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企業(yè)信息化的三個(gè)階段
現(xiàn)在企業(yè)信息化的過程一般分成三個(gè)階段，或說是三個(gè)等級(jí)，即單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí)、部門級(jí)和企業(yè)級(jí)。這三個(gè)階段的特點(diǎn)和內(nèi)容有哪些呢?我們一起來看看!
企業(yè)信息化的三個(gè)階段
1.單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí):分散信息化、信息孤島林立
(1)本階段特點(diǎn)。單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí)適用于推廣企業(yè)信息化的早期。一般是孤立的單機(jī)系統(tǒng)，無需聯(lián)網(wǎng)或僅建一個(gè)只有幾臺(tái)終端的小網(wǎng)。僅對(duì)企業(yè)中定期重復(fù)、操作簡單并且相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)信息化。如獨(dú)立的工資核算、考勤管理、固定資產(chǎn)管理等。本階段一般進(jìn)行得比較順利，因?yàn)椴簧婕皹I(yè)務(wù)流程重組，不影響職工原來的崗位，人為阻力較小，選取的信息化點(diǎn)針對(duì)性較強(qiáng)，對(duì)人員要求較低，投資小、見效快。單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí)信息化只是原來手工操作的簡單模擬，對(duì)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的作用有限。各信息化點(diǎn)獨(dú)立，一個(gè)信息點(diǎn)的輸出不能自動(dòng)傳到下一個(gè)信息點(diǎn)，增加了人工干預(yù)的工作量和差錯(cuò)率，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。每個(gè)信息化點(diǎn)都是一個(gè)信息孤島，數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，信息大量冗余，信息化點(diǎn)不可能選擇很多。
(2)本階段的作用。該階段是整個(gè)信息化工程打基礎(chǔ)的階段，一般不能超越。其作用首先是鍛煉隊(duì)伍，培養(yǎng)人才;其次是對(duì)企業(yè)信息化意義的展示，激發(fā)起大家對(duì)信息化的興趣。近些年，隨著信息技術(shù)的普及，人們對(duì)上網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的內(nèi)容已不陌生，而熟悉將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于生產(chǎn)、管理、營銷等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的人員并不多。通過本階段進(jìn)行人才準(zhǔn)備、技術(shù)準(zhǔn)備和管理規(guī)范化的準(zhǔn)備。
(3)何時(shí)轉(zhuǎn)段。選擇極少數(shù)信息化點(diǎn)獲得成功后，各業(yè)務(wù)崗位很快有了信息化要求，信息化點(diǎn)迅速增加。如果集成方式不變，問題會(huì)很快暴露出來，數(shù)據(jù)不能共享，數(shù)據(jù)大量冗余，信息孤島林立，再加上有些早期信息化業(yè)務(wù)的人機(jī)并行，加大了業(yè)務(wù)人員的工作量，如不及時(shí)轉(zhuǎn)段，挫傷大家信息化的積極性，會(huì)導(dǎo)致信息化失敗。相反，如果過早改變集成方式，信息化基礎(chǔ)不牢，因?yàn)橄乱浑A段牽涉到業(yè)務(wù)流程重組，影響職工原有工作崗位較多，阻力較大，單位的管理模式還沒有達(dá)到信息化要求的規(guī)范化程度，倉促轉(zhuǎn)段可能會(huì)使信息化進(jìn)程夭折，灘頭陣地丟失，同樣會(huì)導(dǎo)致信息化失敗。
2.部門級(jí):初步集成、分部門數(shù)據(jù)共享
(1)本階段的特點(diǎn)。部門級(jí)信息化是在單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí)信息化基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。僅僅從部門的角度，將各單項(xiàng)核算軟件集成，形成一個(gè)系統(tǒng)整體運(yùn)行。很多企業(yè)的信息化是從財(cái)務(wù)管理信息化開始的，如將工資核算、固定資產(chǎn)核算、往來核算、總賬管理、進(jìn)銷存等業(yè)務(wù)集成管理，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的集成化管理。