文秘應(yīng)該如何使用電話

　　正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和協(xié)。那么文秘應(yīng)該如何使用電話呢，一起來看看！

　　(一)接聽要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。

　　對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進(jìn)行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因?yàn)槭巧霞壓褪组L不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態(tài)度要和藹，語言要文明。

　　電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

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