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人力資源管理可以簡(jiǎn)化處理的工作
哪些人力資源工作可以簡(jiǎn)化處理?當(dāng)然，咱們?cè)谙胫?jiǎn)化的時(shí)候也就是在想走捷徑，走捷徑不可恥，可恥的是你自己想走不好意思走還仇恨別人走捷徑。
分析與整理工作
首先進(jìn)行自我工作分析，將自己平時(shí)要做的事件進(jìn)行梳理，從幾個(gè)層次繼續(xù)下去,先來(lái)看圖。
我們現(xiàn)在來(lái)解釋這張圖。首先我們將自我工作分析按時(shí)間性先進(jìn)行一次梳理，會(huì)形成一張年度、季度、月度、每日、因某類事件會(huì)促發(fā)、偶發(fā)等事件。列明這些事件以后，我們?cè)僖灰话焉蠄D中右邊最后一列的那些要素都梳理出來(lái)，這時(shí)候我們對(duì)于每一起事件為什么要做，要做到什么目標(biāo)才行，事件會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)果，這個(gè)結(jié)果會(huì)交給誰(shuí)，這個(gè)事情是不是獨(dú)立的還是還有別的責(zé)任人，當(dāng)然還有事件是不是具備法律風(fēng)險(xiǎn)等都會(huì)清晰起來(lái)。
接下來(lái)，你再把同類的進(jìn)行合并同類項(xiàng)。如果是為了同一個(gè)目標(biāo)，事件責(zé)任人也是相同的人，而事件結(jié)果呈現(xiàn)的也是同一類人，同時(shí)也都沒(méi)有什么法律風(fēng)險(xiǎn)，那么請(qǐng)問(wèn)，你為毛不能合并起來(lái)，把兩件事情合并成一件，去掉相同的部分，留下不同的部分不就結(jié)了?或者說(shuō)某些不是事件使用更便捷的方式去完成?
舉例來(lái)說(shuō)：
1、例如辦公用品需求確認(rèn)，這件事情的時(shí)間性是“每月一次”，或者“每季度一次”，而且與法律風(fēng)險(xiǎn)無(wú)關(guān)，同時(shí)也不是非要單獨(dú)執(zhí)行的一件事情，那么是否可以用OA流程去完成，而不是非要通過(guò)什么紙質(zhì)的走完?你要說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)不同意花錢，那像釘釘這樣的免費(fèi)OA功能多了去了，都是全免費(fèi)。這就只需要花5分鐘時(shí)間發(fā)起一個(gè)流程就可以完成。
2、根據(jù)事件必要性來(lái)進(jìn)行判斷，舉例：例如《應(yīng)聘登記表》《入職登記表》這兩件事情能不能簡(jiǎn)化?如何簡(jiǎn)化?我們來(lái)看這幾個(gè)維度：事件責(zé)任人均為“新入職員工”，事件結(jié)果為“完成表格”。能不能簡(jiǎn)化?如何簡(jiǎn)化?我通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)不能，我們來(lái)看分析：
(1)《應(yīng)聘登記表》主要為在面試之前就要了解清楚企業(yè)想要了解的全部事件，與簡(jiǎn)歷并無(wú)重復(fù)，因?yàn)閼?yīng)聘登記表里的內(nèi)容可以包括簡(jiǎn)歷，但不僅僅是簡(jiǎn)歷內(nèi)容，更多還要有更豐富的企業(yè)必須要了解的內(nèi)容，全部的工作經(jīng)歷與每一段工作的證明人、是否有本單位的推薦人、家庭背景(非家庭成員聯(lián)系方式)、是否與前一家企業(yè)有競(jìng)業(yè)協(xié)議、是否有特殊技能、是否能接受公司內(nèi)職務(wù)調(diào)整等。這些在簡(jiǎn)歷中肯定是不太可能注明的，而這些又是在面試的時(shí)候也就是錄用之前就必須要了解的信息。當(dāng)然最下面的聲明例如本人所填寫的地址為郵寄送達(dá)地址，本人承諾所填內(nèi)容均屬實(shí)，本人與公司建立勞動(dòng)關(guān)系時(shí)已與原工作單位解除勞動(dòng)關(guān)系并愿意接受背景調(diào)整等等。通常應(yīng)聘登記表是不需要審批的，只是要做為員工的檔案之一，因此必須要有員工本人親筆簽名和聲明。那么這個(gè)想要簡(jiǎn)化也比較難簡(jiǎn)化。
(2)《入職登記表》主要是新員工已經(jīng)確定錄用了，企業(yè)還要更深層次的了解的信息，例如緊急聯(lián)系人、家庭成員聯(lián)系方式等。通常情況下入職登記表也是員工二級(jí)檔案中重要信息之一，因此在某種情況下，完全可以把審批流程加入入職登記表里�！竞线m沒(méi)有使用電子OA的企業(yè)】在員工填寫完入職登記表以后，由HR補(bǔ)充完整一些崗位信息、試用期相關(guān)信息等再一起交由領(lǐng)導(dǎo)審批。如此一來(lái)就是將工作進(jìn)行了簡(jiǎn)化，某種程度上也算是一種捷徑。
3、有些同類事件是否可以考慮將責(zé)任進(jìn)行分解?
