合同管理辦法制定的政策依據(jù)

時間：2020-11-23 15:31:58 合同法規(guī) 我要投稿

合同管理辦法制定的政策依據(jù)

　　為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，提高經(jīng)濟效益，依據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關政府部門規(guī)定，制定合同管理辦法政策!

合同管理辦法制定的政策依據(jù)

　　合同管理辦法制定的政策依據(jù)1

　　第一章總則

　　第一條為了促進公司對外經(jīng)濟活動開展，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)的規(guī)定結合公司實際，制定本辦法。

　　第二條公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。

　　公司內部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理，不適用本辦法。

　　第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。

　　第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。

　　第二章合同管理機構及職責

　　第五條辦公室為本公司合同管理的主管部門，其主要職責是：

　　1、負責監(jiān)督指導公司合同的制定，對合同進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞;

　　2、協(xié)助公司顧問律師對合同進行可行性分析，并提出書面報告;

　　3、對公司各類合同的簽訂及履行情況進行監(jiān)督、檢查;

　　4、對合同履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向公司領導匯報;

　　5、負責對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作;

　　第六條合同承辦部門的職責

　　1、根據(jù)授權依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;

　　2、負責初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領導參考;

　　3、依法履行合同，及時以書面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重大問題及其解決方案;

　　4、在顧問律師的指導下及時收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案;

　　5、負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作。

　　第七條、合同承辦人員的職責

　　1、根據(jù)授權辦理簽訂、變更、解除合同事宜;

　　2、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經(jīng)營范圍、資信情況及履約能力的調查材料，并對其真實性和合法性負責;

　　3、認真履行生效合同，隨時檢查合同履行情況;

　　4、及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現(xiàn)的問題。

　　第八條財務部門在合同管理中的職責

　　1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務部門應及時結算、報銷付款。

　　2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務部門可暫不予結算并及時通知顧問律師對合同的有效性進行審查。

　　3、我方先履行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。

　　4、對方需先履行義務，我方主要是付款義務的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務的，財務部門不予付款。

　　第三章合同的委托代理

　　第九條下列人員有權代表公司簽訂合同：

　　1、公司法定代表人;

　　2、公司法定代表人書面授權委托的人。

　　第十條各法人委托人的具體帶來權限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。法人委托人必須嚴格按照授權范圍行使簽約權，禁止超越代理權限對外簽約。

　　第十一條法人委托人的主要職責

　　1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉;

　　2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責;

　　3、所簽合同應及時上報;

　　4、認真履行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時上報并提出處理意見;

　　5、保管好本人所簽訂合同的一切資料，并及時上交歸檔。

　　第十二條授權委托書不得轉借他人或涂改，凡調離本單位或改做其它工作失去代理條件的，應主動向合同主管部門繳銷授權委托書;不繳銷證書者，人事部門不得辦理調動手續(xù)。

　　第四章合同的簽署

　　第十三條公司對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標的額較小或能即時清結的外，均須簽訂書面合同;雖能即時清結但屬批量、交易額較大，或當時難以監(jiān)測產(chǎn)品內在質量和技術性能及容易引起糾紛的交易，也應簽訂書面合同。

　　第十四條凡有國家或行業(yè)示范文本的，應當優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點審查，必要時可以進行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。

　　第十五條簽訂合同應當使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實際情況確定，但我方至少留存三份，合同主管部門一份、財務一份、承辦部門一份。

　　第十六條合同承辦人應當參加合同談判，并做好文字記錄。文字記錄應當同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。

　　第十七條當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、傳真、圖表、會議紀要、備忘錄等都是合同的組成部分，應隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。

　　第五章合同的審查與審批

　　第十八條合同審查應當在合同正式簽訂前進行。合同審查包括專業(yè)部門審查、財務審查和法律審查，由不同部門分別進行。

　　第十九條公司合同審批的常規(guī)流程：

　　1、合同承辦人應填寫“合同審批表”并連同合同草案上報合同承辦部門負責人;

　　2、合同承辦部門負責人負責對合同的業(yè)務內容進行審查，并簽署意見;

　　3、財務部門負責對合同的財務條款進行審查，并簽署意見;

　　4、公司顧問律師對合同的法律條款進行審查，并簽署意見;

　　5、如該合同牽涉其他業(yè)務部門，由辦公室分送該業(yè)務部門負責人進行審查，并簽署意見;

