采購管理的參考方法

　　(一)供應商的考評

　　1、物資部負責整理各方提供的供應商的信息，報評審組評審。

　　(1)物資部組織合格供應商的考察評定工作，考察內容包括：

　　a、生產能力

　　b、價格水平

　　c、質量水平

　　d、付款條件

　　e 、售后服務

　　f、履約能力和知名度等。

　　經公司經營部、總經理批準，將合格供應商納入名錄。

　　(2)屬于分包商在承包范圍自行采購的材料，由分包商自行采購，但重要材料應從公司的《合格分供商名冊》中選擇，或事先經過考核，并納入名冊中后方可采購。

　　2、供應商的確定

　　大宗材料的采購，由物資部門牽頭組織招標，公司物資部、公司經營部門、項目部共同審核。具體按如下程序辦理。

　　(1)初步詢價：工程中標后，根據項目編制的物資計劃，由公司物資部對項目需用材料進行詢價并做詢價記錄，編制《物資詢價匯總表》。

　　(2)招標：物資部與項目部共同成立招標評審小組(項目經理、經營經理、項目物資經理等)，由公司經營部負責編制《招標邀請公告》，《招標邀請公告》包括：招標材料名稱、材質要求、開標日期等，對投標人須提供投標書、供貨廠家資質資料的要求等。

　　(3)各投標供應商應在規(guī)定的日期提供回標資料(或蓋章傳真件)。

　　(4)開標：由物資部組織開標，填寫《物資采購開標評審記錄表》，由公司物資部備案。

　　(5)評標：物資部招標評審小組開展評標工作，評標工作按以下程序進行：

　　a、對通過資格審查的投標人進行投標文件的符合性審查;

　　b、對通過符合性審查的投標進行價格排序，按投標方的價格、產品質量、服務、承諾、信譽及業(yè)績等方面做出綜合評定，并初選具體供應商。

　　(6)終評：物資部根據評標結果填寫《物資采購中標單位會簽單》，最終選出供應商并向中標單位發(fā)出通知。

　　(7)物資采購中標單位由項目部物資經理、經營經理、項目經理、公司物資部經理、公司經營部經理審核，總經理批準。

　　(8)同一類材料可同時在合格供應商中招標，選擇3家以上供應商。

　　(二)采購的相關規(guī)定

　　1、對確需緊急采購的A、B類物資，而該物資供方又不是合作過的友好供應商，由項目經理上報總經理說明原因，項目部現場對該供應商進行緊急評價，由物資經理、商務經理、技術負責人、項目經理、組成評審組對供應商進行評價，后經過招標報價確定價格。供應商相關信息及公司審批手續(xù)2日內上報公司。

　　2、對甲方指定物資供應商，無長期合作機會，公司不予以評價控制，無須建立供方檔案。有合作機會的，經過評審、考核納入合格供應商名錄。

　　(三)采購合同的管理

　　1、物資部是物資采購合同的主管部門，物資部負責牽頭組織物資采購合同草擬、談判、評議、簽訂及管理工作。

　　2、采購合同應分項目建立合同檔案并作好借閱登記手續(xù)。

　　3、采購合同中應標明物資質量要求，技術標準，供應商對質量負責的條件和期限。

　　4、采購合同中應詳細標明物資名稱、商標、規(guī)格型號、數量、單價、金額，到貨時間要求，必須有預計的數量和金額。

　　5、采購合同的付款條件，必須符合項目的實際情況，以保證工程項目的正常運行。

　　6、物資采購合同中應注明發(fā)生合同糾紛時，是仲裁，還是上訴法院，注明管轄地。

　　7、物資部提供各類經過評審后的采購合同范本，供項目部采購使用。

　　(四)物資運輸

　　1、物資在運輸前，供應商應對易損變質的原材料、半成品、成品和工程設備制定運輸措施，明確運輸要求，指定運輸負責人。對于大型構件運輸和吊裝供應商應制定詳細方案并由供方技術負責人審批。

　　2、運輸負責人應對運輸操作人員進行操作說明，有特殊運輸要求的物資，運輸負責人應下達書面運輸作業(yè)指導書，認真交底。

　　3、材料經驗證合格后，倉庫入庫員負責辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫臺帳，記錄物資名稱、入庫日期、數量、規(guī)格等，做到帳、物一致，并作好標識。經檢驗不合格的物資，應單獨存放，掛牌標識，防止誤用或錯用。

