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恒大招標采購管理辦法
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總 則
一、采購管理范圍
本規(guī)程是公司購買原材料、物資、零部件、設備、辦公用品、勞動保護用品以及其他物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質量檢驗等行為的基本規(guī)范。
二、采購管理原則
按照科學有效、公開公正、比質比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發(fā)生。
采購管理機構和采購管理體制
一、采購管理機構
負責使用部門及工程方面日常物資、材料、設備采購;
負責物資采購的詢價、議價、比質、比價及招標;
負責采購合同的擬訂、簽訂;
負責按時、按質、按量地采購使用部門所需各種物資;
負責物資采購管理制度和各崗位職責的制定;
負責物資采購員的監(jiān)督與管理;
負責對供應商的開發(fā)與管理;
負責與使用部門、倉管部門的溝通與協調;
采購工作的監(jiān)督管理機構，專司采購監(jiān)督管理職能;
配合采購部制定和完善各項采購工作制度、流程;
會同采購部定期參與大宗物資、材料的招標、評審以及供應商的甄選;
定期收集采購信息需求，嚴把采購價格關、質量關、實用關，及時向管理層反饋意見;
嚴格執(zhí)行各項采購工作紀律。
采購監(jiān)督機構
1、工程部
2、綜合部
3、財務部
4、經營部
事前價格審核;
參與大宗物資材料的采購;
監(jiān)督采購價格，控制采購成本;
采購紀律檢查。
驗收機構
1、庫管員
2、使用部門
3、項目經理
各類物資、材料的驗收、管理，建立臺帳和材料數據庫;
及時反饋物資使用信息，按月統計物資使用情況。
二、采購管理體制
(一)采購決策管理
1、建立健全物資采購決策程序，根據采購物資類別和金額的大小，實行分級分權管理，明確各級管理者、各有關部門及人員的權限。
2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項，由公司決策層和相關部門負責人通過會議或其他的形式實行決策。
3、加強對采購物資的價格、質量、數量的監(jiān)督，設立物資采購監(jiān)管委員會。
4、使用部門、項目經理、庫管員對其審批的物資采購負有審查、監(jiān)督責任。
(二)比質比價采購
1、采購部要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據市場做到比質、比價采購。
2、除僅有唯一供貨商或公司生產經營有特殊要求外，公司大宗物資的采購應當選擇三個以上的供貨商，從質量、價格、信譽等方面擇優(yōu)進貨。
3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨商資格;對已確定的供貨商，應當及時掌握其質量、價格、信譽、服務變化情況。
4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標采購條件的，應實行招標采購。
(三)價格監(jiān)督
1、采購監(jiān)管委員會人員應當嚴格履行職責，監(jiān)督采購價格，控制采購成本。
2、大宗物資應當經價格監(jiān)督部門事前進行價格審核，采購部應當在價格監(jiān)督部門審核的價格內進行采購，特殊情況除外。
3、采購監(jiān)管委員會應當對所采購的物資的價格單據進行審核，對未在審核的價格內或高于市場價格進行采購而損害公司利益的，應及時向公司領導反映并提出處理意見。
4、物資采購監(jiān)管委員會等價格監(jiān)督職能的部門或人員應當及時了解、掌握大宗采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔相應責任。
(四)質量檢驗監(jiān)督
1、庫管員及各使用部門應對采購物資進行質量檢驗和驗證，進行質量監(jiān)督與使用信息反饋，采購物資未經質量檢驗或驗證不予辦理正式入庫和結算手續(xù)，特殊情況除外。
2、采購部應當根據生產經營需要完善必要的質量、計量檢測條件。不具備檢測條件的需要對采購物資進行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨商出具國家認定的檢測機構的質量檢驗報告。
3、質量檢驗或驗證人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗和驗證，并對檢驗、驗證結果承擔責任。
4、對大宗采購物資，采購中心可以根據需要留樣存檔，并進行復檢。
采購管理信息庫建設
一、建立物資材料價格數據庫
