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項(xiàng)目管理計(jì)劃制定的原則和作用
項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理過(guò)程中的基本組成部分，是為了明確工作的目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況通過(guò)科學(xué)的預(yù)測(cè)，權(quán)衡客觀需要，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各類(lèi)資源，以保證所有項(xiàng)目有序地開(kāi)展并順利達(dá)到預(yù)期目標(biāo)所制定的。下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了關(guān)于項(xiàng)目管理計(jì)劃制定的原則和作用，歡迎閱讀。
項(xiàng)目管理計(jì)劃制定的原則和作用 1
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，作為管理職能之一的計(jì)劃職能，是管理工作之先。一個(gè)項(xiàng)目首先要具有計(jì)劃才會(huì)有后續(xù)的組織和控制。好的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的前提，貫穿整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)，是項(xiàng)目目標(biāo)快速有效實(shí)現(xiàn)的保障。
(一)具體的(Specific)
項(xiàng)目計(jì)劃要分階段、分步驟，準(zhǔn)確分析執(zhí)行過(guò)程中的環(huán)境、影響因素等，做出周密的對(duì)策和行動(dòng)方案。從而減少執(zhí)行中的溝通成本、干擾、困惑。
(二)可衡量的(Measurable)
項(xiàng)目計(jì)劃的階段目標(biāo)結(jié)果要可衡量，讓執(zhí)行者明確，以便掌握和控制工作進(jìn)度、檢查、跟蹤考核。
(三)達(dá)成一致的(Attainable)
所有的項(xiàng)目計(jì)劃都是基于一定的.目的、目標(biāo)而定，目標(biāo)是終點(diǎn)，計(jì)劃就是設(shè)計(jì)要達(dá)到終點(diǎn)所必須經(jīng)過(guò)的歷程。
(四)可實(shí)現(xiàn)的(Relevant)
項(xiàng)目計(jì)劃必須是可以實(shí)現(xiàn)的，可操作的，不切實(shí)際的計(jì)劃不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，還會(huì)引起員工抱怨，影響執(zhí)行，達(dá)不到目的，形如空文。
(五)有時(shí)間限制的(Time-based)
企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展設(shè)定目標(biāo)，任何工作就要圍繞這個(gè)目標(biāo)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)去完成。項(xiàng)目計(jì)劃要具體體現(xiàn)工作進(jìn)度，以便在預(yù)期時(shí)間完成任務(wù)。
項(xiàng)目管理計(jì)劃制定的原則和作用 2
編制正確的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理不可缺少的部分。項(xiàng)目計(jì)劃通常能在制定和執(zhí)行過(guò)程中通過(guò)檢查、調(diào)整，以抑制不良風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目計(jì)劃制定的目的是要減少工作上的不協(xié)調(diào)，合理地利用時(shí)間，提高工作效率，保證項(xiàng)目工作取得成功。
(一)明確目標(biāo)，有的放矢
項(xiàng)目計(jì)劃是為了確保在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)要達(dá)到的項(xiàng)目目標(biāo)而計(jì)劃的，明確項(xiàng)目成員的工作任務(wù)，落實(shí)各成員的工作責(zé)任以及工作職權(quán)，限制項(xiàng)目中各個(gè)階段的完成時(shí)間，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。明確的目標(biāo)可激發(fā)工作熱情和提高工作效率，也是具體執(zhí)行過(guò)程中工作得到他人支持、配合、認(rèn)可的前提。實(shí)際上，明確的目標(biāo)是項(xiàng)目執(zhí)行的生命力，既是起點(diǎn)也是終點(diǎn)。明確項(xiàng)目戰(zhàn)略目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)其工作宗旨和目標(biāo)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員明白自己的目標(biāo)。
(二)平衡資源