我見過(guò)不少的HR，一旦企業(yè)重視起人力資源管理以后，就感覺自己成了“丞相”恨不得事事都放在自己部門，什么都掌握在自己手里。 事必躬親，當(dāng)然有沒(méi)有分析過(guò)這個(gè)最終有原因?加大自己在領(lǐng)導(dǎo)面前的價(jià)值感啊。
舉例
現(xiàn)在好多中小企業(yè)的薪酬是放在財(cái)務(wù)發(fā)放，但是高速發(fā)展以后不少企業(yè)老板都覺得應(yīng)該請(qǐng)專業(yè)的人力資源來(lái)管理。前幾天就有一位也在深圳的小伙伴與我閑聊起這個(gè)話題。她剛進(jìn)入到一家公司，之前薪酬發(fā)放都在財(cái)務(wù)。她剛到這家企業(yè)2個(gè)月。于是我問(wèn)她，你要把這事件拿回來(lái)的目的是什么?原因是什么?你現(xiàn)在忙到什么程度?那位小伙伴告訴我，一共三個(gè)人，行政人事都做，全國(guó)大約200人左右。我說(shuō)那你忙的過(guò)來(lái)嗎?說(shuō)挺忙的。OK，那你這么著急的把做工資這件事情又拿來(lái)做甚?有人為你做你應(yīng)該做的事情有何不好?聽到這樣的話她有些迷糊，不是您說(shuō)專業(yè)的人做專業(yè)的事嗎。咱們不應(yīng)該嗎?我說(shuō)，你的目標(biāo)是讓老板認(rèn)可你的專業(yè)，你要證明的是你的專業(yè)能力。那么重要的就是將現(xiàn)在沒(méi)有分開的薪酬結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理性的劃分，幫助企業(yè)降低用工風(fēng)險(xiǎn)，幫助部門負(fù)責(zé)人解決現(xiàn)在部門內(nèi)留人、育人方面最需要解決的問(wèn)題，同時(shí)把精力放在降低用工風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范員工手冊(cè)等，你說(shuō)你非把做工資表這種吃力不討好的事情拽回來(lái)也沒(méi)啥用啊。
再比如說(shuō)，考勤簽字表，為何非讓HR一個(gè)個(gè)找人簽字，為何不可以用分權(quán)的形式由部門負(fù)責(zé)人再到下一層主管去解決，HR負(fù)責(zé)回收及統(tǒng)計(jì)呢。
這段話看起來(lái)與題主的問(wèn)題無(wú)關(guān)，其實(shí)是很有相關(guān)的。只有在能夠簡(jiǎn)化掉一些基礎(chǔ)事務(wù)性工作的基礎(chǔ)之上，你才能更好的把你的精力給騰出來(lái)做些更有意義，更能體現(xiàn)你價(jià)值的地方。
觀點(diǎn)總結(jié)
1、可以簡(jiǎn)化的工作必須簡(jiǎn)化。因?yàn)橹挥泻?jiǎn)化了你才能把你80%的精力騰出來(lái)去做更重要的事情。尤其中小企業(yè)的HR，最困擾的就是找不到發(fā)展方向，找不到自我存在價(jià)值。很大一部分原因就是因?yàn)榭雌饋?lái)更加瑣碎的事件已經(jīng)讓你無(wú)法分神。
2、如何簡(jiǎn)化。通過(guò)自我工作分析，如同上文中的圖你將每一種事件都進(jìn)行分解，嘗試將可以分類，可以合并，可以簡(jiǎn)化，甚至可以縮減一些事項(xiàng)，同時(shí)合理的利用一些手邊工具，當(dāng)然還有合理的進(jìn)行分權(quán)分責(zé)。讓你們企業(yè)的部門負(fù)責(zé)人學(xué)會(huì)非人力資源部的人力資源管理就可以讓HR事半功倍。
補(bǔ)充
為什么要走捷徑?為什么要簡(jiǎn)化工作，簡(jiǎn)單的說(shuō)為了實(shí)現(xiàn)某種目的。懶人創(chuàng)造汽車是為了不走路，把在路程上的時(shí)間用在真正要解決的事件上。因此簡(jiǎn)化工作是為了加快效率與做更專業(yè)角度的事情。
1、 思考你的客戶需要什么