部門級(jí)應(yīng)用極大地提高部門內(nèi)部各業(yè)務(wù)間的協(xié)調(diào)能力，提高管理規(guī)范化水平、提高整個(gè)部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)了部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享，但還無法實(shí)現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)共享。部門級(jí)信息化一般考慮簡單局域網(wǎng)C/S架構(gòu)。部門級(jí)信息化相對(duì)于單項(xiàng)業(yè)務(wù)級(jí)信息化，集成化程度提高，人工干預(yù)減少，數(shù)據(jù)自動(dòng)從上一環(huán)節(jié)傳到下一環(huán)節(jié)，提高了信息的適時(shí)性和準(zhǔn)確性。
(2)本階段必須面對(duì)的問題。部門內(nèi)部各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化集成使人們初步嘗到了集成的好處，但也必須面對(duì)集成帶來的問題：首先是人員崗位變動(dòng)問題。由于初步涉及小范圍的業(yè)務(wù)流程重組，部門內(nèi)部工作崗位需進(jìn)行小范圍的調(diào)整，首次遇到信息化進(jìn)程中的人員思想問題。一定要把這項(xiàng)工作做好，并積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，為更深入的信息化奠定重要的思想基礎(chǔ)和做好心理準(zhǔn)備。其次是數(shù)據(jù)安全問題。集成最大的好處是數(shù)據(jù)共享。然而，也正是數(shù)據(jù)共享使數(shù)據(jù)安全問題凸現(xiàn)出來。必須有嚴(yán)格的安全機(jī)制，通過技術(shù)的、管理的和法律法規(guī)方面的措施，來保證信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。
(3)本階段的作用。本階段是整個(gè)企業(yè)信息化進(jìn)程中的過度階段，起著承上啟下的作用。首要任務(wù)仍然是鍛煉隊(duì)伍，培養(yǎng)人才和信息化示范。不過這里的人才特指集成化人才，信息化示范也是指集成化示范。通過上一階段人們熟悉了企業(yè)信息化的基本內(nèi)容，也體會(huì)到系統(tǒng)集成是解決信息孤島的惟一方法。如果直接進(jìn)行整個(gè)企業(yè)的集成，風(fēng)險(xiǎn)較大。從小范圍內(nèi)的集成中發(fā)現(xiàn)問題和尋找解決問題的辦法，為更大規(guī)模的集成奠定基礎(chǔ)。如果說在上一階段，人們體會(huì)到技術(shù)問題和資金設(shè)備問題是信息化的重要問題，在這里，人們開始意識(shí)到企業(yè)管理的規(guī)范化程度、決策者們的重視程度乃至人們的思想觀念等企業(yè)的軟環(huán)境，同樣是信息化成功的重要因素。
3.企業(yè)級(jí):全方位集成、跨部門數(shù)據(jù)共享
(1)本階段特點(diǎn)。企業(yè)級(jí)信息化是信息化的最高階段。整個(gè)企業(yè)系統(tǒng)集成管理，徹底消除信息孤島，所有信息實(shí)現(xiàn)跨部門共享，各信息化點(diǎn)間數(shù)據(jù)傳遞流暢，上一級(jí)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳遞到下一級(jí)。如將財(cái)務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)、進(jìn)銷存以及人力資源管理等部門全部納入信息化軌道，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，具有方便的領(lǐng)導(dǎo)查詢功能和輔助決策功能，能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)、審核、結(jié)算、報(bào)賬等。大幅度地提升整個(gè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)各部門間的協(xié)調(diào)能力。企業(yè)級(jí)信息化決不再是手工操作的簡單模擬，必須考慮企業(yè)級(jí)的業(yè)務(wù)流程重組，一般采用C/S或B/S架構(gòu)。
(2)必須解決的問題。實(shí)施企業(yè)級(jí)的信息化，當(dāng)然要求企業(yè)在資金、技術(shù)、人才等方面具備較好的條件。和部門級(jí)信息化相同，同樣要解決好人員崗位變動(dòng)問題和數(shù)據(jù)安全問題，要求企業(yè)的決策者一定是信息化的直接組織者。除工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施階段成立專門的組織，在系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)階段也應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理員專職崗位。
