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ACL軟件采購付款過程審計論文
IT環(huán)境中的采購付款流程是企業(yè)級會計信息系統(tǒng)的重要組成部分,如圖1所示。與傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)處理相比,IT技術(shù)的應(yīng)用、企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組及其在ERP等系統(tǒng)中的固化,使得采購付款流程的風(fēng)險管理、內(nèi)部控制、審計與舞弊調(diào)查方面,尤其是對應(yīng)的實質(zhì)性測試程序具有極其顯著的特點,集中體現(xiàn)在獲取數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確性和完整性認(rèn)定的測試、存在與發(fā)生和權(quán)利與義務(wù)認(rèn)定測試三個方面。
一、獲取數(shù)據(jù)
實質(zhì)性測試涉及到從電子會計文件中提取數(shù)據(jù),并加以分析。為此,審計人員需要對產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和控制,以及存儲這些數(shù)據(jù)的文件的物理特性有所了解,并借助諸如ACL①之類的CAATTs軟件實現(xiàn)。確認(rèn)文件的正確版本對審計人員至關(guān)重要。為此審計人員必須了解會計信息系統(tǒng)中文件備份的步驟,而且只要有可能,就應(yīng)使用原始文件。雖然使用ACL可直接讀出大部分的順序文件和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫表格,但是復(fù)雜的文件結(jié)構(gòu)在分析之前,需要簡化。簡化需額外的步驟和特殊程序來創(chuàng)建一份源文件備份,該備份的格式是ACL軟件可以接受的。如果公司的系統(tǒng)人員運行簡化處理,審計人員必須確定其所使用的是源文件的正確版本,并且所有相關(guān)的數(shù)據(jù)都已轉(zhuǎn)移到備份文件中。
(一)存貨文件
存貨文件含有每種存貨的數(shù)量、價格、供應(yīng)商以及倉庫地點等數(shù)據(jù)。系統(tǒng)首先檢查存貨文件中的記錄,找出需要訂購的貨物。當(dāng)貨物被出售或用于生產(chǎn)后,存貨文件記錄中的存貨數(shù)量字段值就要自動減少。隨著各項存貨數(shù)量的減少,當(dāng)現(xiàn)存數(shù)量低于再訂購點時,系統(tǒng)再測試該再訂貨的其他條件,如符合,系統(tǒng)則自動生成采購訂單,并發(fā)給供應(yīng)商,同時在采購訂單文件中增加一條記錄�，F(xiàn)存數(shù)量將一直保持在低于再訂貨點,直到從供應(yīng)商處收到貨物,這個過程可能要幾天或幾周。為標(biāo)記已訂購的貨物,防止系統(tǒng)重復(fù)訂貨,在存貨記錄的采購訂單號字段會填入系統(tǒng)產(chǎn)生的訂單號;否則,該字段值為空。
(二)采購訂單文件和采購訂單產(chǎn)品項目文件
采購訂單文件包含向供應(yīng)商發(fā)出訂貨的記錄。在貨物抵達(dá)之前,記錄一直保持開放狀態(tài)。把接收報告編碼填入指定字段后,該記錄當(dāng)即關(guān)閉。采購訂單產(chǎn)品項目文件包含全部訂購項目,因為每個交易會涉及一個或多個產(chǎn)品,采購訂單文件中的每條記錄可以對應(yīng)采購訂單產(chǎn)品項目文件中的一條或多條記錄。采購訂單號和項目編碼這兩個字段組合起來共同構(gòu)成了采購訂單產(chǎn)品項目文件的主關(guān)鍵字。同時,這兩個字段還提供了采購訂單產(chǎn)品項目文件與采購訂單文件、存貨文件之間的聯(lián)接。
(三)驗收報告文件
當(dāng)訂購貨物從供應(yīng)商處抵達(dá)公司后,驗收部門要進行清點、檢查,并編制驗收報告文件。驗收員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)終端,輸入驗貨信息后,系統(tǒng)執(zhí)行以下任務(wù):1.增加存貨文件中顯存字段的值;2.將采購訂單號字段重新設(shè)置為空值,并取消再訂貨條件;3.新建一個關(guān)于驗收事件的日志記錄;4.將驗收報告編碼放入指定字段中,并關(guān)閉采購訂單文件。
