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企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)防范措施
風(fēng)險(xiǎn)防范管理，是對潛在風(fēng)險(xiǎn)的提早防范和預(yù)警，并通過風(fēng)險(xiǎn)識別、評價(jià)和分析，及時(shí)、科學(xué)地處理各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，降低或消滅風(fēng)險(xiǎn)因素的影響，最終實(shí)現(xiàn)對采購過程的有效控制。通過對上述采購風(fēng)險(xiǎn)的分析，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理和防范。
(一)降低采購成本的措施
我們在這里探討的降低物資采購的成本，不僅指降低采購產(chǎn)品本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益。歸納起來主要有以下的措施：第一，采用靈活多樣的采購方式。企業(yè)物資采購方式有多種�？梢允峭ㄟ^公開競爭性招標(biāo)采購，可以是有限競爭性招標(biāo)采購也也可以是詢價(jià)采購的方式。多種招標(biāo)方式也可合理組合使用，這樣有助于提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本。第二，制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃的內(nèi)容包括采購品種、數(shù)量、預(yù)算價(jià)格、到貨時(shí)間等。采購計(jì)劃是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置，它必須在科學(xué)分析市場需求、當(dāng)前庫存等情況下，才能做出科學(xué)合理的采購計(jì)劃。第三，制定合理的采購預(yù)算。采購預(yù)算是對物資采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個(gè)采購資金的一種理性的規(guī)劃。合理的預(yù)算才能確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)，從而達(dá)到控制物資采購成本的目的。第四，建立一支有著較高的道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)且協(xié)作團(tuán)結(jié)的采購團(tuán)隊(duì)。這樣才能確保采購的物資質(zhì)量優(yōu)異、價(jià)格合理、到貨及時(shí)，從而降低采購成本。第五，選擇講誠信守諾言的供應(yīng)商。選擇符合采購條件的供應(yīng)商，要考慮到采購價(jià)格、運(yùn)輸成本等因素。既要避免單一渠道，同時(shí)又要保證供應(yīng)及時(shí)和采購質(zhì)量。在選擇時(shí)，應(yīng)本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會。
(二)建立采購監(jiān)督管理機(jī)制和采購合同的內(nèi)部審查制度
1.建立和完善各項(xiàng)內(nèi)部采購監(jiān)督管理機(jī)制。
(1)建立采購管理計(jì)劃機(jī)制、采購風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制、采購風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)機(jī)制、采購風(fēng)險(xiǎn)處理機(jī)制和采購風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究機(jī)制等，明確采購管理目標(biāo)和職責(zé)。
(2)建立物資采購審計(jì)監(jiān)督制度。一是建立和完善請購計(jì)劃制度。請購計(jì)劃制度要由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出，采購部門在接到請購計(jì)劃后，應(yīng)該嚴(yán)格按計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行采購。采購人員一般不得超過請購計(jì)劃，否則，須另外提出申請，在主管復(fù)核簽字后報(bào)采購部門審批。二是嚴(yán)格實(shí)行職權(quán)限制和職務(wù)分離制度。使采購權(quán)、價(jià)格控制權(quán)和質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)三權(quán)分離，各自負(fù)責(zé)，互不越位。三是嚴(yán)格訂貨控制制度。訂貨制度所要針對的問題是：在采購中如何做到采購價(jià)格合理、數(shù)量合適、質(zhì)量優(yōu)良等。四是建立嚴(yán)格的入貨質(zhì)檢驗(yàn)收程序。對所采購的物資及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢查和數(shù)量核實(shí)，是采購工作的重要一環(huán)。請購部門、采購部門以及財(cái)會的相關(guān)人員不得進(jìn)行驗(yàn)收的工作。在驗(yàn)收時(shí)，根據(jù)各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)檢、填寫質(zhì)檢單并由質(zhì)檢員簽字;質(zhì)檢后應(yīng)由倉儲公司根據(jù)質(zhì)檢的結(jié)果和采購計(jì)劃來檢查,辦理入庫手續(xù)。入庫單要由經(jīng)辦人員和復(fù)核人員簽字。
