秘書崗位說明書
【秘書工作說明書】
崗位：文秘主管
職級：主管秘書
職稱：秘書
一、 職責總述
根據(jù)公司的有關制度、規(guī)定，做好公司工作總結、政務信息、制度匯編、印章管理、收文處理、保密文件管理、文書檔案移交、值班表編制、信訪接待、外事管理和其他工作。
二、所受監(jiān)督
上級領導監(jiān)督、平級互相監(jiān)督、部門互相監(jiān)督。
三、主要工作
工作總結：負責公司的年、季、月工作計劃、工作總結等文字材料的草擬工作，交領導審閱定稿后，負責按照本公司的公文流轉(zhuǎn)方式下發(fā)到有關部門。
政務信息：負責公司政務信息初稿撰寫，催交和審核工作，并將政務信息向相關公司報送。
制度匯編：做好一定時期的制度匯編工作。
值班表編制：負責公司各類值班表的編制工作，并制定值班工作管理的標準。
信訪接待：做好群眾來信、來訪的接待和處理，并及時向公司信訪辦公室領導反饋有段問題，做好信訪案件的跟蹤和處理。
外事管理：按公司有關規(guī)定做好外事管理工作。
印章管理：負責公司制定工作印章管理辦法并負責印章管理工作。
收文處理：負責公司的來往文件的簽收、登記、傳閱、催辦和歸檔工作。
保密文件管理：做好文件簽收、傳閱、保管、銷毀的管理，不發(fā)生文件泄密。
文書檔案移交：每年3月前，向公司檔案主管移交文書檔案。
其他工作：及時完成上級領導交辦的其他工作。
四、工作時間
上午8:00——12:00 下午2:30——6:00 星期一到星期五
五、晉升空間
根據(jù)公司相關規(guī)定，在一定的時間內(nèi)，按其工作表現(xiàn)給予晉升機會。
六、相關工作關系
內(nèi)部關系：公司各部門。
外部關系;總經(jīng)理工作部、各相關單位、與公司公文往來單位。
七、工作環(huán)境與條件
工作場所：辦公室。
環(huán)境狀況：舒適。
危險性：基本無危險，無職業(yè)病危險。
八、崗位要求
性別 ： 女。
性格：開朗。
政治素質(zhì)與職業(yè)道德：作風正派。
文化程度：大專及以上
專業(yè)：文秘、經(jīng)管相關專業(yè)。
素質(zhì)要求：有工作責任心;具有一定語言文字表達能力、組織協(xié)調(diào)管理能力;機敏，有禮貌，善于接待訪客的基本禮儀。
職稱及其他資格要求：助理及以上專業(yè)技術職稱。
身體素質(zhì)要求：身體健康，無妨礙笨崗位工作的'疾病。
工作經(jīng)驗：大學畢業(yè)，2年以上實際工作經(jīng)歷;或?qū)？飘厴I(yè)，4年以上實際工作經(jīng)歷。
工作知識：掌握一定公共關系的基本知識;掌握文書檔案管理標準;熟悉秘書工作知識和保密工作制度;熟悉公文運轉(zhuǎn)，掌握商機關于公文處理的規(guī)定;了解現(xiàn)代企業(yè)管理知識;了解外事接待工作的基本流程。
工作技能：有較好的文字能力;能夠熟練地使用計算機、編寫工作范疇內(nèi)的管理標準和文件材料;能夠熟練地使用辦公自動化工具，也包括傳真機、復印機和掃描儀。
【總經(jīng)理秘書】
職務名稱：總經(jīng)理秘書
直接上級：總經(jīng)理辦公室主任
本職工作：協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任和總經(jīng)理處理行政事務、董事會的秘書性工作。
【直接責任】
1、按要求時間完成月、季、年度公司工作總結及工作計 劃起草
2、按要求起草總經(jīng)理的工作報告。
3、參加指定的公司會議，做好記錄。記錄要全面準確，有爭議的問題，雙方觀點要記清楚。
4、根據(jù)會議要求和需要，及時整理會議紀要，按規(guī)定范圍下發(fā)。
5、對會議決定的事項和布置的工作，進行檢查督辦，并及時向總經(jīng)理辦公室主任和總經(jīng)理匯報。
6、了解總經(jīng)理的主要活動情況，做好總經(jīng)理的工作日程安排。
7、負責企業(yè)大事記的登錄與歸檔。
8、及時向直接上級匯報本崗位工作的真實情況和有關數(shù)據(jù)。
9、定期向直接上級述職。
10、完成直接上級交辦的其它工作。
【主要權力】
(1)對各種文件、講話、資料有保密權。
(2)行使總經(jīng)理交辦事宜所賦予的權力。
【任職資格】
1、技能要求
�、倌苋骖I會工作指令和工作要求。
�、谀茏珜懝ぷ饔媱�、總結、報告、指示、會議紀要、發(fā)言稿等。
�、鬯季S敏捷，有較強的語言表達能力和公共關系能力，能夠大方得體地接待來賓。
�、苣塥毩⑦M行專題調(diào)查，并能撰寫調(diào)查報告。
�、菔炀毷褂棉k公軟件。
2、必備知識
�、倬哂薪�(jīng)濟、管理或文秘類專業(yè)本科以上學歷，并有較強的自學能力。
�、谌〉媒�(jīng)濟類初級以上專業(yè)技術任職資格。
�、凼煜す痉�、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規(guī)知識，熟悉公司經(jīng)營策略、經(jīng)營計劃、各部門職責分工及各部門的經(jīng)營目標。
3、學歷
大專及以上
4、工作經(jīng)驗
具有一年及以上的實際工作經(jīng)歷
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