(四)付款憑證文件
對于大多數(shù)公司而言,訂貨、驗收和付款中的金額差異是法律關(guān)注的問題,必須在批準(zhǔn)向供應(yīng)商付款前將其解決。應(yīng)付賬款部門的雇員檢查采購訂單文件和驗收報告文件中的對應(yīng)記錄,并將這些記錄與供應(yīng)商發(fā)票比對。如存貨項目、數(shù)量和價格相符,則編制付款憑證。按照供應(yīng)商的貿(mào)易條款和公司的付款政策,填入支付日期并過賬。在每一個付款日,付款應(yīng)用程序選擇到期的應(yīng)付賬款記錄,通過在支票日期字段輸入當(dāng)天日期的方式,將該應(yīng)付賬款項目標(biāo)識為“已付”,同時簽發(fā)支票,寄給供應(yīng)商。支付憑證文件向?qū)徲嬋藛T提供了以下三個重要信息:1.記錄收到供應(yīng)商發(fā)票的時間和實際數(shù)量;2.在此期間交易賬戶中所簽發(fā)支票的日記賬;3.在任何一個時點上,付款憑證文件中的開放項目代表的就是公司所欠的應(yīng)付賬款余額。上述文件都需要根據(jù)其物理存儲位置和邏輯存儲結(jié)構(gòu)在ACL軟件中先行定義文件,在實質(zhì)性測試階段,審計人員才能采用ACL軟件訪問并提取這些文件中的數(shù)據(jù)。
二、準(zhǔn)確性和完整性認(rèn)定的測試
審計人員常在細(xì)節(jié)測試之前,首先進行賬戶余額的分析性復(fù)核。在采購付款流程中,分析性復(fù)核程序可以為審計人員提供關(guān)于應(yīng)付賬款和相關(guān)費用趨勢的概況,還可以確保交易和賬戶的完整性合理表達(dá),從而盡可能地減少實質(zhì)性測試的工作量。實務(wù)中常用的實質(zhì)性測試程序如下:
(一)檢查支出憑證中的異常趨勢
過于集中地從同一家供應(yīng)商購買商品,可能反映出不正常的商業(yè)依賴。如果該供應(yīng)商提高價格或不按期交貨,就會給公司造成巨大損失,這也可能存在舞弊行為:采購員或其他管理人員接受了該供應(yīng)商的高額回扣。存在大量的小額交易的供應(yīng)商則說明采購程序的效率不高。一項對美國多家公司的調(diào)研顯示:IT環(huán)境下,一筆采購訂單的處理成本為50—125美元,可見減少與公司做生意的供應(yīng)商數(shù)量就可直接節(jié)省交易處理成本。管理層應(yīng)該考慮減少供應(yīng)商的數(shù)目,增加每次的訂貨品種和數(shù)量,以減少訂單的數(shù)量。這種現(xiàn)象也給審計人員一個信號:采購程序中的有效供應(yīng)商方法沒有被采用。審計人員可以使用ACL軟件的分層和分類功能找出和應(yīng)付賬款支付程序有關(guān)的各種特點和異常現(xiàn)象,生成各種累加報告。例如,某公司第一份累加報告給審計人員提供了一個關(guān)于采購過程的總體印象:78%的付款憑證的交易額之和僅占同期交易總額的15%;第二份累加報告則顯示了與單個供應(yīng)商相關(guān)的商務(wù)活動:公司中超過53%的交易是和同一家供應(yīng)商進行的,而其他大多數(shù)供應(yīng)商的交易額只占總交易額的很小部分。
(二)檢查發(fā)票價格的準(zhǔn)確性
比較供應(yīng)商發(fā)票上的價格和原始采購訂單上的價格,是為了測試準(zhǔn)確性認(rèn)定。實際價格和預(yù)期價格間的巨大差異可能是因為雇員在授權(quán)付款前沒有檢查相關(guān)文件,或在處理價格差異時,應(yīng)付賬款部門人員超越了他們的權(quán)限。使用人工方法,只能對一個會計期內(nèi)處理的數(shù)以千計的發(fā)票中的一兩百張樣本進行檢查,因此審計人員通過比較發(fā)票價格和采購訂單價格來確認(rèn)價格準(zhǔn)確性時,只能用抽樣方法。IT環(huán)境下,通過ACL的連接功能,將付款憑證文件和采購訂單文件中的數(shù)據(jù)連接起來才能進行比較,審計人員可以對需要檢查期內(nèi)的文件中所有發(fā)票的價格進行檢查。實務(wù)中,ACL生成的輸出文件可能非常大,直接瀏覽這些文件,尋找差錯費時費力,因此審計人員常常使用過濾功能,過濾掉所有訂單金額和實際金額相同的記錄,只剩下價格有差異的記錄;再結(jié)合ACL的其他功能,審計人員可以分析記錄價格的總差異,并對其重要性作出判斷。
三、存在與發(fā)生、權(quán)利與義務(wù)認(rèn)定的測試
