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文秘準(zhǔn)備座談會(huì)的要求及流程
文秘要有較強(qiáng)的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。那么文秘應(yīng)該如何準(zhǔn)備座談會(huì)呢，一起來看看！
設(shè)備環(huán)境要求：
會(huì)議室：會(huì)議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有臺(tái)布，保持干凈清潔。
監(jiān)聽室：備有電視機(jī)/錄象機(jī)/錄音機(jī)/擴(kuò)音設(shè)備/雙面鏡
保證雜音少，圖象清晰。
座談會(huì)前期工作
按照座談會(huì)條件，聯(lián)系聯(lián)絡(luò)員發(fā)條件。
嚴(yán)格按照甄別問卷進(jìn)行甄別，對(duì)配額要進(jìn)行嚴(yán)格控制。(同組會(huì)不出現(xiàn)互相認(rèn)識(shí)的被訪者)
在會(huì)議開始前二天要記得聯(lián)系筆錄員做會(huì)議記錄(包括現(xiàn)場和會(huì)后整理)。
購買座談會(huì)食品，如果開會(huì)時(shí)間正碰上吃飯時(shí)間，需準(zhǔn)備一些面包糕點(diǎn)給被訪者。
將已確認(rèn)好的被訪者名單，輸入到座談會(huì)坐次表中，以便開會(huì)前半小時(shí)對(duì)被訪者入會(huì)名單進(jìn)行篩選。
開會(huì)前檢查錄音/錄象設(shè)備是否正常。
在開會(huì)前一天晚上要對(duì)被訪者進(jìn)行第二次電話復(fù)核，詢問對(duì)開會(huì)地址、時(shí)間、路線是否清楚。
在座談會(huì)前二小時(shí)要布置會(huì)場，如碰到座談會(huì)安排在早上開，那么布置會(huì)場，最好安排在前晚準(zhǔn)備。
會(huì)議室：
臺(tái)卡、臺(tái)卡紙(事先測試大小)，數(shù)量為被訪者人數(shù)+1個(gè)主持人
食品(4種)避免一些聲音較響的食品。
抽面紙(放在食品中間)
水彩筆(事先檢查是否能寫的出)，放在臺(tái)卡后
杯子(盛滿水)，放在臺(tái)卡的右側(cè)
桶裝水(新鮮水)，放在會(huì)議室內(nèi)靠門口
白板筆(事先檢查是否寫的出)，準(zhǔn)備2支(黑/藍(lán))
黑板擦
垃圾桶
客戶室：監(jiān)聽設(shè)備應(yīng)保證雜音少，圖象清晰。設(shè)備包括電視機(jī)、錄象機(jī)、錄音機(jī)等。
食品(4種)
餐巾紙
杯子
白紙、筆(統(tǒng)一式樣)
大綱(按照客戶人數(shù)復(fù)印)
桶裝水(新鮮水)
飲料(聽裝、大瓶裝)
垃圾桶
座談會(huì)期間工作
接待被訪者，填寫被訪者登記表。
筆錄員要在會(huì)前準(zhǔn)備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監(jiān)聽設(shè)備。
對(duì)被訪者填寫的資料與甄別資料進(jìn)行核對(duì)，并篩選最適合的、善于表達(dá)自己的被訪者入座開會(huì)，打印座位登記表，復(fù)印后交給監(jiān)聽室內(nèi)的客戶及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運(yùn)作正常。
領(lǐng)被訪者進(jìn)入會(huì)議室，開始會(huì)議。
開會(huì)時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持與主持人或客戶的聯(lián)系，處理各種問題。(注意：在開會(huì)過程注意會(huì)場周圍人員不要大聲喧嘩，在會(huì)場門口安排一名人員確保與客戶及時(shí)溝通，同時(shí)也避免與會(huì)議不相干人隨意進(jìn)出會(huì)場)
座談會(huì)結(jié)束時(shí)，將禮金信封交主持人發(fā)放給被訪者，注意與被訪者合影，并將被訪者送至門口。
座談會(huì)后期工作
會(huì)議結(jié)束，將錄音帶交給筆錄員，應(yīng)在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導(dǎo)要按照筆錄格式核對(duì)記錄和整理質(zhì)量是否符合要求。
收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標(biāo)簽(打印)。
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