關(guān)于加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制的探析論文
摘 要：企業(yè)、事業(yè)單位會計電算化業(yè)務(wù)處理中，都不同程度地存在內(nèi)部控制問題。本文主要分析了加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制的原因 ，并對如何加強(qiáng)電算化內(nèi)部控制提出建議。
關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 ,企業(yè)、事業(yè)單位的內(nèi)部會計控制日益重要。隨著會計電算化的普及應(yīng)用 ,對內(nèi)部控制制度提出了新的要求 ,同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。
一、加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制的原因
�。�1）會計電算化的實施部分改變了手工做賬的內(nèi)控形式。在手工會計中，所有的數(shù)據(jù)、文字及關(guān)系都會記錄在紙質(zhì)文檔中，直觀性很強(qiáng)。有沒有涂改、筆跡的追尋都可以成為控制的手段，各崗位會計人員之間通過不同業(yè)務(wù)的交接來完成一整套會計工作，形成完整的工作體系，自然而然地形成了相互檢查和互相監(jiān)督的關(guān)系；而會計電算化條件下，會計人員都操作計算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，每個人員都憑借自己的操作員賬號來實現(xiàn)自身的權(quán)限，手工會計中的一些直接的線索如筆跡等，都已消失殆盡，刪除修改后的會計數(shù)據(jù)都無跡可尋，很容易發(fā)生問題。另外由于大部分財務(wù)軟件都提供自動對賬、檢驗賬賬是否相符的功能，這就使得會計人員出錯的可能性大大減少，并減輕了審核人員的工作量，無形中削弱了審查、復(fù)核的工作。可見會計電算化條件下所有會計人員和會計崗位的工作和職能發(fā)生了許多變化。
�。�2）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化的數(shù)據(jù)安全問題日益嚴(yán)重。會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行的主體是計算機(jī)。一旦計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)硬件故障或者因其他非人為因素而出現(xiàn)故障時，會計工作則不能正常進(jìn)行。因此需要及時備份會計電算化的相關(guān)數(shù)據(jù)，如果沒有備份相關(guān)數(shù)據(jù)，將會給會計電算化系統(tǒng)帶來嚴(yán)重?fù)p失，從而嚴(yán)重影響會計電算化工作。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境下任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計電算化系統(tǒng)下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。
二、如何加強(qiáng)會計電算化條件下的內(nèi)部控制
為了保證會計信息處理質(zhì)量，減少數(shù)據(jù)出錯和操作失誤的可能性，應(yīng)加強(qiáng)會計電算化的管理，完善和健全會計電算化的內(nèi)部控制制度。
1.對會計電算化下會計數(shù)據(jù)的控制
電算化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)的存儲和處理都是在計算機(jī)上進(jìn)行的，企業(yè)通過計算機(jī)軟件的數(shù)據(jù)庫管理功能來控制數(shù)據(jù)的輸入、輸出、調(diào)取和修改等操作。這就要求企業(yè)有一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，在邏輯關(guān)系上提供語義參照關(guān)系機(jī)制，來檢驗和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù)，保證會計數(shù)據(jù)的邏輯性和完整性。
在業(yè)務(wù)發(fā)生要輸入相關(guān)會計數(shù)據(jù)時，會計電算化軟件要有相應(yīng)的控制程序鑒別所要輸入的數(shù)據(jù)，查看是否有不合理或不完善的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，從而及時提醒會計操作人員或拒絕存入數(shù)據(jù)。比如輸入銀行存款相關(guān)業(yè)務(wù)，需要填入所對應(yīng)的銀行存款支票存根編號等數(shù)據(jù)，若因操作人員失誤或者忘記輸入造成數(shù)據(jù)不完整，可以進(jìn)行相關(guān)提示。輸入后存放在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)可以通過一些程序控制和技術(shù)手段進(jìn)行相關(guān)驗證，如進(jìn)行總賬平衡檢驗、明細(xì)賬平衡檢驗等。會計電算化下數(shù)據(jù)輸出通常表現(xiàn)為數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)打印、數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃问健Ｆ髽I(yè)要保證會計數(shù)據(jù)的正確性、可讀性及便于他人查閱等，輸出數(shù)據(jù)控制一般要檢查與輸入數(shù)據(jù)是否一致，輸出是否完整，同時在某些場合還要具有統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求。
2.對會計電算化下計算機(jī)環(huán)境的控制
實施會計電算化，必然要有相應(yīng)的計算機(jī)硬件和軟件作為支撐。對會計電算化軟硬件要經(jīng)常進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，為保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，要進(jìn)行一些相關(guān)的操作如安裝、修復(fù)、更新、備份等。為了保證計算機(jī)的安全，保證相關(guān)程序不被修改、盜取、感染病毒，就要做到監(jiān)管到位、實時監(jiān)控、及時處理、提前防范。會計電算化的前提條件是保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運(yùn)行，因此首先要經(jīng)常對電算化設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，避免發(fā)生意外。其次要防止非法修改和刪除會計數(shù)據(jù)和軟件，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，對所有數(shù)據(jù)一律進(jìn)行雙備份，并且存放到兩個不同的地點。最后當(dāng)需要更新電算化硬件設(shè)備和升級會計軟件時，需要嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，確保會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性、完整性和安全性。
3.對會計電算化下會計崗位和人員的控制
防范和杜絕利用電算化會計軟件舞弊的最佳方法就是形成一套合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。每個會計電算化崗位都有自己的權(quán)限并嚴(yán)格按照權(quán)限進(jìn)行相關(guān)會計操作。權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名／密碼管理兩個方面，前者決定相應(yīng)用戶對會計數(shù)據(jù)具有哪些操作權(quán)，而后者則保證了用戶和權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系。在分工時，應(yīng)做到相互牽制、相互制約，職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。在實施會計電算化過程中，根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和本單位的工作需要，會計電算化工作的各個工作崗位，在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下可以進(jìn)行交叉設(shè)置，但有些崗位要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制要求，不能交叉設(shè)置，如軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。
在會計人員控制方面，首先會計人員要具有高度的專業(yè)精神，不玩忽職守；其次要有一定的電算化操作水平，能夠熟練操作相關(guān)的會計軟件并進(jìn)行日常維護(hù)；每位操作人員都要通過登錄自己的用戶名／密碼來進(jìn)行操作，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財務(wù)機(jī)密外泄，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。
三、結(jié)束語
總之，會計電算化內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要組成部分，它對已建立的會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面的管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，同時也是保證企業(yè)電算化工作高效有序進(jìn)行的重要措施。
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