(3)必須具備的功能。能實(shí)現(xiàn)人力資源、財(cái)務(wù)資源、材料設(shè)備資源一體化管理。有效地控制各種成本、費(fèi)用，有效地控制財(cái)務(wù)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)以及提供企業(yè)級(jí)的分析決策信息等。
中小企業(yè)信息化的策略
強(qiáng)化中小企業(yè)的信息化意識(shí)
目前中小企業(yè)信息化不溫不火的原因是多方面的，其中主要原因還是在于中小企業(yè)對(duì)信息化認(rèn)識(shí)模糊。廣大中小企業(yè)一定要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到開展信息化的重要性和迫切性。信息化強(qiáng)調(diào)的不僅是計(jì)算機(jī)軟硬件，更強(qiáng)調(diào)人、管理、技術(shù)之間的有機(jī)集成，其中“人”是第一位的因素，特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，一定要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化有正確理解和足夠重視。在實(shí)施過程中要對(duì)員工進(jìn)行信息化方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)企業(yè)自己的信息化人才。只有這樣，才能順利推進(jìn)中小企業(yè)信息化進(jìn)程。
中小企業(yè)要合理使用有限資金
作為中小企業(yè)，能夠投入信息化建設(shè)的資金肯定不會(huì)太多，應(yīng)該考慮怎樣“少花錢、多辦事”。中小企業(yè)絕不能盲目追求最新技術(shù)和產(chǎn)品，而要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況采用“滾動(dòng)式”的投資方法，認(rèn)真分析自身最迫切需要解決的問題，選擇適宜的實(shí)施路線，科學(xué)、合理地安排實(shí)施計(jì)劃。中小企業(yè)一定要擺脫以硬件設(shè)備為主的投資方式，要硬件、軟件同時(shí)并重。由于中小企業(yè)涉及行業(yè)廣泛、企業(yè)內(nèi)部管理方式以及業(yè)務(wù)流程多變，在系統(tǒng)選型時(shí)要堅(jiān)持“好用、夠用、實(shí)用”的原則。還要充分利用社會(huì)信息技術(shù)力量，例如第三方的信息平臺(tái)協(xié)助信息化建設(shè)中的IT采購，減少IT采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。
要以外包方式進(jìn)行信息化建設(shè)
中小企業(yè)的現(xiàn)實(shí)條件決定了中小企業(yè)信息化必須依靠IT廠商所提供的社會(huì)化與專業(yè)化IT外包服務(wù)。由于外包企業(yè)有通暢的軟硬件渠道，中小企業(yè)可以得到更低價(jià)格的硬軟件，這比企業(yè)自己設(shè)立IT部門成本低，而且企業(yè)可以專注自身業(yè)務(wù);由于外包企業(yè)有專職的咨詢和方案論證，可以保證信息化投資能夠產(chǎn)生預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益;外包企業(yè)能夠提供具有針對(duì)性的信息化培訓(xùn)，可以提高中小企業(yè)人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能。對(duì)于業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡單、應(yīng)用需求相對(duì)單一、經(jīng)營狀況經(jīng)常變化、專業(yè)技術(shù)人才缺乏的中小企業(yè)來說，不可能選擇使用那些系統(tǒng)復(fù)雜度高、使用難度大而又非常昂貴的產(chǎn)品。因此，IT廠商要深入中小企業(yè)認(rèn)真了解實(shí)際需求，提供針對(duì)性強(qiáng)、能夠快速實(shí)施的解決方案。
信息化要“大處著眼，小處著手”
我國中小企業(yè)具有數(shù)量大、規(guī)模小、行業(yè)和地域分布廣、經(jīng)營狀況參差不齊等特點(diǎn)，中小企業(yè)信息化要根據(jù)實(shí)際情況采取“整體規(guī)劃，分步實(shí)施”的策略，尋找合適的突破口，從易到難，循序漸進(jìn)。目前財(cái)務(wù)軟件大多實(shí)現(xiàn)了從核算型向管理型發(fā)展，且財(cái)務(wù)體系比較固定。建立企業(yè)網(wǎng)站可以向社會(huì)展示企業(yè)形象，提高產(chǎn)品知名度，擴(kuò)大產(chǎn)品銷路，而且有助于加強(qiáng)與客戶的相互溝通。此外，中小企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代非常快，急需利用信息技術(shù)手段(如CAD)設(shè)計(jì)新產(chǎn)品。因此，選擇財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、企業(yè)上網(wǎng)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等作為中小企業(yè)信息化的突破口是可行的。
