淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作

　　【摘要】高校行政秘書是高校行政管理的基層崗位，行政秘書承擔(dān)了二級學(xué)院辦公室各項工作，是保證二級學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的中堅力量。本文結(jié)合自身在二級學(xué)院辦公室的工作經(jīng)驗，分析了行政秘書的工作性質(zhì)，對如何做好行政秘書工作進(jìn)行了深入研究。
　　【關(guān)鍵詞】高校；二級學(xué)院；行政秘書
　　高校二級學(xué)院行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊伍中的一支重要力量，承擔(dān)了二級學(xué)院中的大量日常工作，包括各方面事務(wù)的執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)等。行政秘書應(yīng)該理清思路，充分認(rèn)清自身工作職責(zé)，本著為教學(xué)科研工作服務(wù)，在崗位職責(zé)范圍內(nèi)盡最大努力為學(xué)院師生創(chuàng)造和諧的氛圍、提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，做到溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)四方，更要發(fā)揮參謀、助手的作用，做好二級學(xué)院辦公室的工作。
　　一、行政秘書的工作特點
　　第一，繁雜性。行政秘書的工作涉及到二級學(xué)院的方方面面，有著事務(wù)繁雜，范圍廣大，頭緒眾多的特點。從會議的布置安排、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領(lǐng)導(dǎo)交待的各項工作；從與教學(xué)秘書、學(xué)生輔導(dǎo)員及實驗人員的配合到與學(xué)院各行職能部門及其它二級學(xué)院之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，通常是多件事情交錯在一起做，這就要求行政秘書耐心細(xì)致的工作，不得有半點馬虎。第二，協(xié)調(diào)性。行政秘書的工作涉及的范圍廣，對上有各職能部門和各級領(lǐng)導(dǎo)，對下有教師和學(xué)生，對內(nèi)有各行政職能部門和各二級學(xué)院，對外有實習(xí)基地、合作企業(yè)等相關(guān)單位，行政關(guān)系呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)狀關(guān)系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協(xié)作才能完成，行政秘書處在各個部門、廣大師生的信息交匯點，這就要求行政秘書必須具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，要真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關(guān)信息，落實各項日常工作。第三，服務(wù)性。行政秘書要在思想上牢固地樹立服務(wù)意識。首先要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦理具體事務(wù)，認(rèn)真及時完成領(lǐng)導(dǎo)布置的各項工作任務(wù)，要掌握和熟知領(lǐng)導(dǎo)的工作程序，準(zhǔn)確及時的把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好后勤服務(wù)工作，使二級學(xué)院的各項工作能夠有條不紊地開展；其次要服務(wù)師生。要先其所想，急其所急，切實為師生做好后勤保障工作，為教學(xué)活動的順利開展做好準(zhǔn)備工作；還要服務(wù)各級相關(guān)行政部門。要積極配合各行政職能部門，完成學(xué)校宏觀各個層面的各項工作。
　　二、行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)
　　1、具備過硬的政治思想素質(zhì)和良好的工作作風(fēng)
　　政治思想素質(zhì)是高校行政人員的靈魂，作為直接為教學(xué)科研工作和廣大師生服務(wù)的行政秘書，政治素質(zhì)顯得尤為重要，必須貫徹黨的路線、方針、政策，必須遵循高校的規(guī)章制度。要具有堅定正確的政治思想覺悟，良好的馬克思主義理論修養(yǎng)，要加強(qiáng)政治理論水平，增強(qiáng)服務(wù)的主動性，有效地提高自身的工作水平。其次，高校行政秘書要具有良好的工作作風(fēng)，要具有良好的精神風(fēng)貌和思想境界，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感，作風(fēng)正派、為人正直、忠于職守、無私奉獻(xiàn)。以端正的工作態(tài)度積極做好二級學(xué)院辦公室工作。
　　2、語言文字能力
　�。�1）文字表達(dá)能力。行政秘書必須具有一定的書面表達(dá)能力和寫作技巧，必須熟知各種行政文書、專用文書的格式和寫法，要掌握必要的行政詞匯和交際辭令，要經(jīng)常學(xué)習(xí)上級下發(fā)的各類文件，除了吃透上級文件精神外，更要學(xué)習(xí)文件的謀篇布局、遣詞造句等方法，要做到“筆能成文、言能明義”。語言表達(dá)應(yīng)清楚明白、言簡意賅、生動活潑。要多思多練，日積月累，通過不斷的寫作，做到文思敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰。要向上能如實反映事情的真相，向下能準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
　�。�2）語言表達(dá)能力。行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)講話要簡明扼要，注意用詞，不能拐彎抹角，含糊不清；對同事或?qū)W生講話要親近隨和，清晰自然，有條不紊。隨著二級學(xué)院辦公室與校內(nèi)外交流的增加，行政秘書必須提高自身的語言表達(dá)能力，包括普通話水平、英語口語水平、言語措詞等。要在平時的工作中多加注意，勤于練習(xí)，努力提高自身的素質(zhì)。
　　三、行政秘書的一些工作優(yōu)化策略
　　1、全面掌握學(xué)院基本情況
　　二級學(xué)院的行政秘書要對學(xué)校和學(xué)院的歷史做到心中有數(shù)，對學(xué)校和學(xué)院的總體發(fā)展規(guī)劃、現(xiàn)階段的中心工作和規(guī)章制度了如指掌，對各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)熟記于心。尤其是對本系院教職工人數(shù)、學(xué)生人數(shù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、學(xué)科專業(yè)、優(yōu)勢亮點（如特色專業(yè)、精品課程、優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊等）要能了然于胸，這對于日常開展工作有一定輔助性的作用，并能做好領(lǐng)導(dǎo)的左右手，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供資料。
　　2、注意工作方法，提高辦事效能
　　面對繁瑣、雜亂的日常事務(wù)性工作，行政秘書要講究工作方法和處事策略。平時要善于把各種事情合理歸類，分清輕重緩急，井然有序地去做好各項工作。要把握工作的主要內(nèi)容，擬定具體的措施，做到全面謀劃，胸有成竹。這樣做，有利于進(jìn)一步明確目標(biāo)，理清思路，提高效率。
　　3、合理管理日常工作檔案
　　做好日常檔案的管理，可以隨時調(diào)閱所需資料，節(jié)約查找資料的時間，提高日常工作的效率。行政秘書應(yīng)學(xué)習(xí)和掌握一定的檔案學(xué)知識，對于日常材料要學(xué)會及時歸檔，分類保管，做到日常工作檔案管理規(guī)范化。
　　要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學(xué)院行政秘書，首先要把握好自己的角色定位，明確其自身職責(zé)，樹立良好的服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學(xué)，認(rèn)真掌握工作技能，踏踏實實完成每項工作，為學(xué)院發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，更好地服務(wù)院系行政管理層與廣大師生員工。

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