油田采購風險防范策略探析論文
0 引言
采購風險通常是指采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風險、經(jīng)濟風險和自然風險等。具體說來，有以下幾類情形：采購預(yù)測不準，導(dǎo)致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算;供應(yīng)商群體產(chǎn)能下降，導(dǎo)致供應(yīng)不及時、貨物不符合訂單要求;物料存量過多，耗用量極少，較低的庫存周轉(zhuǎn)率導(dǎo)致呆滯物料增加;采購人員工作失誤或和供應(yīng)商之間存在不誠實合作、甚至違法行為等。這些情況都會影響采購預(yù)期目標的實現(xiàn)。
由于油田作業(yè)本身具有較大的不可預(yù)知性，且野外作業(yè)情況較多，自然環(huán)境要求較為特殊，常常使油田物資采購種類繁多，供應(yīng)商群也極其復(fù)雜。這就要求采購人員要科學(xué)理性采購，進行嚴格的過程控制，全面化解采購風險。河南油田物資供銷處為確保物資供應(yīng)，大力加強供應(yīng)商管理等工作，有效降低了采購風險。本文在總結(jié)他們的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，對部分防控采購風險的方法進行了探析。
1 樹立科學(xué)理性采購的思想
規(guī)避采購風險，首先就要樹立科學(xué)理性采購的思想。
要做到這一點，企業(yè)擁有正確的物資供應(yīng)價值取向，不斷強化采購策略研究，切實落實性價格比最優(yōu)、供應(yīng)總成本最低的采購理念十分重要�？茖W(xué)理性采購是物資采購供應(yīng)工作的核心理念，是推動物資采購工作上臺階、與國際先進水平快速接軌的指導(dǎo)方針�？茖W(xué)理性采購要求采購者對物資進行全周期管理，不僅將物資的采購價格與交貨、運輸、付款、售后服務(wù)以及實際使用和維護等成本進行綜合考慮，還要通過與同類產(chǎn)品的綜合分析或投入產(chǎn)出效果進行比較;不僅要實現(xiàn)采購各環(huán)節(jié)的安全無憂，還要達到供應(yīng)總成本最低的目標。
2 用框架協(xié)議采購“治散治亂”
當很多小的重復(fù)交易建立了長期合同，就需要一個特殊的合同機制涵蓋這種關(guān)系和單個交易的需求 , 這被稱為采購框架協(xié)議。合同在一定時期內(nèi)，為每個單筆交易作為一個框架進行運作�？蚣軈f(xié)議采購能整合需求計劃，加大需方在市場進行價格、質(zhì)量、服務(wù)談判的籌碼，增加與供方對話的話語權(quán)，促使供方在價格方面給予更高的優(yōu)惠，在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)方面給予更高的重視，最大限度降低成本，提高物資采購抗風險的能力。
針對辦公用品和耗材經(jīng)銷商眾多、采購分散、供應(yīng)商良莠不齊的情況，河南油田物資采購處大力推進框架協(xié)議采購，先后與聯(lián)想、惠普等供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，在大大提高采購品質(zhì)的同時，將采購價格降低 10% ～ 20%。2010 年，該處共簽訂框架協(xié)議訂單12.75億元，節(jié)約采購資金1.1億元，框架協(xié)議采購率達 62.21%。
3 優(yōu)化供應(yīng)商的整體結(jié)構(gòu)
選擇最適合企業(yè)長期發(fā)展的供應(yīng)商，不僅可以確保產(chǎn)品質(zhì)量，還能夠降低延遲交貨的風險。在簽訂重要物資合同前，要調(diào)查供方的生產(chǎn)能力，選擇貨真價實、信譽高、交貨及時、歷史業(yè)績好的供應(yīng)商;必要時可以進行實地考察，從供貨能力上分析潛在的延遲風險。同時，根據(jù)不同類別物資和對企業(yè)的重要程度、采購的難易程度和可靠程度，通過給長期合作的戰(zhàn)略供應(yīng)商、主力供應(yīng)商提供需求信息、優(yōu)先資金保障、反饋物資使用情況等措施，謀求與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系，共享庫存和需求信息，共同抵御市場風險。
河南油田加強對供應(yīng)商的資質(zhì)審查，堅持與信譽良好的企業(yè)合作，拒絕審批供應(yīng)商 67 家，清理流通商和無業(yè)績供應(yīng)商 142 家，廠家直接供貨率從 2008 年的 75% 提高到2010 年的 84.81%，有效避免了交貨不及時的風險。
4 建立物資催交催運工作制度
