淺議圖書館管理工作中的規(guī)劃

淺議圖書館管理工作中的規(guī)劃

　　摘　要　本文論述了圖書館管理中規(guī)劃的地位和作用,從國(guó)際經(jīng)驗(yàn)歸納了圖書館管理的基本結(jié)構(gòu)和要素,總結(jié)了我國(guó)圖書館應(yīng)當(dāng)借鑒其法制化、重視過(guò)程、借助外部力量和重視評(píng)價(jià)與更新等特點(diǎn)。
　　
　　關(guān)鍵詞　圖書館管理　規(guī)劃

　　隨著我國(guó)正式成為世界貿(mào)易組織成員國(guó),圖書館界面臨一個(gè)向國(guó)際慣例靠攏,按規(guī)則辦事的問(wèn)題。中國(guó)圖書館行業(yè)在新世紀(jì)的發(fā)展同樣要注意在管理上的國(guó)際“接軌”,不僅我們目前的管理離國(guó)際先進(jìn)水平還有很大差距,而且“入世”以后,中國(guó)的社會(huì)組織結(jié)構(gòu)會(huì)有調(diào)整,圖書館行業(yè)面臨更大的管理挑戰(zhàn)。就以數(shù)字化為例,圖書館實(shí)施數(shù)字化的過(guò)程,必然伴隨著一個(gè)重大的管理創(chuàng)新,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明,圖書館數(shù)字化順利實(shí)施的主要障礙不是技術(shù)落后而是管理的落后。要成功地施行重大管理改革創(chuàng)新,需要我們更深刻、更系統(tǒng)地理解一些更加基礎(chǔ)的管理知識(shí)和國(guó)際經(jīng)驗(yàn)。

　　1　規(guī)劃及其在管理中的地位

　　管理是個(gè)普遍適用于包括企業(yè)和非盈利機(jī)構(gòu)在內(nèi)各種組織的概念。實(shí)際上“管理”一詞可能在不同的場(chǎng)合運(yùn)用。在最高層可能指向治理層面,即組織的基本利益構(gòu)架:如合伙制、公司制,非營(yíng)利(部門或組織) ,機(jī)構(gòu)內(nèi)從屬性質(zhì)或是慈善機(jī)構(gòu)等;在日常生活中“管理”更多的是指具體執(zhí)行層面上的規(guī)章、項(xiàng)目管理和薪酬制度等。但是這還不夠,在國(guó)外,“管理”概念還要指向組織的宏觀層面,有時(shí)被稱為經(jīng)營(yíng)管理,這里的經(jīng)營(yíng)主要是指規(guī)劃、營(yíng)銷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、流程設(shè)計(jì)等。而我們現(xiàn)在最缺乏的是對(duì)經(jīng)營(yíng)層面上的知識(shí)和認(rèn)識(shí)。

　　根據(jù)組織行為學(xué)和管理的實(shí)踐,規(guī)劃是管理者的首要任務(wù)。它包括確定目標(biāo)、建立戰(zhàn)略、制訂計(jì)劃以協(xié)調(diào)各項(xiàng)活動(dòng)。盡管存在多達(dá)幾十種管理工具,貝恩咨詢公司對(duì)全球企業(yè)組織的調(diào)查發(fā)現(xiàn),在1999年用得最多的還是戰(zhàn)略規(guī)劃( 76% ) ,使命和愿景描述( 70 % )和目標(biāo)(69 % )這三種。通過(guò)制訂規(guī)劃,管理層在變化的環(huán)境中更好地認(rèn)識(shí)自己在社會(huì)上的地位和使命,聚焦于具體的奮斗目標(biāo),確定通過(guò)計(jì)劃、項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。這是任何組織進(jìn)行規(guī)劃的目的,圖書館也不例外。近年來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃的一個(gè)趨勢(shì)就是從企業(yè)、私營(yíng)部門向公共部門和非營(yíng)利部門發(fā)展。規(guī)劃研究專家認(rèn)為:營(yíng)利或非營(yíng)利組織在規(guī)劃的目標(biāo)重點(diǎn)上當(dāng)然有區(qū)別,但是就規(guī)劃的結(jié)構(gòu)而言,沒(méi)有很大差別,倒是組織的規(guī)模大小影響更大,因此管理學(xué)的一般規(guī)劃方法也應(yīng)適用于圖書館。

