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企業(yè)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究論文
工程項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目管理為中心，以項(xiàng)目目標(biāo)為導(dǎo)向，通過全方位地建立項(xiàng)目組織體系、項(xiàng)目計(jì)劃體系、項(xiàng)目過程控制體系等，對項(xiàng)目進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)及控制。支撐業(yè)務(wù)執(zhí)行層、管理層和決策層三個(gè)層面的一體化項(xiàng)目管理系統(tǒng)，以PMBOK知識體系為設(shè)計(jì)理念，以項(xiàng)目計(jì)劃為龍頭，注重項(xiàng)目計(jì)劃的規(guī)范化和精細(xì)化，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目執(zhí)行實(shí)績的及時(shí)反饋和過程控制，形成PD-CA良性循環(huán)。
1工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)總體架構(gòu)
工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)為業(yè)主方構(gòu)建一個(gè)包含業(yè)務(wù)執(zhí)行層、管理層和決策層三個(gè)層面的一體化項(xiàng)目管理信息化工作平臺，支撐工程項(xiàng)目的全生命周期(規(guī)劃、立項(xiàng)、建設(shè)、完工)管理，支持業(yè)主方預(yù)算、工程經(jīng)濟(jì)、設(shè)計(jì)、采購、施工、財(cái)務(wù)等專業(yè)管理部門的業(yè)務(wù)工作，同時(shí)還支持參與工程建設(shè)的外協(xié)單位(設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等)的協(xié)同工作。工程項(xiàng)目管理總體業(yè)務(wù)流程見圖1。
2工程項(xiàng)目管理主要業(yè)務(wù)流程
2．1項(xiàng)目規(guī)劃階段
項(xiàng)目規(guī)劃階段主要是指對項(xiàng)目年度計(jì)劃的管理，它是項(xiàng)目后續(xù)實(shí)施的依據(jù)。年度計(jì)劃管理采用項(xiàng)目信息集中管理的方式，搭建項(xiàng)目決策者、項(xiàng)目綜合管理人員、項(xiàng)目分管人員的溝通橋梁。項(xiàng)目分管人員編制項(xiàng)目年度投資計(jì)劃和資金使用計(jì)劃，項(xiàng)目綜合管理人員匯總平衡，最終由企業(yè)高層進(jìn)行決策。月度形象進(jìn)度管理采用非常細(xì)致和高度集中的管理模式，以自然月為階段，從各個(gè)專業(yè)維度，例如項(xiàng)目綜合、設(shè)計(jì)、設(shè)備、施工等方面對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行計(jì)劃和跟蹤管理，項(xiàng)目綜合管理人員將企業(yè)層關(guān)注的項(xiàng)目列入月度計(jì)劃，項(xiàng)目各專業(yè)負(fù)責(zé)人編制相應(yīng)專業(yè)的月度計(jì)劃，并負(fù)責(zé)反饋項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，最終由項(xiàng)目綜合管理人員集中管理。
2．2項(xiàng)目立項(xiàng)階段
將項(xiàng)目管理重心往前延伸，可以充分論證項(xiàng)目建設(shè)的必要性，合理安排項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，細(xì)化項(xiàng)目實(shí)施階段策劃。立項(xiàng)管理是用來協(xié)助用戶跟蹤項(xiàng)目前期階段的重點(diǎn)工作，從項(xiàng)目單位的項(xiàng)目意向開始，對項(xiàng)目的整個(gè)立項(xiàng)階段的重大節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤管理。項(xiàng)目可研批復(fù)后正式立項(xiàng)，可以開展下一階段設(shè)計(jì)工作。
2．3項(xiàng)目建設(shè)階段
(1)設(shè)計(jì)管理對設(shè)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行提煉與歸并，采用PDCA的設(shè)計(jì)理念，即首先按項(xiàng)目整體進(jìn)度要求編制設(shè)計(jì)相關(guān)的工作計(jì)劃，其次根據(jù)計(jì)劃指導(dǎo)業(yè)務(wù)執(zhí)行，然后將執(zhí)行實(shí)績回填，同時(shí)通過計(jì)劃與實(shí)績的比對，找出差異，并加以原因分析，使每項(xiàng)工作都有據(jù)可查、有跡可尋。
(2)工程采購是項(xiàng)目建設(shè)的重要過程，主要包括建安類采購、設(shè)備類采購和服務(wù)類采購。建安類采購首先以概算工程量清單為依據(jù)細(xì)化分解，形成招標(biāo)工程量清單，經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)、合同簽訂等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，到合同執(zhí)行過程管理(如工程量簽證、進(jìn)度款支付等)，最后以建安合同結(jié)算為終點(diǎn)。設(shè)備類采購以設(shè)備采購清單為依據(jù)，明確采購需求，經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)、合同簽訂等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，簽訂設(shè)備采購合同后，需要業(yè)務(wù)方確認(rèn)設(shè)備的到貨情況，作為設(shè)備款支付的依據(jù)。服務(wù)類采購支持勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)類合同的簽訂，與項(xiàng)目投資管理緊密結(jié)合，響應(yīng)投資計(jì)劃，反饋投資實(shí)績，保障項(xiàng)目建設(shè)的投資目標(biāo)。［1］
(3)施工管理是工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。施工進(jìn)度直接影響到項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目進(jìn)入施工階段，業(yè)主單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位都將參與其中，因此，如何實(shí)施高效的協(xié)同作業(yè)，如何及時(shí)監(jiān)控施工過程中的節(jié)點(diǎn)成為關(guān)鍵。
(4)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理支撐各項(xiàng)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，并與企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理模式相結(jié)合，做到支撐各管理人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的同時(shí)，又協(xié)助企業(yè)貫徹統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理模式。
