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商務秘書常識輔導：簽字儀式的準備
簽字儀式雖不算是一種純禮儀活動方式，但目前世界各國所舉行的簽字儀式，都有比較嚴格的程序及禮節(jié)規(guī)范。這不僅顯示出簽字儀式的正式、莊重、嚴肅，同時也表明雙方對締結(jié)條約的重視及對對方的尊重。那么作為商務秘書的你，知道簽字儀式的準備工作有哪些嗎?
1.文本的準備
(1)定稿。定稿即通過談判和磋商確定會談正式文件的各項具體條款及其表述的過程，這是文本準備的前提。會談過程中，各方都可以對具體條款和表述提出修改意見。因此可以這么說，談判的過程，就是定稿的過程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。
(2)確定使用的文字。如果是涉外商務會談簽字，還要確定文本選擇哪國文字。如果雙方使用不同的語言文字，簽字文本應該使用雙方的文字書寫印刷，具有同等效力。
(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專門的機構(gòu)保存。正本的數(shù)量根據(jù)簽字方的數(shù)量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時為了方便使用，也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數(shù)量和各方保存的份數(shù)，由簽字各方根據(jù)實際需要協(xié)商確定，并在條款中加以規(guī)定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。
(4)校印。校印即根據(jù)定稿印制、校對正本和副本。文本排版后，必須經(jīng)過嚴格的校對，確認無誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國內(nèi)合同和協(xié)議書的標印格式應當符合有關(guān)規(guī)定。涉外雙邊簽字的文本印制時還應注意優(yōu)先權(quán)的問題。
(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。
2.商定參加人員
(1)簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級別的領(lǐng)導人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：
●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業(yè)法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時必須出示委托人親筆簽署的委托書。
●規(guī)格相等。各方簽字人員的職務和身份應當—…致或大致相等。比如，企業(yè)之間舉行簽字儀式，一方由董事長簽字，另一方也應當由董事K出面，沒有十分特殊的情況，不應當派級別較低的人員簽字。
(2)領(lǐng)導人。為了表示對談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導人參加簽字儀式，但也應當注意規(guī)格大體相等。
(3)致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時也可安排上級機關(guān)或協(xié)調(diào)機構(gòu)的代表致賀詞。
(4)主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動，應當有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔任。
(5)見證人。見證人主要是參加會談的人員，各方人數(shù)應當大致相等。
有時也可邀請保證人、協(xié)調(diào)人、律師、公證機關(guān)的公證人員參加。
(6)助簽人。助簽人的主要職責是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業(yè)務，認真仔細，忠實可靠。雙邊簽字時，雙方助簽人的人選應事先商定。多邊簽字時，也可由主辦方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。派禮儀小姐擔當助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要劉禮儀小姐進行培訓。
(7)群眾代表。有時為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。
(8)記者。為擴大影響，可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。
3.布置簽字廳
(1)簽字廳的選擇。簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。
一間標準的簽字廳，應當室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正確的簽字桌應當為長桌，桌上最好鋪設深綠色的臺布。
(2)簽字桌椅。雙邊簽字，一般設長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。如簽字方較多，則加長桌子，增加座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右邊，第三位排在具左邊。
簽字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般寫明簽字的國家或組織的名稱、簽字人的職務及姓名。涉外簽字儀式應當用中英文兩種文字標示。
(3)準備簽字用具。在簽字桌上，應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。
(4)國旗的擺放。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。
(6)講臺。如果安排致辭，可以簽字桌的右側(cè)放置講臺或落地話筒。
(7)會標。簽字儀式的會標要求醒目，寫法由簽字雙方名稱、簽字文本標題和“簽字儀式”織成：
(8)香檳酒。有時在簽字儀式結(jié)束后，各方舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。工作人員應事先準備好香檳酒、酒杯等。
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