　　在這里主要探討圖書館經(jīng)營(yíng)管理中規(guī)劃的應(yīng)用。什么是圖書館規(guī)劃? 圖書館作為一個(gè)組織,其規(guī)劃與一般組織并沒(méi)有什么大的區(qū)別。它說(shuō)明了組織的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到這樣一些非�；�本的問(wèn)題。美國(guó)《羅德島公共圖書館管理委員會(huì)手冊(cè)》為圖書館規(guī)劃作了如下說(shuō)明:規(guī)劃是為圖書館服務(wù)的未來(lái)所作的精心的、優(yōu)先的準(zhǔn)備方式�；�于對(duì)社區(qū)的了解、社區(qū)的期望和資源,以及對(duì)社區(qū)未來(lái)需求的合理預(yù)期所做出的長(zhǎng)期規(guī)劃將能夠使圖書館理事會(huì)和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書館服務(wù)的責(zé)任。因此可以說(shuō)規(guī)劃是圖書館為了面向未來(lái),應(yīng)付挑戰(zhàn)的最重要的管理工具。

　　2　圖書館規(guī)劃的結(jié)構(gòu)和要素

　　圖書館規(guī)劃并沒(méi)有固定的結(jié)構(gòu)和要素。但是在同一系統(tǒng)、同一地區(qū),國(guó)際圖書館界的管理當(dāng)局往往會(huì)有一定的要求。這里先舉幾個(gè)例子。

　　1997年9 月發(fā)表的《馬塞諸瑟州1998 - 2002年圖書館服務(wù)與技術(shù)法》,它規(guī)定圖書館必須制訂3—5年的長(zhǎng)期規(guī)劃,其最低限度必須包括:使命的描述、需求的描述、規(guī)劃目標(biāo)和具體目的、為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和目的行動(dòng)計(jì)劃(至少是第一年的) ,其中需說(shuō)明達(dá)到目的所需的活動(dòng),及其時(shí)間框架和其它可以衡量的指標(biāo)、關(guān)于規(guī)劃方法的簡(jiǎn)單敘述、管理委員會(huì)的批準(zhǔn),最后,每年10月要根據(jù)規(guī)劃對(duì)下一年度作出更新。

　　威斯康星州公共事物指導(dǎo)部根據(jù)1998年7月生效的該州圖書館法修訂版,提供了郡圖書館規(guī)劃樣本,其結(jié)構(gòu)如下:

　　1)使命描述; 2)背景; 3)目前圖書館對(duì)本郡居民所提供的服務(wù); 4)當(dāng)前圖書館對(duì)本郡居民提供服務(wù)的資金來(lái)源; 5)規(guī)劃目標(biāo)和具體目的,如果你想省略目的,也可以是“目標(biāo)和行動(dòng)”: 6)實(shí)施(這部分必須包括規(guī)劃期內(nèi)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所必須的所有行動(dòng)) ; 7)未來(lái)工作,包括規(guī)劃的評(píng)估和更新; 8)附件。

　　2001年3月19日完成年度更新的羅德島州圖書館5年規(guī)劃,其主要框架很有典型性。這份44頁(yè)的報(bào)告首先進(jìn)行環(huán)境掃描,以分析圖書館的需求,然后用一頁(yè)來(lái)敘述圖書館的愿景,用5行文字提出圖書館的使命,接著是一個(gè)規(guī)劃過(guò)程的敘述。規(guī)劃的主體是方向、優(yōu)先關(guān)注和項(xiàng)目,其中用表格詳盡描述了各個(gè)具體計(jì)劃及其預(yù)算。規(guī)劃的最后具體提出了評(píng)價(jià)的要求和具體計(jì)劃。