　　6、由辦公室將以上意見匯總后報分管副總進行審查，決定批準與否。

　　第二十條、專業(yè)部門對合同審核的內容主要包括：

　　1、合同的技術性(技術可行性分析、技術措施是否合理、技術難題和風險)

　　2、合同的安全性(對公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權是否采取保密措施、不得損害公司的商業(yè)信譽和其它利益)

　　3、業(yè)務部門認為必須審核的其它內容。

　　第二十一條、財務審查內容包括

　　1、資金、資產(chǎn)的合法性(資金來源合法，資產(chǎn)的所有權明確、資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法)

　　2、價款、酬金和支付方式合法(價款、酬金的數(shù)額符合市場價格、價款、酬金的支付方式符合財務紀律、與資金、資產(chǎn)有關的其它事項)

　　3、財務風險控制(合同的簽訂與履行在融資方面的要求應符合公司資產(chǎn)負債率指標要求。該指標是經(jīng)國家電力公司批準的考核指標或者公司制定的預算指標、合同的簽訂與履行在融資方面的要求應符合公司發(fā)展戰(zhàn)略中企業(yè)信用等級要求。合同貨款結算方式的合理選用)

　　4、保函內容的合理性及風險性;

　　5、索賠條款的合理性;

　　6、資金財務部認為需要審核的其它內容。

　　第二十二條法律審查應當由辦公室將合同文本及其相關材料交由公司顧問律師進行審查。

　　第二十三條公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定是否簽約。決定簽約時，應當在合同文本上簽字，并加蓋公司法人印章。

　　第七章合同的履行

　　第二十四條合同依法生效后，既具有法律約束力。一切與合同有關的部門和人員，應嚴格履行合同規(guī)定的義務。

　　第二十五條合同執(zhí)行部門應負責記錄和監(jiān)督對方的履約情況，保存好相關單據(jù)、信函、會議紀要、鑒定報告、檢測結果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進行保存、拍照。

　　第二十六條合同執(zhí)行部門還應按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾(如質量、進度等)，并將該說明報辦公室備案。

　　第二十七條合同履行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應及時通知辦公室并向分管副總和匯報，及時想對方出具不安抗辯書，維護公司合法權益。

　　第二十八條在合同履行過程中如遇法律規(guī)定或合同約定的變更解除事由，可以變更或解除合同。

　　變更、解除合同的審批權限和程序與原合同訂立的審批權限和程序相同。

　　第七章違約及糾紛處理

　　第二十九條、發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應在規(guī)定的期限內以書面形式上報主管領導和合同主管部門。

　　第三十條對于需要應訴或起訴的案件，經(jīng)公司領導批準后，由辦公室協(xié)助公司顧問律師進行證據(jù)收集、談判、參加調解和出庭。

　　第八章合同的登記、備案與歸檔

　　第三十一條合同文本必須至少一式四份，其中二份交給對方，其余原件必須在合同簽訂之后三個工作日內報送辦公室和財務部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時，向辦公室辦理暫借手續(xù)。

　　第三十二條合同的檔案管理是合同管理的基礎工作，辦公室應根據(jù)實際情況建立合同臺帳、報表，并按時填報。

　　第三十三條辦公室應對公司內所有合同文本以及與合同相關的往返法律文件進行匯總，并編號登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。

　　第三十四條合同簽訂部門的負責人對已生效的合同應當編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。合同的統(tǒng)計報表實行季報制，各部門于每季度第一個月前三個工作日內填報上季度報表報送辦公室。辦公室應于每季度的前十個工作日內匯總，并報公司主管領導。

　　第三十五條合同簽訂后三個工作日內，合同承辦部門應將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的.范圍包括：信譽調查報告、意向接觸報告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、法人授權委托書、對方資質證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關資料、文件(合同簽訂后取得的資料，應在取得資料后三個工作日內歸檔)。

　　第三十六條合同履行完畢后，合同承辦部門的應于五個工作日內將合同文本以及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收(付)款記錄、請示報告等有關資料交辦公室歸檔。