(3)建立內(nèi)部控制制度，預(yù)防采購人員的敗德行為和違法行為。1)采購公開制度。只有實(shí)行公開制度，才能做到公平、公正，才能防止暗箱操作，防止貪腐及各種違法違紀(jì)行為。企業(yè)應(yīng)該公開的內(nèi)，比如：各類材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格和年度采購計(jì)劃;對供貨商的選擇標(biāo)準(zhǔn)、辦法和對其的評價(jià)監(jiān)督程序等;對已經(jīng)選定的供貨商的主體資格狀況、業(yè)績情況、履約情況、服務(wù)或產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，任何職工都可以隨時(shí)查閱應(yīng)該公開的項(xiàng)目和資料。2)集體定價(jià)制度。定價(jià)是采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是最敏感的問題。如果這環(huán)節(jié)的監(jiān)督不力，就會出現(xiàn)吃回扣或?qū)е滤彯a(chǎn)品價(jià)高質(zhì)次。實(shí)行集體定價(jià)，就是在對某一類物資進(jìn)行采購時(shí)，首先由物價(jià)部門牽頭，財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)管和技術(shù)部門派員參加，共同比質(zhì)比價(jià)，共同與供貨商談價(jià)，最后共同商定采購該類物資的合理價(jià)格，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。避免由某一采購人員或某一個(gè)部門甚至某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)說了算的現(xiàn)象發(fā)生。3)擇優(yōu)選用供應(yīng)商制度。供應(yīng)商實(shí)力的大小，信譽(yù)的好壞，所供產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，關(guān)系到采購方的生存與發(fā)展的大問題。所以，在供應(yīng)商的選擇上，一方面，要本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會。另一方面，要任人為賢，避免任人為親;要多人多部門民主協(xié)商選定，避免一人堂，一人說了算!同時(shí)，在與供應(yīng)商洽談業(yè)務(wù)時(shí)，要有兩個(gè)以上的人員參加，還要作好記錄。在訂貨會、交易會、質(zhì)量懇談會上，在招標(biāo)、對供貨商的考察評定上，要有財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)督、技術(shù)部門的人員參加，共同研究決定。
2.建立采購合同的內(nèi)部審查制度。采購合同的內(nèi)部審查是指內(nèi)部審計(jì)部門或?qū)徲?jì)人員對采購合同的簽訂、履行過程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督、檢查、評價(jià)和咨詢的活動(dòng)。其目的是加強(qiáng)對采購活動(dòng)的審查監(jiān)督。把采購過程隱蔽的權(quán)力公開化，集中的權(quán)力分散化，使企業(yè)各職能部門相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞采購過程中的漏洞，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。采購合同的審查有三個(gè)部分：
(1)采購合同條款的審查。主要是審查合同條款的完整性、嚴(yán)密性和合法性。具體內(nèi)容有：1)當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所的審查。合同主體是合同權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)者，必須真實(shí)可靠。其名稱或者姓名和住所必須準(zhǔn)確、清楚。2)標(biāo)的及其數(shù)量、質(zhì)量的審查。標(biāo)的是合同權(quán)利義務(wù)共同指向的對象。要注意審查標(biāo)的的屬性、名稱的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。在審查標(biāo)的物數(shù)量時(shí)，要注意其長度、體積或者重量的約定;對標(biāo)的物質(zhì)量的審查，應(yīng)向簽訂合同對方索要相關(guān)的國家認(rèn)可的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如果是當(dāng)事人雙方約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)要求，要審查其性能、效用、工藝等。3)價(jià)款或者報(bào)酬的審查。對于有政府定價(jià)和政府指導(dǎo)價(jià)的，要看合同價(jià)款的約定是否按規(guī)定執(zhí)行;如果是當(dāng)事人雙方約定的，要看合同中是否清楚地規(guī)定計(jì)算價(jià)款或者報(bào)酬的方法。4)履行期限、地點(diǎn)和方式的審查。注意期限的約定是否明確，是即時(shí)履行、定時(shí)履行還是分期履行。合同中應(yīng)明確具體地履行地點(diǎn)，明確運(yùn)費(fèi)由誰負(fù)擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)由誰承擔(dān)以及所有權(quán)轉(zhuǎn)移的依據(jù)。合同應(yīng)當(dāng)約定采用何種方式履行，包括交貨方式、實(shí)施行為方式、驗(yàn)收方式、付款方式、結(jié)算方式等。5)違約責(zé)任與爭議解決方式的審查。對違約責(zé)任，要明確約定定金、違約金、賠償金的計(jì)算方法等。對爭議解決方式，可以雙方逋過協(xié)商和解，可以通過訴訟解決，還可以達(dá)成仲裁協(xié)議，通過仲裁來解決。