對已授權(quán)的采購訂單,只要從有效供應(yīng)商處接收到存貨就意味著債務(wù)的發(fā)生。但是,很多公司的會計信息系統(tǒng)在收到供應(yīng)商的發(fā)票時,才確認(rèn)債務(wù),并記錄為一項應(yīng)付賬款。供應(yīng)商發(fā)票經(jīng)常落后于商品的接收,通常情況下,債務(wù)實現(xiàn)和確認(rèn)之間的時間差不會影響財務(wù)報告。但在每個會計期末時,收到存貨的供應(yīng)商發(fā)票通常要到下個會計期才能收到,也就有可能沒有包括在應(yīng)付賬款賬戶中,審計人員應(yīng)相應(yīng)調(diào)整債務(wù)記錄。
(一)查找未記錄債務(wù)
查找未記錄債務(wù)涉及付款憑證文件和驗收報告文件。在一個會計期內(nèi),每條存貨驗收記錄都應(yīng)該與相應(yīng)的付款憑證文件中的記錄相符。審計人員再次使用連接功能,將采購訂單文件和驗收報告文件連接起來。兩個文件的連接需要以同一個關(guān)鍵字排序,即采購訂單號。因為付款憑證文件已經(jīng)按照采購訂單號排序了,所以排序后的文件也可用于這項測試,只有驗收報告文件需要按照采購訂單號重新排序。此時的輸出文件中只需含有與主文件(驗收報告文件)中不相符的記錄清單,即那些審計人員試圖確認(rèn)為沒有被記錄為債務(wù)的驗收報告記錄。如果輸出文件不為空,即表明存在與驗收報告文件不相符的采購訂單文件記錄,審計人員必須檢查和判斷是否對應(yīng)付賬款余額做了適當(dāng)調(diào)整。
(二)查找未授權(quán)支付憑證
對于應(yīng)付賬款高估的風(fēng)險,審計人員應(yīng)選擇付款文件為主文件,驗收報告文件為從屬文件,重新連接,輸出文件為公司沒有付款憑證對應(yīng)的存貨驗收記錄。這可能意味著付款的批準(zhǔn)只是基于收到供應(yīng)商的發(fā)票,而沒有檢查訂購的貨物是否已經(jīng)驗收入庫。沒有驗收記錄的付款憑證可能隱含一個舞弊,或者當(dāng)內(nèi)部控制環(huán)境較差時,對同一筆采購重復(fù)付款。
(三)檢查向供應(yīng)商重復(fù)付款
據(jù)調(diào)查,全美因為同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款而造成的損失,每年高達(dá)數(shù)千萬美元。出現(xiàn)故障的會計信息系統(tǒng)、計算機程序、數(shù)據(jù)輸入錯誤和授權(quán)控制失敗通常會造成重復(fù)付款。這偶爾也可能是因為不誠實的供應(yīng)商對同一次購買發(fā)出兩份不同編碼的供應(yīng)商發(fā)票,繞過內(nèi)部控制造成的。有的供應(yīng)商發(fā)出多聯(lián)同一發(fā)票,或是在發(fā)票的號碼后添加一個字母,以形成不同的發(fā)票。使用ACL軟件的重復(fù)功能,審計人員能在大批的發(fā)票記錄中查找相同編碼或相同金額的發(fā)票記錄。雖然任何一個或幾個字段的組合,都可以用來測試重復(fù)的發(fā)票記錄,但是審計人員必須理解各文件之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系,才能從結(jié)果中分析出有用的結(jié)論。例如,每一條付款憑證記錄都是為單一供應(yīng)商發(fā)票的付款而簽署的,每一條發(fā)票記錄都只和一個采購業(yè)務(wù)相關(guān)。同一個采購訂單號值在付款憑證文件中一般不應(yīng)該對應(yīng)兩個以上的記錄。如果輸出文件顯示:除了幾條無序記錄以外有兩條發(fā)票記錄的采購訂單號相同,這時,審計人員需詢問經(jīng)管人員,做進一步的檢查。
綜上,IT技術(shù)與企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)使得傳統(tǒng)的審計程序和手段都發(fā)生了深刻的變化。在采購付款流程中,數(shù)據(jù)獲取方式,準(zhǔn)確性和完整性認(rèn)定,存在與發(fā)生、權(quán)利與義務(wù)認(rèn)定及其測試程序都呈現(xiàn)出各自的特點,這對當(dāng)今審計工作者提出了新的要求和挑戰(zhàn),也揭示了今后審計研究與發(fā)展的一個方向。
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