　　第十一章附則

　　第三十七條本制度有關條款若與國家法律、法規(guī)和上級合同管理機關有關規(guī)定相抵觸的，從其規(guī)定。

　　第三十八條本制度由辦公室指定并負責解釋。

　　合同管理辦法制定的政策依據(jù)2

　　第一章總則

　　第一條為明確某公司及下屬關聯(lián)企業(yè)(以下合稱為“公司”)的合同管理流程，加強合同管理，規(guī)范公司各部門在合同管理中的職責，控制風險，維護公司利益，公司制定本合同管理辦法(以下簡稱為“本辦法”)。

　　第二條本辦法所稱合同是指以公司為一方主體的各種類型的合同、協(xié)議，及以公司名義做出的擔保、授權、招標、聲明、承諾、證明等具有約束力的法律文件。

　　第三條本辦法適用于公司及下屬企業(yè)的全體部門及人員。

　　第二章合同管理機構及職責

　　第四條法務部為合同的歸口管理部門。主管/業(yè)務部門、財務部門在其職責范圍內負責相應的合同管理工作。

　　第五條法務部履行以下職責：

　　(一)制定合同管理制度并監(jiān)督該制度的執(zhí)行;

　　(二)依據(jù)本辦法審查合同;

　　(三)制定合同示范文本;

　　(四)監(jiān)督檢查合同的履行情況;

　　(五)接受各部門有關合同的法律咨詢;

　　(六)處理合同糾紛;

　　(七)負責合同專用章的使用及管理，建立合同登記臺帳，指導合同檔案保管。

　　第六條主管部門負責合同具體操作，是合同的承辦部門。合同承辦部門指定一人為合同承辦人。合同承辦部門履行以下職責：

　　(一)對合同相對人的主體資格、履約能力進行評估與選擇;

　　(二)根據(jù)本辦法選用合同文本或自行起草合同文本;

　　(三)落實合同商務條款和風險防范機制;

　　(四)協(xié)調處理合同審批、簽訂、履行、糾紛等相關事宜;

　　(五)負責合同原件的保管及檔案移交工作。

　　第七條財務部門履行以下職責：

　　(一)審查合同的財務事項是否符合國家財稅法規(guī)和公司財務管理制度;

　　(二)審查合同的付款、收款事項是否符合公司資金計劃;

　　(三)對合同的涉稅問題提出意見和解決措施。

　　第三章合同起草

　　第八條合同內容由合同承辦部門負責起草，必要時可請法務部門予以協(xié)助。重大或復雜合同，可由法務部門起草。

　　第九條合同承辦部門選用合同文本時，應按以下順序進行選擇，順序在先的合同文本優(yōu)先適用。

　　(一)公司制定的合同示范文本;

　　(二)公司已簽署過的并經(jīng)法務部核準的合同文本;

　　(三)政府或行業(yè)協(xié)會推廣使用并經(jīng)法務部推薦的合同示范文本;

　　(四)合同相對方提供的合同文本。

　　第十條為保障公司利益，在合同談判中能占據(jù)優(yōu)勢，除壟斷部門或特殊行業(yè)的企業(yè)提供的合同文本外，原則上應選擇我方提供的文本。

　　第十一條合同承辦部門應當先行對合同的下列事項進行調查和審查：

　　(一)合同主體具有有效的營業(yè)執(zhí)照，其登記內容與合同內容能相一致;

　　(二)合同標的符合當事人經(jīng)營范圍，涉及資質要求的，應具備相應資質證書;

　　(三)由代理人代辦、代簽合同的，應由代理人取得授權委托書;

　　(四)合同當事人應具有相應的履約能力及良好的履約信用;

　　第十二條涉及重大事項的合同，如并購、資產(chǎn)重組等，承辦部門可請法務部門、財務部門或社會中介機構就合同相對方及合同涉及事項進行盡職調查。

　　第十三條對于涉外合同，原則上應用中文表述，且應約定適用中國法律，受中國法院或仲裁機構管轄。合同相對方如有要求，可附外文版，但應約定以中文版為準。如合同內容是在國外履行的，經(jīng)公司特別批準,可用外文版,但仍應符合國家法律規(guī)定及相關政府部門的要求。

　　第十四條合同承辦部門起草后的合同至少應符合以下基本要求，否則法務部門或財務部門有權要求合同承辦部門重新起草。

　　(一)合同相對方具有簽約資格;

　　(二)文字應不存在表述混亂、邏輯不清、語法錯誤等現(xiàn)象;