　　(五)物資驗收的相關規(guī)定

　　1、建設單位提供物資的驗收

　　(1)建設單位提供的物資，指包括建設單位直接提供的物資及建設單位直接指定分包商提供用于本工程的材料。

　　(2)建設單位提供的物資，由項目物資部、質檢員(技術部)會同建設單位共同現場實地驗證，項目物資部負責驗證記錄，填寫《進場物資驗證紀錄》，并將《進場物資驗證紀錄》送交項目質檢員，將相應原材質證明送交項目技術部存檔。對有爭議的材料，項目部與建設單位共同做好記錄，項目試驗員與建設單位共同取樣，進行復試檢驗。

　　(3)建設單位指定分承包方采購的、根據“工程物資試驗計劃”要求需進行復試的材料，由項目質檢員(技術部)辦理試驗委托，取樣由建設單位、監(jiān)理單位、項目物資部、試驗員、質檢員參加，并送至四方確認的檢測單位進行復試。

　　(4)建設單位提供的產品發(fā)生不合格或與供貨清單不符時，項目物資部應做好記錄，暫停接受，并及時以書面形式通報建設單位，進行洽商處置。

　　2、自行采購物資的驗收

　　(1)進場物資要會同物資經理、質檢員(技術部)、庫管員及相關單位共同執(zhí)行驗收。

　　(2)項目部物資部對進場的物資要進行數量的驗收和質量的確認，并做好相應的驗收記錄和標識。

　　(3)按規(guī)定要求抽取樣品進行復試。

　　(4)分包單位如按規(guī)定自行采購物資，采購前要報項目部物資部批準，入庫或使用前要報項目部檢查確認。

　　(5)庫管員經過核對入庫材料物資的質量和數量完全相符后，庫管員開具《驗收入庫單》，物資經理、送貨人、庫管員簽章，并按《驗收入庫單》倉庫記賬聯登記材料保管帳，《驗收入庫單》中的供應商名稱用途等信息必須填寫清楚，《驗收入庫單》相應各聯轉交相關部門;驗收過程中發(fā)生問題，應立即反饋給物資經理，由物資經理與供應商聯系，依據合同條款進行處置。

　　(6)項目部物資部督促庫管員，每月月底前將入庫單、出庫單登記匯總，報項目經營部、財務部以便成本核算。

　　(7)進場物資質量如不符合要求，應做好標識、隔離，并及時運出現場，對物資質量供需雙方發(fā)生爭議時，應到政府批準的檢驗機構予以復驗，復驗期間物資不允許使用。

　　3、向工程監(jiān)理提交〈〈工程物資進場報驗表〉〉內容包括：

　　(1)出廠合格證。

　　(2)廠家質量檢驗報告。

　　(3)廠家質量保證書。

　　(4)商檢證。

　　(5)進場檢驗記錄。

　　(6)進場復試報告。

　　(六)現場材料領用的相關規(guī)定

　　1、項目部使用公司統(tǒng)一要求的領料單，領用物料時，必須憑經相關人員簽字后的限額領料，由庫管員根據限額領料單發(fā)料后，填寫出庫單。材料發(fā)放應本著“先進先出”的原則。

　　2、領用材料，由現場工長開具《領料單》，經經營部、項目技術部批準后，庫管員據以發(fā)放材料，并進行登記入賬，領用人、用途及領用單位必須填寫清楚，《限額領料單》相應各聯轉交相關部門。

　　3、有消耗定額的材料，必須實行限額發(fā)料，并合理使用材料，嚴格計劃管理，減少材料的損失和浪費。對超計劃用料要由責任人寫出書面報告，說明超耗原因，經經營部、項目經理審批同意后方可追加供料。

　　(七)現場儲存材料的相關規(guī)定

　　1、庫存材料的管理采用永續(xù)盤存制，按類別、品種、規(guī)格和價值建立材料明細賬，保證帳、卡、物三相符，做到日清月結，月末編制《庫存材料收發(fā)存月報表》及《物資進場驗收入庫記錄表》、《物資出庫單匯總表》，于每月月底前經相關人員簽字項目經營部、財務部進行成本核算，同時報公司物資部一份備查。

