探析基建工程項目中檔案資料的管理與監(jiān)控
摘要：基建工程中相應(yīng)的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設(shè)整個過程,地位特殊。本文就管理以及監(jiān)控中的不足,提出了應(yīng)對策略。
關(guān)鍵詞：基建工程 檔案 監(jiān)控
基建檔案在整個企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對工程建設(shè)沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設(shè)過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。
一、基建工程項目中檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足
對工程中的檔案資料進(jìn)行管理,實際上即對工程施工整個過程里涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、進(jìn)行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長,因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動態(tài)管理而使人員流動性高,相關(guān)責(zé)任較難落實。
1.1資料收集不夠全面
例如,某些工程上的設(shè)計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進(jìn)行記錄,卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。
1.2資料不夠準(zhǔn)確
資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實。
1.3收集與整理不夠及時
對工程對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手,如圖紙會審紀(jì)要以及開工報告等,對于施工過程,根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄,努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
二、管理以及監(jiān)控措施
2.1與工程建設(shè)同步,進(jìn)行全程監(jiān)控
2.1.1及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量
一切工程合同中都對其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),樹立檔案意識等都會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必須及早對相關(guān)監(jiān)理人員進(jìn)行培訓(xùn),樹立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時,對施工單位相關(guān)人員開展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強(qiáng)建檔以及歸檔意識,熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。
2.1.2資料分發(fā)時必須加強(qiáng)監(jiān)控
基礎(chǔ)建設(shè)工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用,同時負(fù)責(zé)圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來確保竣工時所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)親自參與監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。
2.1.3立項時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控
工程項目在立項、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門并沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書相關(guān)部門,部分文件放置在規(guī)劃部,并沒有經(jīng)過應(yīng)有文書處理程序,同時,投招標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時收集,久而久之,會使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項目立項的前期,就應(yīng)當(dāng)及時介入檔案的收集以及整理,由專人負(fù)責(zé)。
2.1.4對新設(shè)備的檢驗加強(qiáng)監(jiān)控
新設(shè)備到貨后,隨之會有相應(yīng)的圖紙資料,值得注意的是,進(jìn)口設(shè)備對應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊又不足,這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對開箱權(quán)限予以明確。
2.2完善制度,明確責(zé)任
對基建工程進(jìn)行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應(yīng)當(dāng)是有目標(biāo)、有計劃、有落實、有責(zé)任的活動。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門負(fù)責(zé)專管,下面的各級主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項目經(jīng)理負(fù)責(zé),由施工管理者來具體落實,并且對各級各類人員的權(quán)責(zé)予以明確規(guī)定。對于大型的工程項目部門一定有現(xiàn)場的檔案管理員,對于中型或者小型項目部門,應(yīng)當(dāng)有兼職人員對資料進(jìn)行收集以及整理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時對檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點在現(xiàn)場的特點,加強(qiáng)建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。
2.3發(fā)揮合同的法律效應(yīng)
檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨立為一條款,明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗收時間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍,使相應(yīng)的承建單位也對檔案管理有足夠的認(rèn)識與重視,這樣以來,就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。
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