　　(三)合同商務內容已征得公司主管領導同意。

　　第四章合同審核

　　第十五條起草后的合同首先應經(jīng)承辦部門負責人審核通過，然后同時發(fā)送/送交財務部門、法務部門審核;如合同涉及資金收付的，應先經(jīng)財務部門審核。

　　第十六條各部門的審核時間一般不應超過三個工作日，特別重大或復雜的合同經(jīng)本部門負責人同意后可適當延長審核時間。合同承辦部門與合同相對方的溝通、洽談時間，不計入審核時限。

　　第十七條合同承辦部門欲在預期時間得到審核結果，應自行提前安排送審。如合同事項緊急，應經(jīng)合同承辦部門負責人親自發(fā)起，各部門應配合提前完成審核。

　　第十八條財務部門負責審核下列合同內容：

　　(一)合同條款是否符合國家財稅法規(guī)和公司財務規(guī)定;

　　(二)合同支付條款是否符合公司資金安排。

　　第十九條法務部門負責審核下列合同內容：

　　(一)合同主體、內容、形式是否合法、有效;

　　(二)合同條款是否完備、嚴密、準確;

　　(三)合同風險是否能規(guī)避或降低;

　　(四)合同違約條款能否滿足公司要求;

　　(五)相關審批程序是否符合公司規(guī)定。

　　第二十條經(jīng)財務部門、法務部門提出審核意見的合同，承辦部門負責與合同相對方進行溝通，盡量按審核意見進行修改。如需要審核部門進行條款釋義、合同談判等工作的，可要求審核部門參加。

　　第二十一條在合同正式簽訂前，合同承辦部門應核對最終簽署的合同文本與經(jīng)審批通過的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。

　　第五章合同履行、變更與解除

　　第二十二條合同簽訂后應全面履行。在合同履行中，合同承辦部門或合同履行責任人發(fā)現(xiàn)合同相對方有經(jīng)營嚴重惡化、轉移財產(chǎn)抽逃資金以逃避債務、喪失商業(yè)信譽、喪失履行債務的能力或其他違約可能情形的，應立即向本部門負責人及法務部門報告，由法務部門會同相關部門拿出解決方案，報公司決策。

　　第二十三條在合同履行中，如公司實際履行確有困難的，應向本部門負責人及法務部門報告，由法務部門會同相關部門與合同相對方協(xié)商解決方案，報公司決策。

　　第二十四條合同履行期限超過一年的，由合同承辦部門會同財務部門與合同相對方對帳一次。

　　第二十五條合同簽署后，對合同的任何變更或解除，承辦人須向原審批部門報批。在經(jīng)合同變更或解除審批程序前，任何人不得以實際履行的方式變更或解除合同。對合同的變更或解除，應以書面方式確認。

　　第六章合同糾紛處理

　　第二十六條合同中爭議解決條款應盡量約定在公司所在地人民法院或仲裁機構解決。

　　第二十七條合同發(fā)生糾紛時，先通過協(xié)商、調解等方式解決;協(xié)商、調解達成一致的，應形成書面協(xié)議，協(xié)議簽訂前應當送法務部門審查。協(xié)商、調解未成的，可按合同約定申請仲裁或提起訴訟。

　　第二十八條合同承辦部門應將合同糾紛情況及時報告，并協(xié)助法務部門做好仲裁或訴訟的證據(jù)收集工作。如法務部門認為需要借助外部律師協(xié)助處理爭議，經(jīng)公司批準執(zhí)行。

　　第七章合同檔案管理

　　第二十九條合同承辦人將已簽訂的合同原件交由公司財務部門、檔案管理部門進行登記、存檔，以備查詢。法務部門留存已簽署的合同復印件或掃描件，以協(xié)助監(jiān)督執(zhí)行。

　　第三十條法務部門應建立合同登記臺賬。合同臺賬的主要內容應包括：合同名稱、編號、合同標的、金額、合同對方、承辦人、履行情況及備注等。

　　第三十一條合同編號規(guī)則，由法務部門根據(jù)公司實際需要擬定。

　　第三十二條凡接觸和持有合同文件的員工均應嚴格遵守公司保密制度，未經(jīng)公司批準，不得擅自泄露任何合同信息。公司員工未經(jīng)合同管理部門批準，不得擅自向他人借閱、復印、掃描合同文件。