　　2、為確保成本核算的正確性，現場材料應在每月末進行清查盤點，編制盤點報告，由材料管理人員、盤點人員等簽字后報項目經營部、財務部。

　　3、業(yè)主、甲方提供的物資應單獨存放，建立單獨的出入庫臺帳，并掛標牌進行標識。

　　4、庫管員對入庫的鋼材要分型號、品種分區(qū)堆放，分別編號并予以標識。驗收時需要兩次以上清點數量。

　　5、庫管員對入庫的易濕易潮的物資，要有防濕防潮措施，并分別編號予以標識。

　　6、庫管員對易燃易爆物資，要專門存放，有專人負責，并有嚴格的消防措施。

　　7、庫管員對入庫的其他物資要按照不同種類特點和存放要求進行存放，做到存放合理、材質不混、規(guī)格不串、不丟、不損。并按要求立標識牌。

　　8、庫管員對有保質期要求的材料要定期檢查，防止過期，做好標識。

　　9、庫管員對易損壞的物資要保護好外包裝，防止損壞。

　　10、庫管員對庫存物資要定期進行盤點，做到庫存材料帳、卡、物三相符。

　　11、倉管員負責對庫存的物資設備進行維護保養(yǎng)、常規(guī)性維修，同時對需要刷油的進行刷油等工作。

　　12、做好庫存物資的安全防護工作，達到防火、防水、防盜、通風的要求。

　　(八)物資標識管理

　　1、按照項目及公司要求，物資的標識采用統(tǒng)一的標識形式。

　　2、各項目部可根據現場實際情況，自己確定標識的具體材質和格式尺寸，公司不做限制。

　　3、庫管員對物資標識標注的內容要根據項目要求規(guī)范、全面、統(tǒng)一。

　　4、物資檢驗和試驗狀態(tài)采用卡片、標簽、標牌或質量記錄等方式標識，項目質檢員負責對現場物資的檢驗和試驗狀態(tài)進行標識。

　　5、物資標識方式分為標記、記錄。物資標識通過標簽、標牌、分區(qū)存放和質量記錄等方式實現，現場物資標識由項目庫管理人員負責。具體標識按照公司要求執(zhí)行，項目部要定期檢查。

　　6、標識要清楚、詳細、醒目，確保材料存放不渾、不串、不亂、不丟、不損。

　　(九)材質證明管理

　　1、、必須建立健全各種材料材質證明明細臺帳，對各種材料的出廠日期、材質證明、現場復試記錄，要妥善保管。如水泥、鋼筋：

　　(1)水泥要有生產廠家的出廠質量證明(包括廠別、品種、出廠日期、出廠編號、試驗數據)。

　　(2)進場水泥要有試驗報告。

　　(3)進場鋼筋材質證明，必須在驗收時一同提交。

　　2、分包單位自行采購的物資，相關資料由分包單位負責提交。但要負責督促、檢查。

　　(十)廢舊、余料處置的相關規(guī)定

　　1、在工程竣工收尾階段，不得私自處理余料和廢舊物資，對余料和廢舊物資，項目部庫管員負責管理，列出清單。如需處理應由項目物資部提出處理方案，填寫《工程撤場物資處置單》報公司批準后方可處理。評估報告、處理的物資清單及產生的資金必須全額上交公司財務部。

　　2、凡在此期間造成物資丟失或有私自處理行為，將追究有關人員的責任。

　　(十一)掛賬

　　1、對賒賬物資設備要同步提供相關手續(xù)(票據、貨單等)辦理入庫手續(xù)，并報財務部門及時掛賬，以反映準確的同步財務數字，對未掛賬的物資設備款不予支付。

　　2、對賬：項目物資管理人員要每月與有掛賬的供應商進行對賬，并雙方簽字確認，然后交付財物、經營等部門進行記賬。

　　3、項目上要對有應付款的客戶建立專項應付款臺賬，并加以管理，以保證物資設備保質保量的及時供應和良好的客戶關系;臺賬要明細客戶、業(yè)務往來日期、主要產品、業(yè)務往來總額、已付款、應付款等信息。

