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商務(wù)秘書(shū)打電話注意事項(xiàng)
辦公電話文明用語(yǔ)，看起來(lái)是小事，卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。小編下面為你整理了關(guān)于商務(wù)秘書(shū)打電話的注意事項(xiàng)，希望對(duì)你有所幫助。
1、辦公電話文明用語(yǔ)，一般需具備四種常用文明用語(yǔ)語(yǔ)氣：
聽(tīng)從語(yǔ)氣。如請(qǐng)示、匯報(bào)，應(yīng)是尊重、簡(jiǎn)明、服從的語(yǔ)氣，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)印象深刻、事理明白，答復(fù)準(zhǔn)確。
定性語(yǔ)氣。這主要是組織下達(dá)決定和交辦事項(xiàng)，應(yīng)是肯定、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，不可含糊其詞，模棱兩可，以免受話人難以把握。
商量語(yǔ)氣。應(yīng)是平等、禮貌、誠(chéng)心的語(yǔ)氣，給對(duì)方以良好感覺(jué)。
求教語(yǔ)氣。應(yīng)是虛心、誠(chéng)心、熱心的語(yǔ)氣，要有不恥下問(wèn)甘當(dāng)小學(xué)生的精神。
掌握電話文明用語(yǔ)，須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
2、打電話的注意事項(xiàng)
選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間。白天應(yīng)在八點(diǎn)以后，假日最好在九點(diǎn)以后，夜間則要在十點(diǎn)以前，以免干擾受話人包括對(duì)方老人或小孩的睡眠。老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無(wú)特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。與國(guó)外通話，還務(wù)必要注意時(shí)差和生活習(xí)慣。電話接通后，要詢問(wèn)一下時(shí)間是否合適，有無(wú)妨礙。
查清對(duì)方的電話號(hào)碼，并正確地?fù)芴?hào)。萬(wàn)一弄錯(cuò)了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號(hào)以后，如只聽(tīng)鈴響，沒(méi)有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對(duì)方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來(lái)接時(shí)，電話已掛斷了，這也是失禮的。
電話接通以后，可以先問(wèn)一下對(duì)方的號(hào)碼或單位，然后再報(bào)出受話人的姓名。當(dāng)對(duì)方詢問(wèn)姓名時(shí)，一般應(yīng)告訴對(duì)方，如果自己不說(shuō)，反問(wèn)對(duì)方“你是誰(shuí)”，是很不禮貌的。萬(wàn)一受話人不在，而又不便說(shuō)出自己的姓名時(shí)應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說(shuō)：“我是她的朋友。我明天再打電話來(lái)吧。”
晚上十點(diǎn)半以后再打電話是不禮貌的，除非有特別重要的事。同樣，早晨七點(diǎn)半以前也盡量不要打電話，以免使對(duì)方忙碌的早晨更加忙亂。
打電話時(shí)一定要態(tài)度友善、語(yǔ)調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。
在電話接通后，首先要清楚地說(shuō)：“您好!”不要直接說(shuō)：“我打某某先生。”而應(yīng)當(dāng)說(shuō)：“我是某某，麻煩您找某某先生。”也不要說(shuō)：“你是某某先生嗎?”而應(yīng)說(shuō)：“我是某某，某某先生在嗎?”如果同對(duì)方并不熟悉，應(yīng)說(shuō)出自己所屬單位及姓名。這樣，對(duì)方如果愿意與你通話，就自然會(huì)向你作出響應(yīng)：“我就是某某。”
打電話時(shí)要講得緩慢些、清楚些，讓對(duì)方可以聽(tīng)得清楚。凡是講到數(shù)字、人名、地名或者關(guān)鍵的名子，最好能重復(fù)一遍，或者詢問(wèn)對(duì)方是否聽(tīng)清了，然后再往下講。
當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要靜靜地泊，不要隨使便打斷。在傾聽(tīng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無(wú)反應(yīng)，會(huì)令人感到你根本沒(méi)有在用心聽(tīng)。
談話結(jié)束后，應(yīng)該說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。
電話中應(yīng)注意的事項(xiàng)如下：
1、態(tài)度上應(yīng)謹(jǐn)慎、禮貌、專注、親切
曾經(jīng)打電話到一家民營(yíng)銀行，接線生拿起電話?cǎi)R上親切、有禮貌的說(shuō)××銀行，您好!并為我轉(zhuǎn)接到我要找的部門(mén)，對(duì)方拿起電話又說(shuō)××部門(mén)午安，我是× ××，您好。喜悅，被尊重的感覺(jué)油然而生，于是我忍不住跟該承辦人員說(shuō)“你們的人員個(gè)個(gè)都很有禮貌”對(duì)方也感受到一種被贊美的喜悅，雙方在愉快的氣氛下結(jié)束這一通電話，一天心情也因之倍感興奮與快樂(lè)。
2、聲調(diào)、音量適中、速度不急不徐，并融入感情
試想我們嘴巴說(shuō)謝謝，心里卻把對(duì)方恨得牙癢癢的，受話者必也能感覺(jué)出您的心不甘情不愿。所謂“甘愿做，歡喜受”一樣是一句話，何不說(shuō)得漂亮一些，讓人心神舒爽些呢?
3、使用簡(jiǎn)單、直接的語(yǔ)言，例如：“是的，好的，謝謝您”等咬字要清楚，例如：“徐、許”，“黃、王”，“董、總”，在電話中很容易混淆，國(guó)人不喜歡被人改名換姓，倘若我們?cè)陔娫捴袩o(wú)法辨識(shí)怎么寫(xiě)應(yīng)虛心請(qǐng)教，以示尊重，切不可張冠李戴。
4、聲音與名字結(jié)合在一起，也就是說(shuō)要會(huì)辨識(shí)來(lái)電者的聲音人都有喜歡被尊重，被叫出姓名的喜好，如果這個(gè)人經(jīng)常來(lái)電，我們認(rèn)不出對(duì)方的聲音，老是制式的問(wèn)他，“您那位，您找他有什么事”我想對(duì)方心里的感受一定不是很舒服。
5、常將請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起掛在嘴邊
6、常說(shuō)“您”取代“你”，多說(shuō)“我們公司，咱公司”，少說(shuō)“那你們公司”，讓對(duì)方有一種被認(rèn)同的感覺(jué)，一下子縮短了彼此的距離，深信要做進(jìn)一步的深談與要求都會(huì)比較容易。
7、掛電話之前應(yīng)先用手輕按切話器，切勿用力將話筒掛上，以免傳出回響讓對(duì)方誤以為您掛他電話。再則，我們必須等來(lái)話者先掛電話才能掛上電話，結(jié)束通話。
電話禮儀林林總總不可一語(yǔ)道盡，一般人之所以口氣不好或態(tài)度不佳，可能是沒(méi)有察覺(jué)到自己的口氣給人的不舒服，也可能是態(tài)度與認(rèn)知上有所偏差。臺(tái)灣已漸漸走入高度開(kāi)發(fā)中國(guó)家，服務(wù)業(yè)也蓬勃發(fā)展中，客戶也許不必親自上門(mén)，透過(guò)電話就可以下單，是我們的態(tài)度影響了客人的決定，成交在一念間，加強(qiáng)電話應(yīng)對(duì)技巧與服務(wù)禮儀，讓客戶愿意再次上門(mén)，才能讓我們立于不敗之地哦!
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