秘書的保密工作

　　秘書崗位是與領導崗位相伴生的，有了領導才有秘書的存在。下面是小編分享的秘書的保密工作，歡迎大家閱讀！

　　(一)、工作措施

　　信息的保密是所有員工基本的和重要的職責之一，是保證國家、組織利益的起碼要求。

　　從載體上分信息的安全及保密工作通常包括：

　　1、 口頭信息的安全及保密工作

　　2、 紙面信息的安全及保密工作

　　3、 電子信息的安全及保密工作

　　怎樣做好信息的安全，對不同的信息載體可以采用不同的措施：

　　1、做好口頭信息的安全

　�。�1）、員工在崗前培訓時即被告知不要在組織內(nèi)部和外部談論有關單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬；

　　（2）、在沒有確認電話對方身份和是否被授權獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息；

　�。�3）、只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應向上司匯報；本文來源:考試大網(wǎng)

　　（4）、遵照會議的要求傳達會議信息。

　　2、做好紙面信息的安全

　　紙面信息包括利用紙張、各種膠片等物質(zhì)作為載體的文字、表格、圖形等信息，做好紙面信息的安全，可采用下述方法：

　�。�1）、接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；

　　（2）、文件或其他紙面保密信息只發(fā)給或傳閱到被授權的人員，并要簽收；

　�。�3）、在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失；

　　（4）、所有保密的信息應歸類在專用文件夾中，并清楚標明“機密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；

　�。�5）、離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜或柜子，并鎖好門窗；

　�。�6）、用郵電發(fā)送保密信息，信封要封口，并標記“秘密或保密”；

　�。�7）、為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人；

　　（8）、復印完成后應將保密原件取走，不要留在玻璃板上；

　�。�9）、當傳真保密信息時，須使用具有保密功能的技術設備或要求接收人等在傳真機旁及時收��；

　　（10）、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里；

　�。�11）、不再需要的保密文件要粉碎。

　　3、做好電子信息的安全

　�。�1）、計算的顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速關閉頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器；

　�。�2）、計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞；

　�。�3）、在提交電子信息之前，應向上級核對，不能給未被授權的人；

　　（4）、每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換；

　�。�5）、應該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù)，并定期更換；

　�。�6）、計算機必須經(jīng)常進行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序；

　�。�7）、重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方；

　�。�8）、有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應得到這些信息的人手上；

　�。�9）、有可能計算機應安裝警報系統(tǒng)，防止信息被盜。

　　（二）、相關的事項

　　一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā)，將秘密信息控制在一定的范圍和時間內(nèi)，防止被泄露和利用，是其自身價值得到充分有效地實現(xiàn)而采取必要手段和措施。

　　1、秘書在保密工作中需要注意的幾方面

　　（1）、文件保密。

　　秘書經(jīng)常要與各種文件、資料、圖表等打交道，這是秘書工作的一大特點。其秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做好接收、傳遞、保管方面的保密工作，并且不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。

　�。�2）、會議保密。

　　秘書經(jīng)常要參加各種會議，有不少是領導層參與的會議。這些會議內(nèi)容中常有不少信息需要保密，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定，秘書不得隨意擴散和泄漏，要嚴格按照會議要求做好保密工作。

　�。�3）、科技保密。

　　任何組織開展經(jīng)營活動都需要科學技術以及研發(fā)創(chuàng)新等方面工作做支持，可以說它是企業(yè)的生命，是企業(yè)在激烈競爭中保持不敗的關鍵。因此相關的情況都需要保密。秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的。

　　2、秘書應做好組織中特定信息的保密工作

　　從保密信息的內(nèi)容上看，不同的組織會為自己劃分保密范圍，但每個組織中都會規(guī)定如下一些特殊類型的信息需要保密，它們包括：

　　（1）、人事信息

　　（2）、財務信息

　�。�3）、產(chǎn)品信息

　�。�4）、客戶信息

　　注意做好這些特殊類型信息的安全是極為重要的，如果不注意它的安全，讓不該得到的人得到它，會給組織帶來極大的影響和損失。例如：如果企業(yè)人事信息中的正在醞釀的晉升信息公開，會引起員工之間不團結；聘用信息公開，會被同行挖墻腳。如果財務信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行對企業(yè)的貸款。企業(yè)有關新產(chǎn)品的開發(fā)、市場活動和價格政策等信息是競爭對手最希望知道的，甚至可以抄襲其新產(chǎn)品的技術而使組織蒙受巨大損失。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，會被競爭對手挖去作為開發(fā)市場目標而使你的組織失去了客戶，失去大宗業(yè)務和合同。所以每一個組織都極為重視設計方面信息的保密工作。

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