有利于以最小的成本實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源的最有效配置及平衡。矛盾總是無(wú)處不在的，項(xiàng)目工作中資源沖突是最大的管理問(wèn)題之一。對(duì)于資源利用而言，項(xiàng)目計(jì)劃的作用有二：一是在資源相對(duì)充足的情況下利用計(jì)劃將資源最大化充分利用，二是在資源不足的情況下利用計(jì)劃來(lái)爭(zhēng)取一些可爭(zhēng)取的資源。
(三)協(xié)調(diào)項(xiàng)目各活動(dòng)目標(biāo)一致
之所以把項(xiàng)目計(jì)劃工作擺在項(xiàng)目工作的首位，不僅僅是從管理過(guò)程的角度來(lái)看，項(xiàng)目計(jì)劃的職能優(yōu)于其他管理職能，更是因?yàn)轫?xiàng)目計(jì)劃與其他計(jì)劃最大的區(qū)別是它可以明確項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。項(xiàng)目在此之前從未發(fā)生過(guò)，將來(lái)也不會(huì)在同樣的條件下再發(fā)生，它是一項(xiàng)時(shí)限的任務(wù)，是付諸實(shí)施的唯一管理智能。因此在工作開(kāi)始之前要制定切實(shí)可行的'項(xiàng)目計(jì)劃，使項(xiàng)目關(guān)系人之間能相互溝通，確定了利益相關(guān)者的信息交流和溝通的要求，保證了信息及時(shí)有效的到達(dá)需求者手中，增加顧客的滿意度，從宏觀上保證了項(xiàng)目各項(xiàng)工作的一致性，使整個(gè)項(xiàng)目在運(yùn)作中協(xié)調(diào)一致。
(四)最小化干擾
客戶(hù)的需求總是源源不斷的，而新的問(wèn)題或工作也可能隨時(shí)出現(xiàn)，層出不窮，可是，一旦我們制訂好工作計(jì)劃后，就必須最大程度的、最小偏差地去執(zhí)行，并以此作為名正言順的理由暫時(shí)將其他需求延緩，或最小化外界對(duì)我們既定工作的影響，以讓大家最大可能的集中精神地做好一件事情。
(五)保持可控狀態(tài)
確保項(xiàng)目活動(dòng)始終處于可控狀態(tài)。項(xiàng)目計(jì)劃可以為項(xiàng)目實(shí)施的可控性提供基準(zhǔn)計(jì)劃，為項(xiàng)目活動(dòng)始終處于有條不紊的狀態(tài)提供保障，使整個(gè)項(xiàng)目在生命周期中始終處于可控狀態(tài)，從而減少了項(xiàng)目的不確定性，提高了項(xiàng)目成功的可能性。同時(shí)，明確的各成員責(zé)任和范圍，以及各成員工作的實(shí)現(xiàn)方法、途徑、期限也使得項(xiàng)目活動(dòng)處于可控狀態(tài)中。
項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施中首要的且重要的一環(huán)，它從宏觀的視角出發(fā)，為項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)行提供基礎(chǔ)和依據(jù)，分析項(xiàng)目中的有利因素和不利因素，預(yù)測(cè)將會(huì)出現(xiàn)的情況，將“意料之外”的不可控因素轉(zhuǎn)化為“意料之中”的可控因素，制定出各種相應(yīng)對(duì)策，并在必要的時(shí)候?qū)?xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，變被動(dòng)為主動(dòng)，化不利為有利，從而有效地減少各種變化給項(xiàng)目帶來(lái)的負(fù)面影響。
好的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的前提，貫穿整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)，是項(xiàng)目目標(biāo)快速有效實(shí)現(xiàn)的保障。俗話說(shuō)：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”項(xiàng)目計(jì)劃是為了明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須完成哪些工作，由誰(shuí)來(lái)完成，確定各項(xiàng)工作的開(kāi)始時(shí)間，需要多少時(shí)間和成本，這樣就可以合理地安排人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等資源，保證項(xiàng)目有條不紊地進(jìn)行。同時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃可以為項(xiàng)目實(shí)施和控制提供基準(zhǔn)計(jì)劃，使整個(gè)項(xiàng)目始終處于可控狀態(tài)，減少項(xiàng)目的不確定性，提高項(xiàng)目成功的可能性。因此制定出切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃，不僅可以建立正常的項(xiàng)目運(yùn)作秩序，同時(shí)能提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。
你知道項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，有哪些不可忽視的作用：
1、完善項(xiàng)目計(jì)劃