2．4項(xiàng)目完工階段
在項(xiàng)目完工階段，根據(jù)項(xiàng)目合同簽訂情況、項(xiàng)目付款情況等形成項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算。項(xiàng)目建設(shè)單位申請竣工驗(yàn)收，工程、設(shè)備、消防等各專業(yè)部門進(jìn)行項(xiàng)目總體驗(yàn)收。項(xiàng)目建設(shè)單位協(xié)助固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行固定資產(chǎn)清冊，完成在建轉(zhuǎn)固工作。
3關(guān)鍵技術(shù)
3．1標(biāo)準(zhǔn)化管理
工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和計(jì)劃的制定是一個(gè)循序漸進(jìn)并逐步細(xì)化的過程，而這一切的基礎(chǔ)是項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的分解。通過建立企業(yè)工程建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)施庫(Phys-icsBreakdownStructure，PBS)，將工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行代碼標(biāo)準(zhǔn)化，一方面可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的分解，控制項(xiàng)目的投資、進(jìn)度、質(zhì)量;另一方面，可以建立一個(gè)基準(zhǔn)，使同類項(xiàng)目的建設(shè)有了參照、分析、比對的標(biāo)準(zhǔn)，有利于工程項(xiàng)目管理知識化。項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用如圖2所示。項(xiàng)目啟動(dòng)后，首先通過標(biāo)準(zhǔn)化代碼的選擇，形成具體某一項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WorkBreak-downStructure，WBS);項(xiàng)目范圍確定后，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物量(BillofQuantity，BOQ)形成細(xì)化的項(xiàng)目建安范圍，并細(xì)化項(xiàng)目設(shè)備范圍;再根據(jù)細(xì)化后的范圍，按項(xiàng)目階段逐步形成項(xiàng)目的估概預(yù)算，并歸集到各類費(fèi)用科目(CostBreakdownStructure，CBS)，并以此為依據(jù)指導(dǎo)項(xiàng)目成本控制的執(zhí)行過程，通過各類合同的執(zhí)行情況的數(shù)據(jù)匯總，對比分析，及時(shí)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
3．2投資精細(xì)化管控
設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)作為投資成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，控制要點(diǎn)涉及兩張表一個(gè)費(fèi)，即設(shè)備總表、工程量清單和其他費(fèi)，這是控制投資的關(guān)鍵。并在實(shí)施過程中通過范圍、變更的關(guān)注，細(xì)化投資控制的措施，收集及監(jiān)控投資實(shí)績，實(shí)現(xiàn)全過程的投資成本控制。圖3為全過程的項(xiàng)目成本控制示意圖。［2］
3．3項(xiàng)目文檔全分類管理
通過文檔分類和標(biāo)準(zhǔn)化管理，將文檔與工程管理的全過程業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)，歸檔、共享核心文檔，從而對工程管理的核心知識進(jìn)行總結(jié)，積累最佳實(shí)踐并且借鑒到業(yè)務(wù)上，提高知識利用率，最終促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的改善與工程管理的可持續(xù)性發(fā)展。圖4為項(xiàng)目文檔管理業(yè)務(wù)示意圖。
3．4項(xiàng)目協(xié)同
工程項(xiàng)目建設(shè)涉及的參與方眾多，不僅包括業(yè)主方預(yù)算、投資、設(shè)計(jì)、采購、施工、財(cái)務(wù)等專業(yè)，還包括咨詢公司/設(shè)計(jì)院、施工單位、監(jiān)理單位等外部協(xié)作單位，需要多方共同參與項(xiàng)目建設(shè)。通過簡單易用的用戶界面、規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程，將各方面的項(xiàng)目實(shí)施記錄都集中在一個(gè)項(xiàng)目管理信息平臺上，同時(shí)讓項(xiàng)目各參與方在平臺上進(jìn)行操作，智能化提取項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息生成各種圖表、報(bào)表、關(guān)鍵計(jì)劃里程碑、自動(dòng)報(bào)警等，便于管理者對于項(xiàng)目全局的準(zhǔn)確把握，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題，從而幫助管理者有效控制建設(shè)項(xiàng)目按目標(biāo)完成，提升不同參與方之間的協(xié)同合作，落實(shí)項(xiàng)目的關(guān)鍵審批流程。圖5為項(xiàng)目協(xié)同業(yè)務(wù)示意圖。
4結(jié)論
工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)作為企業(yè)EＲP信息化建設(shè)的重要組成部分，越來越受到企業(yè)的重視。工程項(xiàng)目管理的核心要素是標(biāo)準(zhǔn)化管理、投資管控、項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目協(xié)同等。通過借鑒行業(yè)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)達(dá)到企業(yè)的最佳實(shí)踐，以系統(tǒng)為“抓手”，把標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，可以幫助企業(yè)規(guī)范業(yè)務(wù)運(yùn)作，促進(jìn)流程優(yōu)化再造，實(shí)現(xiàn)過程精細(xì)化管控，提升企業(yè)核心競爭力。
參考文獻(xiàn):
［1］項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)．項(xiàng)目管理知識體系指南．(PMBOK指南)［M］．4版．北京:電子工業(yè)出版社，2009．
［2］戚安邦．項(xiàng)目成本管理［M］．天津:南開大學(xué)出版社，2016．
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