　　英國(guó)愛(ài)丁堡大學(xué)圖書館的四年規(guī)劃題為《圖書館戰(zhàn)略1999—2002》。該報(bào)告在格式上和美國(guó)圖書館界不完全一樣,在引言部分包含了一段圖書館使命描述,接著是戰(zhàn)略愿景,第三部分提出資金來(lái)源、服務(wù)、人員等8 個(gè)方面的戰(zhàn)略方向,并加以具體敘述,詳細(xì)的指標(biāo)列在附錄里。

　　從這幾個(gè)例子可以看出,圖書館的規(guī)劃雖然不完全一樣,但明顯地具有一些共性。大多數(shù)戰(zhàn)略規(guī)劃都包含使命和愿景描述,這是規(guī)劃極其重要環(huán)節(jié),而常常又被忽視,需要做一點(diǎn)說(shuō)明。
　　
　　使命描述是關(guān)于組織為什么存在基本理由的簡(jiǎn)要說(shuō)明,指出其主要服務(wù)功能和這些功能所針對(duì)的用戶群完全認(rèn)同。不少著名的公司都有簡(jiǎn)潔而廣為人知的使命表述,例如沃爾瑪公司稱其使命為“讓老百姓有機(jī)會(huì)買有錢人買的東西”, 3M公司則是“用創(chuàng)新的方法解決不能解決的問(wèn)題”等。從許多實(shí)例來(lái)看圖書館規(guī)劃的使命描述沒(méi)有固定的格式,從一句話到多段文字都有。例如芝加哥公共圖書館的使命描述為:“我們歡迎并支持所有人民享受閱讀,尋求終身學(xué)習(xí);我們一起努力工作通過(guò)圖書、服務(wù)項(xiàng)目和其他資源公平地提供信息、思想和知識(shí);我們相信自由地閱讀、學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)”。

　　愿景描述是關(guān)于組織發(fā)展未來(lái)所期望前景的描述。在戰(zhàn)略研究中常常進(jìn)行情景描述,那是一種對(duì)于“如果這樣,未來(lái)就會(huì)那樣”的預(yù)測(cè),預(yù)測(cè)的結(jié)果會(huì)是多種不同的情景,愿景是其中我們所希望的一種情景。

　　規(guī)劃目標(biāo)和具體目的規(guī)劃目標(biāo)是希望達(dá)到的最終結(jié)果,與愿景聯(lián)系,通常無(wú)法測(cè)度,它一般在長(zhǎng)期規(guī)劃期間不會(huì)改變,甚至不一定能夠完成實(shí)現(xiàn);而具體目的是為達(dá)到最終結(jié)果所進(jìn)行的具體的、近期的結(jié)果,它包括誰(shuí)來(lái)做、如何做,什么條件和時(shí)間框架等。目的是可測(cè)度的,在規(guī)劃期內(nèi)可能改變。

　　3　戰(zhàn)略規(guī)劃的研究和制訂

　　戰(zhàn)略規(guī)劃作為規(guī)劃的一種,更加注重長(zhǎng)期性和遠(yuǎn)見(jiàn)性。據(jù)了解,國(guó)際圖書館界自1990年開(kāi)始重視戰(zhàn)略規(guī)劃。當(dāng)圖書館新開(kāi)張或上一個(gè)全新項(xiàng)目時(shí),當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí),或當(dāng)圖書館的治理結(jié)構(gòu)發(fā)生重要變化時(shí),都必須進(jìn)行戰(zhàn)略性的規(guī)劃。由于戰(zhàn)略規(guī)劃是一種應(yīng)對(duì)重大變化的規(guī)視理解變化這個(gè)環(huán)節(jié),往往需要重新描述組織的使命和愿景,在許多情況下,正式規(guī)劃前要進(jìn)行戰(zhàn)略的研究,會(huì)產(chǎn)生單獨(dú)的報(bào)告。例如上世紀(jì)90 年代中期,國(guó)際圖書館界發(fā)起了“圖書館2000年”戰(zhàn)略研究完成了許多有價(jià)值的報(bào)告,例如新加坡的《圖書館2000年報(bào)告》。近年來(lái)圖書館數(shù)字化的發(fā)展也促使圖書館界重新進(jìn)行戰(zhàn)略研究,例如美國(guó)國(guó)家研究理事會(huì)為國(guó)會(huì)圖書館所作的戰(zhàn)略研究“國(guó)會(huì)圖書館的數(shù)字化戰(zhàn)略”。