建立健全信息化社會(huì)服務(wù)體系
對(duì)于中小企業(yè)來說，由于規(guī)模分散、技術(shù)薄弱、資金有限，要充分調(diào)動(dòng)、合理整合有關(guān)社會(huì)資源，發(fā)揮大專院校、科研院所的技術(shù)輸出作用，發(fā)揮軟件提供商、系統(tǒng)集成商、管理咨詢公司、工程監(jiān)理機(jī)構(gòu)等的作用，逐步建立由政府、中介服務(wù)體系和IT廠商共同構(gòu)建中小企業(yè)信息化支持、服務(wù)與保障體系，形成一個(gè)完善、誠信、高效的中小企業(yè)信息化社會(huì)信息服務(wù)體系。
積極發(fā)揮政府有關(guān)部門的作用
中小企業(yè)信息化尚處在啟蒙狀態(tài)，需要政府全方位的引導(dǎo)。政府要籌集部分資金支持具有示范性、帶動(dòng)性的項(xiàng)目，例如哈爾濱市專門設(shè)立了中小企業(yè)信息化建設(shè)導(dǎo)向基金來扶持中小企業(yè)信息化工作。此外，加強(qiáng)對(duì)典型中小企業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)也是一個(gè)十分有效的引導(dǎo)方法，例如廣州市推出了一批典型的中小企業(yè)信息化示范工程，總結(jié)出一批不同類型的中小企業(yè)信息化典型案例，在引導(dǎo)中小企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用。政府還要提供中小企業(yè)信息化建設(shè)方面的有關(guān)服務(wù)，例如向中小企業(yè)推薦優(yōu)秀軟件及其提供商，搭建中小企業(yè)信息化公共平臺(tái)供中小企業(yè)租賃使用并提供有關(guān)配套服務(wù)等。
企業(yè)信息化的意義
(一)促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，提高快速反應(yīng)能力
大多數(shù)中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是建立在專業(yè)化分工基礎(chǔ)上的“金字塔”型組織結(jié)構(gòu)，但由于其存在多等級(jí)、多層次、機(jī)構(gòu)臃腫，橫向溝通困難，對(duì)外界變化反應(yīng)遲緩等弊端，已不能適應(yīng)日益復(fù)雜、變化多端的市場(chǎng)環(huán)境。而在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)可以簡化企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營的方式，減少中間環(huán)節(jié)和中間管理人員，從而建立起精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的“扁平”型組織結(jié)構(gòu)。這種組織形式信息溝通暢通、及時(shí)，使市場(chǎng)和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，提高了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)能力，從而更好地適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境。
(二)有效地降低企業(yè)成本
信息技術(shù)應(yīng)用范圍涉及整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，可以有效地、大幅度地降低企業(yè)的費(fèi)用。主要表現(xiàn)在：企業(yè)利用信息技術(shù)獲取外部信息如市場(chǎng)信息、產(chǎn)品銷售渠道信息、相關(guān)競(jìng)爭(zhēng)信息等方面的成本降低;計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造技術(shù)可以使企業(yè)降低新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)成本和對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行修改或增加新性能的成本;庫存管理信息化使企業(yè)減少了庫存量，降低了管理成本;信息技術(shù)的應(yīng)用尤其是迅速發(fā)展的電子商務(wù)大大降低了企業(yè)的交易成本。
(三)提高企業(yè)的市場(chǎng)把握能力
在把握市場(chǎng)和消費(fèi)者方面，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是電子商務(wù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應(yīng)用，縮短了企業(yè)與消費(fèi)者的距離，企業(yè)與供應(yīng)商及客戶建立起高效、快速的聯(lián)系，從而提高了企業(yè)把握市場(chǎng)和消費(fèi)者的能力，使企業(yè)能迅速根據(jù)消費(fèi)者的需求變化有針對(duì)地進(jìn)行研究與開發(fā)話動(dòng)，及時(shí)改變和調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷向市場(chǎng)提供質(zhì)量更好、品種更多、更適合消費(fèi)者需求的產(chǎn)品和服務(wù)。
