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商務(wù)秘書知識(shí)輔導(dǎo)：檔案的保管
檔案毫無疑問是我們秘書在工作當(dāng)中接觸得最多的東西，下面小編為大家整理了關(guān)于檔案保管的知識(shí)點(diǎn)，一起來看看吧：
檔案的保管工作
檔案的保管工作有防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命和維護(hù)檔案的安全3項(xiàng)任務(wù)。
檔案保管工作包括以下幾方面。
1.檔案庫(kù)房管理
即庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作，主要包括檔案庫(kù)房的使用和安排，檔案裝具的選擇，檔案及其柜具的有序化擺放。為了有條不紊地管理庫(kù)房，應(yīng)將各個(gè)庫(kù)房及檔案架(柜)加以統(tǒng)一編號(hào)。為了切實(shí)掌握檔案的存放情況和迅速的取放檔案，應(yīng)編制存放位置索引。
2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)
即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中的安全防護(hù)。為了便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，應(yīng)填制檔案代理卡。
3.檔案保護(hù)的專門措施
即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。同時(shí)對(duì)一切可能損毀檔案的因素采取必要的措施，檔案管理場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。
檔案工作錯(cuò)誤案例
1.案例情景
某公司實(shí)習(xí)秘書肖揚(yáng)在整理公司文書準(zhǔn)備歸檔，她把文書按照不同文種加以分類，在每類中按時(shí)間排列。還把文件后的附件一一分離出來，單獨(dú)裝訂。
在每份文件上標(biāo)上頁號(hào)，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書機(jī)裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結(jié)果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。
2.任務(wù)要求
根據(jù)上述案例，請(qǐng)判斷實(shí)習(xí)秘書肖揚(yáng)在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處。
3.案例分析
(1)無需對(duì)文書進(jìn)行文種的區(qū)分，因?yàn)槲募谂帕袝r(shí)只考慮事由、時(shí)間和重要程度等因素。
(2)文書整理中公文附件一般不單獨(dú)成件，而是和公文正文一起成一件。
(3)取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁號(hào)。
(4)文件采用何種方式裝訂要考慮是否會(huì)破壞檔案的原貌或能否長(zhǎng)期保存，訂書針對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的檔案不太合適，因?yàn)槿菀卒P蝕。
(5)文件排列時(shí)，首先要考慮事由因素，同一事由的應(yīng)排在一起，同一事由內(nèi)部按時(shí)間順序或重要程度排列，不同事由間按時(shí)間順序或重要程度排列。
(6)文件排列好后要加蓋歸檔章。
(7)文件裝盒前要考慮檔案的分類方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。
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