在編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具進(jìn)度貓，在甘特圖中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，明確任務(wù)及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間及保障條件等，將項(xiàng)目計(jì)劃盡可能的編制詳細(xì)。
在開(kāi)始就對(duì)整個(gè)項(xiàng)目編制很詳細(xì)的計(jì)劃是不可取的，也是不可能的，因?yàn)殡S著時(shí)間推進(jìn)編制計(jì)劃就變得越困難，項(xiàng)目經(jīng)理可以在甘特圖中對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行完善。
2、了解成員的工作情況
通過(guò)進(jìn)度貓甘特圖將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員后，項(xiàng)目經(jīng)理也可以不定時(shí)通過(guò)進(jìn)度貓了解項(xiàng)目進(jìn)度。
項(xiàng)目經(jīng)理要去主動(dòng)與項(xiàng)目成員進(jìn)行溝通交流，了解工作的進(jìn)展的同時(shí)，也能了解到項(xiàng)目成員的情況。比如：項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度？項(xiàng)目成員是否按時(shí)完成交付？這些都應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)心的問(wèn)題。
通過(guò)溝通和項(xiàng)目管理工具對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
3、合理調(diào)配資源，提升工作效率
在項(xiàng)目中，任務(wù)完成時(shí)間可能因?yàn)轫?xiàng)目成員的不同而存在差異。為了確保項(xiàng)目進(jìn)展順利，項(xiàng)目經(jīng)理需要及時(shí)調(diào)整工作安排。通過(guò)甘特圖跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)分析，項(xiàng)目經(jīng)理可以做出合理的調(diào)整方案，從而提升團(tuán)隊(duì)的工作效率和完成質(zhì)量。
4、充分利用每位成員的特長(zhǎng)
在項(xiàng)目任務(wù)分解和分配中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該充分考慮每個(gè)項(xiàng)目成員的特長(zhǎng)和能力，將任務(wù)合理分配給對(duì)應(yīng)的成員。
只有充分利用每個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)，才能提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率和質(zhì)量。
如果項(xiàng)目成員是臨時(shí)組建的，項(xiàng)目經(jīng)理需要通過(guò)跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況來(lái)了解每個(gè)成員的特點(diǎn)，從而更好地分配任務(wù)。
5、精準(zhǔn)估算工作量，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行
工作量估算是項(xiàng)目管理過(guò)程中的難點(diǎn)，不精準(zhǔn)的估算會(huì)導(dǎo)致任務(wù)無(wú)法完成或計(jì)劃延誤。
因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目跟蹤中不斷總結(jié)和回顧工作量的估算情況，及時(shí)進(jìn)行修改。只有精準(zhǔn)估算工作量，才能確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。
6、掌握項(xiàng)目整體進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃
復(fù)雜項(xiàng)目中，項(xiàng)目成員會(huì)在不同階段進(jìn)行各自的工作，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)展難以把握。
為了掌握項(xiàng)目的整體進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，項(xiàng)目經(jīng)理需要確保項(xiàng)目階段劃分清晰，工作量明確，并且團(tuán)隊(duì)成員的工作統(tǒng)計(jì)真實(shí)可靠。
通過(guò)進(jìn)度貓跟蹤控制項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理可以及時(shí)了解項(xiàng)目狀態(tài)，做出相應(yīng)的調(diào)整和決策。同時(shí)，項(xiàng)目成員也應(yīng)該積極匯報(bào)工作進(jìn)展和問(wèn)題，以便項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)采取措施解決。
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