略論采購本錢的控制

控制采購本錢對一個的經(jīng)營業(yè)績至關重要。采購本錢下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品本錢的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。由于材料本錢占生產(chǎn)本錢的比例往往達到50％以上，因此，控制好采購本錢并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低產(chǎn)品本錢、增加利潤的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過往的一年里，加強采購本錢的治理和控制，完善采購治理制度，使總體采購本錢下降7％以上，再加上對生產(chǎn)環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)本錢下降了20％，取得了良好的效益�，F(xiàn)結合所在企業(yè)的具體做法，論述如何對采購本錢進行控制。

　　一、建立、憲善采購制度，做好采購本錢控制的基礎工作

　　采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，假如企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購職員提供暗箱操縱的溫床。完善采購制度要留意以下幾個方面：

　　1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、進步效率、杜盡部分之間扯皮，還能預防采購職員的不良行為。采購制度應規(guī)定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部分（特別是財務部分）的責任和關系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供給商詢價、列表比較、議價，然后選擇供給商，并把所選的供給商及其報價填在請購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供財務部分或內(nèi)部審計部分稽核。

　　2、建立供給商檔案和準進制度。對企業(yè)的正式供給商要建立檔案，供給商檔案除有編號、具體聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供給商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能回檔。企業(yè)的采購必須在已回檔的供給商中進行，供給商檔案應定期或不定期地更新，并有專人治理。同時要建立供給商準進制度。重點材料的供給商必須經(jīng)質檢、物料、財務等部分聯(lián)合考核后才能進進，如有可能要實地到供給商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為回檔供給商。

　　3、建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部分要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與回檔的材料價格進行比較，價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出具體的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部分組成價格評價組，定期收集有關的供給價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對回檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

　　4、建立材料的標準采購價格，對采購職員根據(jù)工作業(yè)績進行賞罰。財務部對所重點監(jiān)控的材料應根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準本錢定期定出標準采購價格，促使采購職員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出賞罰措施，對完成降低公司采購本錢任務的采購職員進行獎勵，對沒有完成采購本錢下降任務的采購職員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

　　通過以上四個方面的工作，固然不能完全杜盡采購職員的暗箱操縱，但對完善采購治理，進步效率，控制采購本錢，確實有較大的成效。

　　二、降低材料本錢的和手段

　　1、通過付款條款的選擇降低采購本錢。假如資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對于進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外留意的。如往年我公司從荷蘭進口生產(chǎn)線，由于考慮了歐元的弱勢走勢，于是選擇了歐元為付款幣種（我公司外幣存款為美元），從而降低了設備本錢。

　　2、把握價格變動的時機。價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購職員應留意價格變動的，把握好采購時機。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），往年年初的價格為2.8美元／公斤，而到了八玄月份，價格上升到3.6美元／公斤。假如采購部分能把握好時機和采購數(shù)目，會給企業(yè)帶來很大的效益。

　　3、以競爭招標的方式來牽制供給商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供給商的相互比價，終極得到底線的價格。此外，對同一種材料，應多找?guī)讉�供給商，通過對不同供給商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

　　4、向制造商直接采購或結成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購本錢，同時制造商的技術服務、售后服務會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個廠家訂購數(shù)目小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。

　　5、選擇信譽佳的供給商并與其簽訂長期合同。與老實、講信譽的供給商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

　　6、充分進行采購市場的調查和信息收集。一個企業(yè)的采購治理要達到一定水平，應充分留意對采購市場的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設專人從事這方面的工作，定期形成調研報告。

　　三、實行戰(zhàn)略本錢治理來指導采購本錢控制

　　1、估算供給商的產(chǎn)品或服務本錢。我們以前的采購治理只是過多夸大公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購本錢的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應該對供給商的本錢狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位�？梢酝ㄟ^參觀供給商的設施，觀察并適當提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供給商如實提供有關資料，以估算供給商的本錢。在估計供給商本錢并了解哪些材料占本錢比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供給商一起尋求降低大宗材料本錢的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料本錢。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供給商建立長期的合作關系，就不能在談判中把供給商碰到賠錢的地步。

　　2、對競爭對手進行。對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的本錢態(tài)勢如何。我們的上風在哪里，對手的上風在哪里，上風和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結構、技術、治理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持上風進手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。

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