在工程部電腦上建立一套統一的物資價格數據庫，增加各類物資價格透明度，使公司領導及時準確掌握各類物資的最新信息和動態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。
二、建立合格物資供應商數據庫
健全供應商管理制度，建立合格物資供應商數據庫，及時更新合格供應商信息，通報對違反規(guī)定的供應商的處罰。方便查詢供應商的最新物資價格、交易記錄、信譽等級、售后服務水平，以利于各公司做出相應調整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。
三、采購信息數據庫的統計分析
工程部每月定期向公司提交當月各類物資進銷存明細及使用情況，由采購部根據匯總數據及供應商最新動態(tài)，對當月采購信息數據進行匯總和統計分析，按照物資材料的采購價格進行由高到低排序，生成物資采購匯總數據庫。
四、財務審計部門的有效監(jiān)督
為保證采購信息數據的真實、準確、有效，物資采購監(jiān)管委員會應加大監(jiān)督力度，管理部門可以根據采購信息數據庫保留對采購人員責任的追溯權。
通過采購信息數據庫的公布和統計分析，加上采購監(jiān)管委員會的有效監(jiān)督，保證了采購數據的真實、準確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實現了材料核算、成本分析、材料管理和財務管理的一體化，由此實現 “陽光采購”平穩(wěn)運行。
采購管理規(guī)定
一、采購工作基本要求
1、未經審核批準的申購物資一律不得采購;
2、在同等質量，同等價格的情況下，應選擇就近采購;
3、對長期訂貨和大額款項的采購，應通過簽訂合同和實行銀行結算;
4、在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類企業(yè)比質量，同等質量比價格，同樣價格比信譽，擇優(yōu)確定供應商;
5、對于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。
6、大宗物資實行集中采購，以邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源和定點、定向等多種方式采購。
凡進行大宗材料物資的采購活動，必須實行三方參與的原則，即在公司統一領導下，由采購部、使用部門、采購監(jiān)管委員三方共同參與大宗物資(設備)的采購。
二、物資采購管理
1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實行按月上報采購計劃。各單位編制采購計劃時，要從實際經營需要出發(fā)，避免盲目提報，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門負責人承擔責任。
2、如臨時需要應急采購的，則應至少提前3小時并經公司領導批準下使用企業(yè)備用金采購，由相關采購人員負責采買。
3、計劃外急需采購的物資，由使用部門填制《急需物資申購單》，部門負責人簽字，公司分管領導簽署意見。經總經理批準后報采購部根據所需物資的單價及數量比照既定標準進行采購，采購部應向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時間到貨需向使用單位說明原因并積極配合解決。
4、使用部門在填寫相關申購單時，務必寫清所購物資的品名、規(guī)格、型號、單位、數量等信息，如因申購單填寫不清，而影響采購進度的，后果由本部門自負。
5、 物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準確做好物資貨源落實工作。
6、采購部備有一定數額的采購備用金，用于應急采購與需現付的零散物資采購。備用金所購應急物資，購入后仍需補齊相關手續(xù)，方可予以報銷。
7、簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標的、數量、規(guī)格、型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、結算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式。
注明保修年限、保修期結束后的零配件提供及價格、年限等事項，簽訂合同各方經濟責任以及其它需要明確的事項，一般按照先到貨驗收后付款的原則進行，特殊情況先款后貨的需經相關負責人批準。
8、對短缺物資，采購員應及時反饋信息，并征求使用部門意見，經使用部門同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現后果由采購員負責。