(2)采購合同產(chǎn)生過程的審查。主要是審查合同產(chǎn)生的必要性和效益性。其內(nèi)容有：1)對采購計(jì)劃、資金使用和采購價(jià)格的審查。如采購計(jì)劃是否經(jīng)過可行性論證，是否履行了相關(guān)審批手續(xù);資金是否落實(shí)、有沒有對采購價(jià)格進(jìn)行過市場調(diào)研，企業(yè)現(xiàn)有資源是否可以滿足該需要等。2)對采購方式的審查，即審查采購方式的選擇是否得當(dāng)。采購方式可以采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。3)對供應(yīng)商和開標(biāo)過程的審查。對供應(yīng)商的選擇，要制定一個(gè)統(tǒng)一客觀的標(biāo)準(zhǔn)，有嚴(yán)格的選擇程序。對于開標(biāo)過程，要禁止開標(biāo)過程中的“暗箱”操作，注意審查評標(biāo)過程中有無不公平、不公正、不合理等違規(guī)行為。
(3)采購合同履行情況的審查。主要是對采購“驗(yàn)收和結(jié)算”環(huán)節(jié)的審查，即檢查采購標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量是否符合采購合同的要求，與采購商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定，是否按規(guī)定保留了質(zhì)量保證金等等。
(三)加強(qiáng)采購人員的管理,建立一支高質(zhì)高效的采購團(tuán)隊(duì)
1.加強(qiáng)采購人員的素質(zhì)教育及績效考核。一方面，企業(yè)物資采購是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)、責(zé)任重大的工作。要做好這項(xiàng)工作，必須要有一支精通采購技術(shù)、熟悉商品性能、道德水平高、責(zé)任感強(qiáng)的高素質(zhì)隊(duì)伍。我們應(yīng)加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從根本上杜絕采購回扣的產(chǎn)生。另一方面，要加強(qiáng)采購人員績效考核。從個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力兩個(gè)方面進(jìn)行考核。考核指標(biāo)要明確具體，并且要量化。個(gè)人素質(zhì)的評價(jià)內(nèi)容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等;業(yè)務(wù)能力可以從采購成本、采購質(zhì)量、供應(yīng)商的服務(wù)等方面設(shè)置考核指標(biāo)。通過績效考核，表現(xiàn)好的，給予晉升、獎(jiǎng)勵(lì);表現(xiàn)不好的，給予警告或辭退。
2.制定員工行為守則，規(guī)范采購行為。企業(yè)應(yīng)制定員工行為守則,明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂、禁止商業(yè)舞弊。通過采購人員的保證書和自律承諾這種自律措施，對業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規(guī)范，從而防止采購人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的各種敗德行為。
3.定期崗位輪換。對采購員進(jìn)行定期采購崗位輪換，可以讓采購人員熟悉更多的工作崗位，掌握更多的業(yè)務(wù)知識，有益于長效管理;可以避免采購人員與供應(yīng)商建立長期密切的關(guān)系，防止采購回扣等貪腐現(xiàn)象出現(xiàn)。可以對采購員進(jìn)行離崗審查，并進(jìn)行階段性的工作總結(jié)和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正失誤或錯(cuò)誤，避免損失。
4.加強(qiáng)信息的交流與溝通，有利于提高員工的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。良好的信息管理可以使員工正確地履行職責(zé)，管理者及時(shí)掌握企業(yè)的營運(yùn)狀況，減少企業(yè)內(nèi)外的信息不對稱和流通不暢，有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果。企業(yè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、全面收集來自于企業(yè)內(nèi)外的采購信息。為提高企業(yè)員工的素質(zhì)和企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)的能力提供信息支持。首先，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、電話傳真、信息快報(bào)、例行會議、專題報(bào)告、調(diào)查研究、員工手冊、教育培訓(xùn)、內(nèi)部刊物等多種方式，實(shí)現(xiàn)信息地傳遞和共享，促進(jìn)董事會、管理層和企業(yè)員工之間的有效溝通。其次，企業(yè)需要建立良好的外部溝通渠道。對外部的建議、投訴和收到的其他信息進(jìn)行記錄，并及時(shí)予以處理、反饋。外部溝通應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注與投資者和債權(quán)人的溝通、與客戶的溝通、與供應(yīng)商的溝通、與監(jiān)管機(jī)構(gòu)的溝通等。
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