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如何構(gòu)建電子發(fā)票經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式論文
摘要:本文主要圍繞以電子發(fā)票為基礎(chǔ)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式展開探究，首先分析了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷和電子發(fā)票的概念及內(nèi)涵，隨后對(duì)傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式中存在的不足加以總結(jié)與歸納；其次對(duì)電子發(fā)票運(yùn)用在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式中的優(yōu)勢(shì)加以整理；最后從員工客戶端、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端、信息生成端、款項(xiàng)支付端方面，具體闡述電子發(fā)票經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的構(gòu)建，希望通過此次研究，能夠有助于經(jīng)費(fèi)報(bào)銷體系的完善，提升其信息化程度。
關(guān)鍵詞:電子發(fā)票；經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式；構(gòu)建
發(fā)票是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展過程中，由賣方向買方簽發(fā)的文本，其中需明確標(biāo)注產(chǎn)品名稱、價(jià)格、質(zhì)量等信息。傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式下，不僅工作效率偏低，而且信息準(zhǔn)確率低、難以控制。電子發(fā)票就是借助于互聯(lián)網(wǎng)渠道，經(jīng)由稅務(wù)機(jī)關(guān)相關(guān)系統(tǒng)而開具的發(fā)票，相比較于傳統(tǒng)發(fā)票而言，既不需要稅控設(shè)備，而且免除了稅務(wù)部門的登記注冊(cè)環(huán)節(jié)，顯著提升了發(fā)票辦理的便捷性和準(zhǔn)確性。
一、傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的不足
傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作中，首先由業(yè)務(wù)部門對(duì)經(jīng)費(fèi)憑證等材料加以搜集與整理，然后由財(cái)務(wù)人員審核，并在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再由財(cái)務(wù)部門結(jié)算。在該過程中，通常是以紙質(zhì)媒介作為原始憑證，而且需要由人工負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。
(一)信息不準(zhǔn)確
在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程中，原始憑證需要在財(cái)務(wù)人員的人工處理后，才能夠轉(zhuǎn)化為賬目信息，由于原始票據(jù)中信息量較大，財(cái)務(wù)人員數(shù)量較少，工作量和工作壓力相對(duì)較大，在處理會(huì)計(jì)信息過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)漏記、錯(cuò)記等問題。不僅如此，會(huì)計(jì)信息難以回溯，無法保障其信息真實(shí)性。
(二)難以控制
由于傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式下，主要以紙質(zhì)票據(jù)記錄信息，因此存在較大程度的失控風(fēng)險(xiǎn)。(1)票據(jù)核實(shí)所需消耗的時(shí)間較長(zhǎng)且難度較大，對(duì)于偽造票據(jù)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理；(2)在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的流轉(zhuǎn)過程中，可能會(huì)出現(xiàn)部分人員“搭車”的情況，侵占公家財(cái)產(chǎn)；(3)由于紙質(zhì)票據(jù)保存難度大，可能會(huì)存在業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門篡改票據(jù)信息的情況。
(三)處理效率低
由于傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷需要人工進(jìn)行操作，包括經(jīng)費(fèi)信息的流轉(zhuǎn)及審核等，原始憑證不僅數(shù)量較多而且涉及各種類型，相比之外,財(cái)務(wù)人員的數(shù)量較少，還需要嚴(yán)格的遵循復(fù)雜的會(huì)計(jì)流程進(jìn)行工作，因此工作效率相對(duì)偏低，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷周期有時(shí)會(huì)長(zhǎng)達(dá)30天甚至更久，對(duì)于經(jīng)費(fèi)報(bào)銷者和業(yè)務(wù)部門都造成了一定的不良影響。
二、電子發(fā)票報(bào)銷模式的優(yōu)勢(shì)
(一)提高會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確性
電子發(fā)票借助于信息技術(shù)對(duì)原始憑證進(jìn)行存儲(chǔ)，而且能夠完成原始憑證向記賬信息的轉(zhuǎn)化，全程保障會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其中全面且詳細(xì)的記錄產(chǎn)品或服務(wù)的交易信息，包含發(fā)票編號(hào)、交易雙方、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品價(jià)格、交易時(shí)間等，在電子信息技術(shù)的處理下，轉(zhuǎn)化過程通常僅需幾秒鐘。而會(huì)計(jì)人員無需進(jìn)行人工計(jì)算和人工流轉(zhuǎn)，僅需對(duì)會(huì)計(jì)信息的科目加以監(jiān)測(cè)即可，充分發(fā)揮了電子票據(jù)信息準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)。
(二)提升發(fā)票報(bào)銷便捷性
近年來，企業(yè)、事業(yè)單位都在積極開展信息化，但是在傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式下，稅務(wù)部門的會(huì)計(jì)信息難以實(shí)現(xiàn)共享，較大程度的限制了財(cái)務(wù)管理的信息化發(fā)展。而電子發(fā)票的運(yùn)用，則直接打破了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息處理的空間限制和時(shí)間限制，能夠借助于經(jīng)費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、隨地的會(huì)計(jì)信息共享，會(huì)計(jì)人員僅需在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中安裝適用的數(shù)據(jù)接口，就能夠?qū)⒃紤{證快速的轉(zhuǎn)化為經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息，顯著提升了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的信息化程度。
(三)壓縮經(jīng)費(fèi)報(bào)銷成本