　　(十二)物資采購付款

　　1、原則：低投入，高產出，實現成本最低化。

　　2、計劃付款：項目部對材料款、設備款等每次進行支付(結算)前，要經由項目經理、經營部、物資部及相關人員參加的專題小組會議決定，并編制計劃報公司批復，然后按公司批復意見執(zhí)行;結算5000元以上的，原則上以轉賬的方式執(zhí)行。

　　付款計劃表要明示客戶、主要產品、客戶名稱、業(yè)務綜合、已付款、應付款數、建議本次付款數、批復數等欄目。

　　3、租賃周轉材料結算：在結算時，對短缺周轉材料的結算要先行辦理，并簽訂書面結算手續(xù)，及時截止，減少延期費用的發(fā)生。

　　4、項目零星材料的采購由項目部物資人員憑由項目經理、商務經理審批后的預借申請單，到公司經物資部、主管領導審批后到財務領取支票。采購后按財務要求將有關發(fā)票等及時返回財務，辦理核銷手續(xù)。

　　5、未簽訂合同的物資，支付預付款時可憑由項目經理、經營部審批后的預借申請單，到公司經物資部、主管領導審批后到財務領取支票。采購完畢報銷時，采購發(fā)票應附驗收入庫單和材料物資清單，財務部根據合同協(xié)議審核后予以報銷。

　　6、大宗材料設備的付款，必須執(zhí)審批后的《物資采購審批表》到財務部辦理借款手續(xù)。

　　7、項目部應制定材料用量控制措施。依據施工物資用量預算，做好總量控制，實行限額領料。分包隊伍超額消耗的材料，項目部要從工程款中扣回，節(jié)約的材料可申請給予獎勵。

　　8、定期核算各項目主要物料的消耗，對材料消耗進行分析，與項目綜合計劃進行對照，對成本異常提出警示，并調查原因提出對策。

　　(十三)進場材料質量控制

　　1、項目部應對現場物資管理定期進行自查(自查內容見《施工現場物資管理檢查記錄表》)，公司物資部也要不定期的對項目的物資管理進行檢查。

　　2、與工程有關的所有材料進場時，項目物資經理依據采購合同、采購計劃，采取檢查外觀質量，核對產品標牌、規(guī)格、型號、數量，抽測材料的幾何尺寸，核查進場材料質量證明和質量檢驗報告等方法進行進場檢驗，合格后方可進場。外觀質量不合格的材料當即退貨，不得進場。

　　3、項目技術負責人按《試驗方案》要求及時安排進場材料的取樣、送試。凡送試驗室的原材料必須按委托單的內容認真填寫，試驗完成后及時取回試驗結果。

　　4、試驗合格后，物資部根據驗證、檢驗結果及時辦理驗收手續(xù)，填寫《進場物資驗證紀錄》，報請監(jiān)理驗收;后附相關資料：《設備開箱檢驗記錄》、《材料試驗報告(通用)》、《設備及管道附件試驗記錄》、物資進場復試報告。

　　5、檢驗、試驗不合格的原材料、砼、半成品，現場試驗人員必須及時向技術負責人報告，項目部做出處置意見。確認不合格的產品，屬自購的由物資部及時退貨或更換;屬業(yè)主提供的報請業(yè)主進行處理。

　　(十四)物資設備(能夠重復使用的)統(tǒng)一管理

　　公司對能夠周轉重復使用的物資設備實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一調配使用;實現資源共享、成本最低化。

　　各項目部要根據物資設備管理辦法要求及時上報公司所需的物資設備，由公司統(tǒng)一調配，當公司不能夠滿足項目需求時，按照采購管理辦法進行申報采購。

　　各項目對公司調配的物資設備進行專賬管理。

　　(十五)報表

　　1、物資材料月報表：每月報。表中需明細上期數(前期總額)、本期(月)數、累計數等。

　　報表要按材料類別進行分類，建立子科目;注明使用部位等信息。

　　2、供應商應付賬款月款表：每月報。表中需明細上期業(yè)務金額(前期總額)、本期(月)業(yè)務金額、累計業(yè)務金額、上期應付款額、本期付款額、累計應付款額等。

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