這也就是經(jīng)常我們說(shuō)的，不懂運(yùn)營(yíng)不懂業(yè)務(wù)的HR永遠(yuǎn)都紙上談兵。到了企業(yè)兩眼一抹黑，結(jié)果做啥都落地執(zhí)行不下去。最終為了讓自己看起來(lái)更忙，只能去把一件事情拆成兩件事情做，讓自己周報(bào)里看的更好看一些。因?yàn)槭虑樘倭祟I(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為你沒(méi)干活!!你把能簡(jiǎn)化的工作簡(jiǎn)化完了你去想想你的內(nèi)部客戶想要的是什么?你一去就做這個(gè)制度那個(gè)制度是人家要的嗎?你上來(lái)就去搞考勤制度一來(lái)就去大改績(jī)效是你的客戶要的嗎?簡(jiǎn)單的說(shuō)，把你放到某個(gè)崗位上去你能馬上干起來(lái)嗎?(寫代碼、畫圖這樣專業(yè)的咱們不談)。你能清楚了解每一個(gè)業(yè)務(wù)的流程與操作嗎?HR們，快醒醒!不要為了讓自己顯的很忙，天天把一大堆沒(méi)有意義的事情拿在手上。更貼近業(yè)務(wù)的想想如何做價(jià)值鏈分析，如何做運(yùn)營(yíng)�，F(xiàn)在運(yùn)營(yíng)部門想要如何，現(xiàn)在研發(fā)部門想要解決什么問(wèn)題。這才是體現(xiàn)你價(jià)值的地方。這就是“順?biāo)浦?rdquo;會(huì)更快的道理。
2、學(xué)會(huì)總結(jié)
任何一項(xiàng)工作都離不開計(jì)劃和總結(jié)，只有這樣，個(gè)人才可能有較高的工作效率和能力提升的空間。HR的工作很繁瑣，有很多細(xì)微的工作容易被忽視，如果能抽點(diǎn)時(shí)間出來(lái)做個(gè)詳細(xì)的工作計(jì)劃，會(huì)給你減少不必要的工作麻煩。其實(shí)，做計(jì)劃也不需要多長(zhǎng)的時(shí)間，只要半個(gè)小時(shí)，把想到的放在筆記本上就可以啦。除了計(jì)劃外，總結(jié)也是很有必要的。每當(dāng)一項(xiàng)工作完成，你就要梳理它，哪里做的好，哪里還有待提高。久而久之，你的錯(cuò)誤會(huì)越來(lái)越少。堅(jiān)持計(jì)劃和總結(jié)，對(duì)部門和個(gè)人的工作效率都會(huì)有所提高。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你養(yǎng)成了一個(gè)好習(xí)慣，做事變得有條不紊，不會(huì)雜亂無(wú)章。
3、合理的安排時(shí)間
時(shí)間管理是很多人的軟肋，一天下來(lái)忙忙碌碌，卻不知道自己到底在忙什么，沒(méi)有效率。每天十分鐘，把每周或每天的工作清單羅列出來(lái)，按照四象限分類，分清事情的輕重緩急。這樣一來(lái)，哪此工作迫在眉睫，哪些工作次之，就一目了然。工作分得清主次，有條有理，有法有章，才能更有效率。
4、加強(qiáng)與人溝通處事能力
有溝通就可以有協(xié)作，你一個(gè)人忙難道不能讓全部的人幫你忙嗎?HR有很多的時(shí)間都在溝通：面試人員、部門協(xié)調(diào)、員工勞資關(guān)系處理、各種會(huì)議�？己说鹊�，學(xué)會(huì)如何有重點(diǎn)、有目的的有效溝通方法，增強(qiáng)自身的溝通能力，也是提升工作效率的有效方法之一。具體如何去增強(qiáng)自身的溝通能力，我建議你要多學(xué)習(xí)，多總結(jié)，察言觀色，尊重別人的意見。
5、接受新事物吧!學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)和一些新系統(tǒng)
支付寶剛進(jìn)入你們的世界的時(shí)候你們怕不怕?淘寶剛進(jìn)入你們的世界的時(shí)候你們怕不怕?不怕你付了錢人家不給你們貨?不怕你的信息會(huì)外泄?支付寶全是錢，你沒(méi)怕過(guò)你的信息外泄?釘釘現(xiàn)在已經(jīng)很火了，但是剛出來(lái)的時(shí)候有多少人不敢使用?你怎么不說(shuō)釘釘會(huì)泄露信息而不敢使用?別傻了，你又不是大牛公司，你又不是什么國(guó)家保密局，人家要你們的信息做啥。Excle剛出來(lái)的時(shí)候大家也都怕，但是在使用完了認(rèn)為真的是太高效率了，所以你們現(xiàn)在有幾個(gè)還打算盤?釘釘免費(fèi)的呀，我們公司一直在使用釘釘，從董事長(zhǎng)到基礎(chǔ)員工，全國(guó)全布241個(gè)地區(qū)，70多個(gè)城市，走流程全部走上面走，我們的內(nèi)部制度寫著：公司重大消息使用釘釘進(jìn)行全公司發(fā)布。不然的話你說(shuō)咱們走個(gè)流程那要走幾天?
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