　　為深刻認(rèn)識(shí)變化中的組織發(fā)展環(huán)境,一般還要利用一些特殊工具,常用的有環(huán)境監(jiān)測(cè)、競(jìng)爭(zhēng)分析、SWOT分析和預(yù)測(cè)等。它們主要是幫助管理者更好地理解所處的環(huán)境和地位,以便正確地制訂戰(zhàn)略。這些工具和方法都有大量專著和論文介紹,在此不再贅述。

　　4　國(guó)際圖書館界規(guī)劃實(shí)踐對(duì)我們的啟示

　　規(guī)劃對(duì)中國(guó)圖書館界來(lái)說(shuō)并不陌生。我們?cè)��?jīng)處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,制訂計(jì)劃是政府的常規(guī)工作之一。改革開(kāi)放以來(lái),根據(jù)文化部的要求,也為圖書館事業(yè)的發(fā)展制訂過(guò)各種計(jì)劃和規(guī)劃。近年來(lái)圖書館界為了自身的需要也開(kāi)始制訂戰(zhàn)略規(guī)劃。圖書館進(jìn)行規(guī)劃往往是為了數(shù)字化建設(shè)或新館建設(shè),還沒(méi)有普遍成為發(fā)展的必要手段。但從公開(kāi)發(fā)表的少數(shù)規(guī)劃全文來(lái)看,有的在結(jié)構(gòu)上已經(jīng)接近國(guó)外的樣式。

　　但是中外圖書館規(guī)劃是有一些區(qū)別的。有些差別與不同國(guó)情有關(guān),不存在好壞問(wèn)題。一位歐洲的圖書館資深館員認(rèn)為,規(guī)劃方面,美國(guó)比較注重樣式的統(tǒng)一,而歐洲則不太注意形式,因此圖書館規(guī)劃不存在必須模仿的樣版。但是研究、學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外圖書館的規(guī)劃還是有重要價(jià)值的。由于缺乏現(xiàn)代化管理知識(shí),我國(guó)圖書館界目前還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下現(xiàn)代管理的理論和方法同樣適用于公益性的圖書館,一般對(duì)規(guī)劃的意義認(rèn)識(shí)不足,即使制訂了規(guī)劃,也如同寫一個(gè)平常的工作總結(jié)加明年打算,一般事先不做研究,也未必將其作為圖書館發(fā)展和管理的軸心;而在理論基礎(chǔ)、方法和工具方面,差距則更大。初步來(lái)看,國(guó)外圖書館規(guī)劃有以下一些特點(diǎn)是國(guó)內(nèi)所缺乏的,值得我們重視和借鑒:

　　(1)重視規(guī)劃的法律依據(jù)。幾乎所有美國(guó)各地圖書館規(guī)劃都有其法律依據(jù)的說(shuō)明,有的在首頁(yè)或某個(gè)部分突出這個(gè)法律的標(biāo)記。有的地方甚至在程序上要求依法行事,美國(guó)馬省公共圖書館圖書館服務(wù)與技術(shù)法就規(guī)定圖書館規(guī)劃制訂必須依照小型圖書館規(guī)劃程序( SLPP)或公共圖書館法。這表明規(guī)劃的制訂不是圖書館愿意不愿意的事情,而是社會(huì)的強(qiáng)制性要求。

　　(2)重視過(guò)程甚于重視結(jié)果。國(guó)外圖書館相當(dāng)重視規(guī)劃程序,許多規(guī)劃文本包含了程序的說(shuō)明,完整的規(guī)劃幾乎都詳細(xì)列出各個(gè)層面的參與者,即編制、評(píng)論和審核批準(zhǔn)的小組或委員會(huì)成員名單,有的還把討論的詳細(xì)記錄作為規(guī)劃的附件。正如規(guī)劃專家所言,“規(guī)劃的最大益處不是其產(chǎn)生的一套文件,而是過(guò)程本身”。為規(guī)劃而進(jìn)行的環(huán)境和資源分析能夠使規(guī)劃者更好地認(rèn)識(shí)圖書館發(fā)展的內(nèi)外條件及其變化;形成正確的目標(biāo)和項(xiàng)目也必然是領(lǐng)導(dǎo)層和職工上下統(tǒng)一思想,形成共識(shí)的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程循序進(jìn)行得順利,將大大有利于規(guī)劃的執(zhí)行。在這里規(guī)劃本身文字的完美或口號(hào)的雕琢已經(jīng)是不重要了。

