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行政秘書如何做好會議記錄
作為職場人的你,一定逃不過做會議記錄，不知道大家對會議記錄了解多少？下面是小編幫大家整理的行政秘書如何做好會議記錄，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
行政秘書如何做好會議記錄
會議記錄是公司里行政秘書的一項日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。它需要在會前、會中、會后投入足夠的時間和精力，充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。做好會議記錄應(yīng)著重把握好以下三點：
1、準(zhǔn)備細(xì)致到位
認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會議記錄的重要保障。會前，記錄人要對會議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解，對以往相關(guān)會議討論情況、會議決議等做到心中有數(shù)。
會議記錄通常采用現(xiàn)場文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。
對此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達(dá)會場、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會議記錄效果。
2、記錄完整真實
一份完整的會議記錄，除了會議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。會議記錄的目的，就是要忠實記載會議召開時的情景，以便日后查閱。這就要求會議記錄必須真實，不能夾雜個人觀點，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說內(nèi)容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。
3、整理準(zhǔn)確及時
會上記錄的內(nèi)容只是一個草稿，會議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會議記錄。
在此過程中應(yīng)注意以下幾點：一是對記錄內(nèi)容查漏補(bǔ)缺。根據(jù)會議錄音等對記錄文稿進(jìn)行核對，對遺漏內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實。對個別無法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標(biāo)注拼音。三是對記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實性、完整性的前提下對文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后，應(yīng)及時歸檔留存。
如何作好會議記錄
首先在參加會議時，要對會議要點和旨意作個概括，以作個概要記錄，并且要歸檔。
在參加會議時，為了保證記錄速度跟上會議的節(jié)奏，可以使用速記詞和精略法。
在參加會議時，可以重點記一些重要事件的時間和地點和要求等，這樣條理就會非常清楚。
如何做好會議記錄
一、會議記錄，會前準(zhǔn)備工作要做好。
�。ㄒ唬┰陂_會之前提前到達(dá)，并安排好用作會議記錄的地方位置。
會議記錄員一定要比與會者提前到達(dá)，一方面可以協(xié)助其他會務(wù)人員做好會前布置工作，更主要的是可以先定定神，找到合適的記錄的座位，檢查記錄準(zhǔn)備情況。
記錄員一般都要坐在工作人員的位置，所以，一般處于相對“偏”“遠(yuǎn)”的地方。但有經(jīng)驗的記錄員，比較會挑選位置，既不能讓人誤認(rèn)為是與會者的身份，又要便于聽清楚發(fā)言人討論會議的內(nèi)容。這點是經(jīng)驗之談！
�。ǘ�(zhǔn)備足夠的筆，鉛筆，一般都要備三、二支，只有一支筆，肯定是不行的，很多小白記錄員都吃過這個虧，正在忙著記個不停時，筆突然沒水了！會議專用記錄簿（紙），也是必不可少的。
�。ㄈ�(zhǔn)備錄音機(jī)、錄音筆等或者你隨身攜帶的手機(jī)，也可作為補(bǔ)充記錄工具。如果沒有，重要的會議記錄，遇到記錄跟不上時，你往往就會感到后悔。
二、會議記錄的要求
�。ㄒ唬┩暾�。會議記錄必須要體現(xiàn)會議的實際進(jìn)程，要將所有要點完整記錄下來，不能有遺漏。
（二）簡要。會議記錄，不同于一份詳細(xì)報告，而是將會議進(jìn)程以簡明扼要的形式表達(dá)出來即可。
�。ㄈ┛旖�。會議記錄，可以說也是個“技術(shù)活”，你要練就速記的功夫！還有“回放”的記憶功能！否則，很容易記得手忙腳亂，“借”手不及。
（四）準(zhǔn)確。會議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。
三、會議記錄的方法以及內(nèi)容。
�。ㄒ唬┯涗洺醪竭_(dá)成意見或決議。文秘人員做會議記錄時，必須從速記下每項通過的意見和決議。措辭準(zhǔn)確，忠于原話。特別是意見的提議者！附議者的姓名則不必逐字記下，但要記下贊成和反對決定的全部論據(jù)。
（二）整理及時。會議后應(yīng)馬上將會議記錄整理，寫完。敘述應(yīng)以第三人稱。順序如下。
1、會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。
2、與會者姓名，主要領(lǐng)導(dǎo)、主持人的名字寫在最前面，并依次寫下其他與會者的名字。
3、列席人員、缺席人員、請假人員等。
4、上次會議記錄（宣讀）。這一步很多會議都已省略。比如會前這份會議記錄已傳閱過，并且全體成員都已同意，那么這一步就可以省略了。如果某一成員指出記錄中的一個錯誤，經(jīng)會議批準(zhǔn)，會議主持人或文件簽發(fā)人同意，文秘人員可以在會議記錄中改正這些錯誤，會議記錄已經(jīng)簽名，任何地方原則上都不能再做改動。
�。ㄈ�、會議議而未決的問題。
�。ㄋ模┫麓螘h日期。如果暫無法確定，也可以不標(biāo)明。
（五）簽名確認(rèn)。記錄員簽名。主持人在會議記錄上簽名確認(rèn)。如有改動，記錄員在主持人修改過地方簽上名后，亦應(yīng)簽名確認(rèn)。這一步往往也被省略了。會議記錄往往只有記錄員簽名。但從嚴(yán)格規(guī)范的要求來說，必須是這樣操作的。
四、會議記錄存檔。
有些重要會議對今后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應(yīng)該迅速的建立專門的檔案。包括與會者的姓名，聯(lián)系地址，會議記錄，會議紀(jì)要，會議的組織情況和其他有關(guān)資料。這種檔案不僅便于查驗，而且對組織下一次會議也有參考價值。甚至對今后工作會有重要的歷史參考價值和指導(dǎo)意義。
五、發(fā)會議紀(jì)要和簡報。
會議記錄以后，除了一些簡單一般性的研究事務(wù)性工作的會議外，一般都要求整理會議紀(jì)要。一份完整的原始會議記錄，是做好會議紀(jì)要的重要前提。有些會議還要求要發(fā)簡報。至于這個問題，下次再專門敘述。
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