建立物資催交催運工作制度，可以將責任目標分解落實到具體的崗位，對每一份合同進行全程跟蹤，確保合同執(zhí)行過程處于受控狀態(tài)，以便隨時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準備情況和生產(chǎn)計劃安排，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。
催交人員可以根據(jù)合同約定的到貨周期提前催交催運，特別是簽訂了框架采購協(xié)議、重大采購合同和低價中標合同的供應(yīng)商，更要密切關(guān)注、動態(tài)監(jiān)控，牢牢把握主動權(quán)，在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，采取“盯現(xiàn)場、盯工序、盯交貨期”的方式，催促廠家加快生產(chǎn)進度。催交催運可采用書面催交、電話催交、駐廠催交、赴廠催交等方式，遇有不能按期供貨的重大問題早發(fā)現(xiàn)、勤匯報，以便于制定應(yīng)急措施進行防范。
5 建立信息共享機制，掌控生產(chǎn)進度在合同訂立時，供需雙方要確定合理的生產(chǎn)、備貨周期。
對長周期設(shè)備材料，要將供應(yīng)商制造周期、交貨進度、質(zhì)量控制等納入合同條款，或作為合同附件對供應(yīng)商進行約束，并加大執(zhí)行情況的檢查力度;對重要生產(chǎn)物資，合同簽訂后應(yīng)要求供應(yīng)商立即提供生產(chǎn)進度表，內(nèi)容包括設(shè)計、生產(chǎn)制造、檢驗和運輸?shù)汝P(guān)健環(huán)節(jié)的預(yù)計開始、結(jié)束時間，催交人員可以根據(jù)進度表定期督促項目物資的交貨進度。
如果工期落后于計劃進度，需方可以要求供方采取優(yōu)化生產(chǎn)計劃等補救措施，盡可能將損失的工期奪回來，并根據(jù)需方的生產(chǎn)進度，可以要求供方分期分批交貨，以避免或減少因延遲交貨給需方造成更大的損失。必要時，在考慮資金安全的前提下，可按雙方認可的生產(chǎn)進度表支付進度款。
對于重點物資采購，需方可以在合同中適當提高延遲交貨罰款比例，提高供應(yīng)商的違約成本。
6 提前鎖定資源，積極落實保供措施
不斷強化采購前期的準備意識，積極與用戶、計劃部門、協(xié)調(diào)部門聯(lián)系，提前了解采購需求，掌握生產(chǎn)單位主要物資需求進度和訂貨狀態(tài)，如哪些是長周期訂貨，哪些是市場緊俏物資，要做到心中有數(shù)，督促需求單位按時提報需求計劃，實施采購業(yè)務(wù)。對常用、主要物資適當增加備貨，在物資需求計劃落實后，要積極安排訂貨，及時與庫存單位對接，及時補充物資領(lǐng)用缺口，確保所需物資數(shù)量充足。
2010 年 10 月初，河南省水泥供貨陷入緊張局面。正值河南油田精蠟廠為完成汽油加氫項目大干 50 天，對水泥的需求量很大。該處盯緊省內(nèi)唯一還在生產(chǎn)的供應(yīng)商——中國聯(lián)合水泥公司南陽分公司，派專人進駐生產(chǎn)現(xiàn)場，搶占資源，盯緊裝車，確保了裝置改造工程的水泥需求，沒有出現(xiàn)“斷糧”局面。
7 質(zhì)量監(jiān)督前移，建立過程控制臺
賬質(zhì)量監(jiān)督前移，首先要同供應(yīng)商簽訂質(zhì)量控制協(xié)議，明確質(zhì)量控制雙方的權(quán)力、責任、措施和賠償規(guī)定。之后，要全程參與對供應(yīng)商的生產(chǎn)和供應(yīng)過程的質(zhì)量監(jiān)控，強化落實質(zhì)量承諾和監(jiān)控制度，通過建立過程控制臺帳方式，對不按期到貨的供應(yīng)商嚴格按合同條款進行處罰，并在后期的招標采購、資金兌付，資源分配方面不予支持。
在采購高溫、高壓、高蝕閥門過程中，河南油田安排專人負責閥門生產(chǎn)、供應(yīng)過程的質(zhì)量監(jiān)督，并對油田使用的閥門質(zhì)量進行跟蹤考核。使用單位對安裝使用的閥門登賬建檔，跟蹤質(zhì)量狀況，出現(xiàn)質(zhì)量問題及時向相關(guān)部門和供應(yīng)商反饋，以便對供應(yīng)商進行考核處罰。
8 結(jié)語
除以上方法外，規(guī)避采購風險的辦法還有很多，如做好年度采購預(yù)算、嚴格審查訂貨合同確保合同條款的嚴密、把好采購談判關(guān)、把好入庫驗收關(guān)、做好市場調(diào)研等。這些方法都有利于采購風險的規(guī)避，并實現(xiàn)降本增效的目標。
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