　　(3)業(yè)外人士參與規(guī)劃。個(gè)別國(guó)外圖書館聘用外部咨詢專家進(jìn)行規(guī)劃,更多的采用有外部人士參與規(guī)劃小組的方法;而參加規(guī)劃的討論、審核和批準(zhǔn)的絕大多數(shù)并非圖書館員。尤其是規(guī)劃前期的戰(zhàn)略研究,一般都是由外部專家進(jìn)行。美國(guó)《國(guó)會(huì)圖書館的數(shù)字化戰(zhàn)略》編寫委員會(huì)16位成員中,僅三人是圖書館員(其中沒(méi)有國(guó)會(huì)圖書館人員) ,其余是來(lái)自大學(xué)文理科,計(jì)算機(jī)、信息服務(wù)和出版等公司的專家。新加坡《圖書館2000 年》報(bào)告的作者“圖書館2000評(píng)論委員會(huì)”由國(guó)家計(jì)算機(jī)管理局人員擔(dān)任正副主席, 22名成員中僅一人為國(guó)家圖書館行政負(fù)責(zé)人,另外一位是國(guó)立大學(xué)圖書館前館長(zhǎng),其余均來(lái)自企業(yè)、政府和其他機(jī)構(gòu)。

　　(4)重視規(guī)劃執(zhí)行的評(píng)價(jià)和更新。制訂規(guī)劃是為了執(zhí)行。國(guó)外圖書館規(guī)劃中的項(xiàng)目一般都有考核指標(biāo),規(guī)劃中往往也規(guī)定評(píng)價(jià)的程序。有些還在規(guī)劃中事先指定了評(píng)價(jià)組的成員,以便讓他們?cè)趫?zhí)行的全程進(jìn)行監(jiān)督。不少圖書館規(guī)劃的法律或文件明確指出更新要求和周期,例如前面提到的《馬塞諸瑟州1998— 2002年圖書館服務(wù)與技術(shù)法》要求在每個(gè)財(cái)政年度的轉(zhuǎn)換期10月份進(jìn)行一次規(guī)劃更新。這些要求反過(guò)來(lái)迫使規(guī)劃在目標(biāo)和項(xiàng)目上要十分具體,有很強(qiáng)的可操作性。

　　5　總結(jié)

　　分析這些特點(diǎn),可以看出圖書館行業(yè)必須進(jìn)行法制建設(shè),一些重大的行為必須用法律規(guī)定加以規(guī)范,依法辦理;就如現(xiàn)代企業(yè)必須厘定產(chǎn)權(quán)關(guān)系那樣,從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,圖書館也必須明確治理結(jié)構(gòu),樹(shù)立“利益相關(guān)者”概念。用全社會(huì)稅收投入進(jìn)行的圖書館建設(shè),當(dāng)然應(yīng)該有社會(huì)的代表(通過(guò)理事會(huì)等)加以監(jiān)督。

【淺議圖書館管理工作中的規(guī)劃】相關(guān)文章：

淺議圖書館治理工作中的規(guī)劃07-05

淺議圖書館空間規(guī)劃的人文關(guān)懷10-15

淺議復(fù)合圖書館管理轉(zhuǎn)型及對(duì)圖書館員的素養(yǎng)要求06-24

淺議社區(qū)圖書館發(fā)展09-26

圖書館與讀者導(dǎo)讀工作淺議07-10

淺議區(qū)域給水排水綜合規(guī)劃06-15

淺議圖書館權(quán)利與職業(yè)道德10-07

提高圖書館專業(yè)人員的素質(zhì)淺議10-08

淺議施工企業(yè)的成本管理10-26

淺議加強(qiáng)企業(yè)成本管理10-08