相比較于傳統(tǒng)模式下人工操作的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)，電子發(fā)票的運(yùn)用，大幅壓縮了人力和時(shí)間兩方面的成本。首先，在當(dāng)前的信息技術(shù)上，能夠非常簡(jiǎn)便的電子發(fā)票的真?zhèn)渭右澡b別，不僅減少了偽造發(fā)票的出現(xiàn)，而且大幅減少了會(huì)計(jì)人員審核發(fā)票過程中消耗的時(shí)間；另外，電子發(fā)票的傳遞過程較為簡(jiǎn)便，能夠借助于辦公網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)等裝置，使經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息流傳在全互聯(lián)網(wǎng)中，而無需繁瑣的人工操作進(jìn)行流轉(zhuǎn)，顯著提升了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息的流傳速度；除此之外，電子發(fā)票具有便于存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，減少了傳統(tǒng)模式下復(fù)雜的流程，壓縮了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息的成本和空間。
三、基于電子發(fā)票的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的構(gòu)建
(一)員工客戶端
經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)的開端，是員工客戶端的設(shè)計(jì)，通過該環(huán)節(jié)能夠搜集會(huì)計(jì)信息。在員工客戶端設(shè)計(jì)過程中，要加強(qiáng)對(duì)其可控性的重視，避免受到空間、時(shí)間等因素的限制，要隨時(shí)隨地的將電子發(fā)票、支付方式等相關(guān)信息準(zhǔn)確的輸人到客戶端中。具體來看，員工客戶端可分為個(gè)人和企業(yè)兩種，其中個(gè)人客戶端面向員工日常開支的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息，主要包含差旅費(fèi)、公務(wù)接待等，該端口可與支付寶、網(wǎng)上銀行等移動(dòng)支付平臺(tái)相結(jié)合，首先由員工個(gè)人注冊(cè)登錄賬號(hào)，在員工產(chǎn)生可報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)后，客戶端即時(shí)記錄相關(guān)信息。而企業(yè)終端主要適用于大型交易業(yè)務(wù)，在電子發(fā)票與合同管理及資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)間建立密切關(guān)聯(lián)，在大宗業(yè)務(wù)發(fā)生后，客戶端會(huì)依據(jù)交易信息即時(shí)生成電子發(fā)票，交由經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端。
(二)信息生成端
在基于電子發(fā)票的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式下，會(huì)計(jì)信息能夠通過電子化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息保存。不僅能夠大幅減少人力成本，而且能夠防止原始憑證在記賬過程中發(fā)生的信息失真問題。具體來看，會(huì)計(jì)信息生成環(huán)節(jié)就是將經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端中產(chǎn)生的信息加以搜集與整理，并在規(guī)范的會(huì)計(jì)規(guī)則下將其程序化處理，將經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息準(zhǔn)確且真實(shí)的轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息。在此過程中，會(huì)計(jì)人員無需再承擔(dān)信息處理及轉(zhuǎn)化的工作，僅需依據(jù)會(huì)計(jì)規(guī)則對(duì)憑證加以復(fù)核即可，在減輕了會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)量的同時(shí)，也對(duì)其綜合素質(zhì)提出個(gè)更高的要求在信息生成過程中，核心問題在于報(bào)銷信息與會(huì)計(jì)科目的匹配，這就需要會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息加以解讀，并依據(jù)會(huì)計(jì)規(guī)范，確定其會(huì)計(jì)科目。
(三)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端
經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端的主要任務(wù)在于，將經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作轉(zhuǎn)移至互聯(lián)網(wǎng)中，并使用電子發(fā)票作為信息載體，完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的在線操作，突破了時(shí)間和空間因素的限制，并顯著提升其效率。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端的構(gòu)建，需要以單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，該系統(tǒng)需要具備電子簽字功能，明確用戶權(quán)限，賦予每名員工特定的編號(hào)，能夠?qū)τ脩羯矸菁右宰R(shí)別并驗(yàn)證。另外，該系統(tǒng)還需要具備良好的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與管理功能，以便對(duì)大量的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息加以存儲(chǔ)與處理，并以報(bào)表的形式表現(xiàn)。從本質(zhì)上來看，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端就是借助于電子發(fā)票為媒介，將經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)信息化，對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)加以規(guī)范化處理和管理。
(四)款項(xiàng)支付端
款項(xiàng)支付端是經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程的收官環(huán)節(jié)，同樣也是反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)落實(shí)效果的重要環(huán)節(jié)。在當(dāng)前支付手段日益多元化的背景下，為款項(xiàng)支付提供了更多便捷。借助于互聯(lián)網(wǎng)支付平臺(tái)，能夠大幅加快款項(xiàng)支付效率。在由經(jīng)費(fèi)報(bào)銷處理端搜集相關(guān)數(shù)據(jù)后，在由相關(guān)管理人員加以審核的前提下，可將數(shù)據(jù)信息整理到數(shù)據(jù)庫(kù)中，其中包括發(fā)票信息、支付信息等，隨后依照財(cái)務(wù)制度，定期由數(shù)據(jù)庫(kù)中提取支付信息，經(jīng)由在線支付渠道，完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷款項(xiàng)的快速支付。在款項(xiàng)支付端構(gòu)建過程中，需要加強(qiáng)對(duì)以下兩點(diǎn)的控制：一是確保支付數(shù)據(jù)與銀行卡數(shù)據(jù)的匹配，保障會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確率。二是要嚴(yán)格遵守資金管理制度，確�？铐�(xiàng)支付端的構(gòu)建在內(nèi)控制度允許下，并在辦公網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行規(guī)范下，由財(cái)務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的進(jìn)行審批。
參考文獻(xiàn)：
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