，保持密切、穩(wěn)定、準確的工作聯(lián)系。員工能夠清晰的查看到自己當前領取的各項任務狀態(tài)以合理安排時間。消除打印、復印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點對點，傳遞一指通。隨時隨地都能夠在網(wǎng)上快捷地查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。
綜上所述，現(xiàn)代信息技術發(fā)展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現(xiàn)代化轉變勢在必行。事實上，現(xiàn)代信息技術能夠使得大量的信息流得到技術的關注和處理，使得企業(yè)內(nèi)部的部門層級能夠向扁平的網(wǎng)絡化轉變，最終成為柔性化狀態(tài)下的有機組織形式。信息化系統(tǒng)建設和推行如逆水行舟，不進則退，因此，我們只有不斷順應時代潮流，加大力度完善和改進，堅持以信息化帶動辦公管理自動化、現(xiàn)代化，才能充分利用現(xiàn)代信息技術帶來的好處，使企業(yè)各項活動更有效率和效益，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。
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