9、采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成經濟損失的，均由采購人員承擔責任。
10、因特殊原因，采購員未能及時完成采購任務或無法按周期采購物資的，應及時告知采購部門負責人并說明異常原因，提出相應意見方案。
采購部負責人應及時與申購部門反饋和溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經理。
采購監(jiān)管委員會
一、組織機構設置
組長：XXX
委員：XXX
二、采購監(jiān)管委員會與采購部的關系
采購監(jiān)管委員會在公司董事會的領導下，負責對采購部定期進行采購信息反饋和監(jiān)督管理，是服務與監(jiān)督的關系。
三、采購監(jiān)管委員會主要職能
詳見第二章“采購管理機構”
四、采購監(jiān)管委員會工作制度
1、會議制度。
2、信息反饋制度。
采購監(jiān)管委員會應及時加強采購信息交流溝通，達到采購信息資源共享，貨比三家，物美價廉之功效。
采購監(jiān)管委員會每月將工作開展情況向采購部通報，并向總經理及時匯報。
3、采購物資驗收把關制度。
采購監(jiān)管委員會負責對采購物品價格、質量驗收、審核把關，對供應商因質量、價格產生的欺詐行為及時向采購部通報，并提出對供應商的懲罰意見。
供應商管理規(guī)定
為了促進供應商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關系，促使供應商保證產品質量、降低成本、供貨及時，提高服務水平，對供應商管理做如下規(guī)定：
一、凡是有可能或已經與我司發(fā)生業(yè)務往來的供應商，并具有與其所承擔的供應物資相應的經濟實力和資信等級的供應商都在本規(guī)定的范圍。
二、各相關部門職責
(一)使用部門職責
1、對工程材料、專業(yè)材料和設備等物資，須由各專業(yè)技術指定責任人到場進行物資驗收工作，以確保質量。
2、負責提供物資在使用過程中的實際情況及出現的問題。
(二)庫房職責
1、負責對供應商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續(xù)。
2、及時將供應商交貨期限、產品質量、服務水平向采購部反饋，并提出意見。
3、每月定期向采購部提交當月各類物資進銷存明細及使用情況。
(三)采購部職責
1、做好供應商的開發(fā)工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對于同類產品，應至少備有兩家以上供應商，以便做到價格互補、貨源互補。
2、做好供應商的管理工作，及時對違反合同規(guī)定的供應商進行處理，不定期抽檢供應商送達的貨物，到收貨現場監(jiān)督驗貨，督促供應商貨物配送的及時性，以確保使用部門的正常供應。
3、負責收集和建立供應商信息數據庫，考察評估供應商的資質，建立《合格供應商名冊》，隨時為開辟新的供貨渠道做好準備。
4、負責定期對供應商進行評估、考核和甄選工作。每月依據供應商交貨的產品質量、交貨期限、服務態(tài)度、產品價格及履約能力等方面進行評分并通知供應商。
5、與常用物資供貨商簽訂相關的《供貨承諾書》。
三、對供應商的獎懲規(guī)定。
1、對于履約能力強，信譽好、送貨及時、提供高性價比物資的供應商，給予及時結帳，并將其列入次年的合作對象。
2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應商，將予以堅決打擊、制止，應扣罰其相應部分的貨款，并取消供應商供貨資格。
3、對于無法與各公司良好配合、出現重大問題無法改善的或經評定連續(xù)數月未達標的供應商將取消供貨資格。因無法找到替代的合格供應商，暫時保留其供應商資格，但須將評鑒結果通知供應商并責令其改進。
4、貨物配送由供應商送貨的，應在訂立合同時談定預交信譽保證金與質量保證金。供應商未能在指定時間將所訂物資送抵指定地點的，扣繳一定數額的信譽保證金;供應商所送物資質量因不符合同所約定的，應扣繳一定數額的質量保證金。
四、加強物資供應商的信息管理工作。
1、加強與供應商的信息溝通，及時了解重要物資生產廠家的價格變化趨勢及產品更新動態(tài)。
2、定期開展供應商調查活動，根據供應商返回的《供應商調查表》，建立供應商資質等相關內容的《合格供應商名冊》。根據使用部門反饋的產品的質量、服務水平等信息，及時做出相應的調整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。
3、分管的采購人員應詳盡記錄本人經辦的采購物資使用部門反饋信息，為評價供應商提供相關信息資料支持。
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