(四)加快產(chǎn)品和技術(shù)的創(chuàng)新
信息技術(shù)能極大提高企業(yè)獲取新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品和新思想的能力。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)與制造的結(jié)合所形成的各種企業(yè)信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造、計(jì)算機(jī)輔助工藝編制、柔性制造系統(tǒng)、敏捷制造、計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)開發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、營銷及管理的高度集成化，極大地增強(qiáng)了企業(yè)生產(chǎn)的柔性、敏捷性和適應(yīng)性。此外，集成制造技術(shù)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)中的擴(kuò)散和滲透，使企業(yè)具備大規(guī)模定制的制造能力，其結(jié)果可使企業(yè)“個(gè)性化、多品種、小批量”的生產(chǎn)和服務(wù)。
(五)促進(jìn)企業(yè)提高管理水平
推進(jìn)企業(yè)信息化是促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新和各項(xiàng)管理工作升級(jí)的重要突破口。企業(yè)信息化不只是計(jì)算機(jī)硬件本身，更為重要的是與管理的有機(jī)結(jié)合。即在信息化過程中引進(jìn)的不僅是信息技術(shù)，而更多的是通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，把先進(jìn)的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進(jìn)行管理創(chuàng)新。以此建立良好的管理規(guī)范和管理流程，構(gòu)建扎實(shí)的企業(yè)管理基礎(chǔ)，實(shí)行科學(xué)管理，從而提高了企業(yè)的整體管理水平。
(六)提高企業(yè)決策的科學(xué)性、正確性
完備的信息是經(jīng)營決策的基礎(chǔ)。信息技術(shù)改變了企業(yè)獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式，使管理者對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部信息的掌握更加完備、及時(shí)和準(zhǔn)確。另外，各種決策工具如專家系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等的應(yīng)用，極大地增強(qiáng)了決策者的信息處理能力和方案評(píng)價(jià)選擇能力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強(qiáng)了決策的理性、科學(xué)性及快速反應(yīng)，提高了決策的效益和效率。
(七)提升企業(yè)人力資源素質(zhì)
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是人員素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)，人員素質(zhì)在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)中極為重要。企業(yè)信息化，可以加速知識(shí)在企業(yè)中的傳播，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)至全體員工知識(shí)水平、信息意識(shí)與信息利用能力提高，提升了企業(yè)人力資源的素質(zhì)及企業(yè)文化的環(huán)境。不管是高層領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員還是業(yè)務(wù)人員都將在信息化過程中不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)，學(xué)習(xí)新的管理理論，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有知識(shí)的及時(shí)更新和新知識(shí)的應(yīng)用。
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